DE CE EȘUEAZĂ PROIECTELE DE DIGITALIZARE

Articolul de față își propune să identifice principalele motive pentru care se întâmpla acest lucru și să găsească și câteva soluții pentru a preîntâmpina un potențial eșec în cazul proiectelor de digitalizare.

Motivele eșecului în transformarea digitală

Cele mai frecvente motive pentru care transformarea digitală eșuează nu au o natură tehnică, așa cum am tinde să credem, ci mai degrabă au o natură managerială, așa cum se poate vedea mai jos:

• Gândirea de tip siloz. Întâlnim adesea reprezentanți ai unui departament din organizație (HR, vânzări, operațiuni etc) care ne contactează pentru o soluție de digitalizare și care au un buget bine definit pentru a rezolva o provocare din cadrul departamentului lor fără să aibă însă o viziune globală a sistemului informațional al companiei. Fiecare departament își alege propria soluție fără să analizeze cu atenție interconexiunile cu alte departamente din organizație. Și așa ajungem să avem 5 aplicații de la 5 furnizori construite cu 5 tehnologii diferite care nu comunică în timp real între ele. Și procesele trans-departamentale sunt practic rupte ajungând uneori la situația hilară în care informația între departamente circulă pe mail și eventual se face import și export de fișiere. Dacă nu avem o cultură a colaborării între diferitele departamente și divizii din companie transformarea digitală va da greș.

• Digitalizarea birocrației. Avem un proces în companie care astăzi se face pe hârtie și ne decidem să îl digitalizăm dar refuzăm să îl modificăm sau să îl adaptăm pe motiv că “așa se face la noi de 10 ani și merge bine”. Deci, nu vrem să îl schimbam. Ne spunea un client că ei “pun hârtiile în mapă pentru domnul director și acum dacă digitalizăm să avem o mapă digitală și apoi secretara să dea un număr de ordine…”. Noile tehnologii ne permit să facem lucrurile diferit, mai bine, mai rapid dar dacă gândim în termeni de mape, stampile și numere de ordine în registru vom deveni birocrați digitali. Digitalizarea unui proces ne oferă ocazia perfectă să îl reproiectam și să îl facem mai suplu, mai agil și mai eficient. Motivele pentru care companiile evită să reproiecteze procesele sunt: frica de eșec, interese în păstrarea situației curente,  teama de asumare a echipei de management.

• Cultura organizațională. Majoritatea proceselor din companii implică interacțiune umană și dacă nu avem grijă să pregătim, sa educăm și să sprijinim oamenii din companii să gândească digital, ei vor deveni piedici în calea digitalizării. Uneori de frică, alteori din neînțelegere sau din obișnuință angajații ajung să blocheze sau să întârzie digitalizarea proceselor. “Nu se poate la noi, e prea complex ce facem aici ca să facă un robot. E frumos și poate că la americani merge, dar la noi nu e așa. Cred că în zece ani o să putem pune și noi așa ceva”.

• Constrângerile bugetare. „Noi avem buget mic pentru digitalizare dar decât să nu facem nimic mai bine facem ceva mic și mai facem la anul și tot așa până digitalizăm tot.” Această abordare ridică dificultăți în integrarea proceselor digitale cu cele analogice dar și în alegerea tehnologiei cu care să lucrezi astfel încât să nu se perimeze într-o implementare lentă. Alegerea furnizorului potrivit ridică, de asemenea, provocări și nu întotdeauna soluția cea mai ieftina este cea mai bună. Într-o lume în care cererea de oameni de IT este de o sută de ori mai mare decât oferta, șansa să găsești un furnizor potrivit care să te ajute pe întreaga durată a procesului de transformare digitală a companiei atunci când ai un buget mic este de cele mai multe ori o provocare dificil de surmontat.

Ce putem face pentru a avea succes în proiectul de transformare digitală 

În încheiere, să vedem și câteva soluții la potențialele probleme identificate mai sus.

• Digitalizarea trebuie să se facă pornind de sus, de la viziunea managementului asupra modului în care va funcționa compania în noua lume digitală. Ar fi minunat să numiți un responsabil de digitalizare care sa aibă o viziune de ansamblu asupra proceselor și care să își asume proiectul de transformare digitală. Apoi înainte de a începe transformarea digitală propriu zisă ați putea construi, cu sau fără ajutorul unui consultant, harta proceselor din companie și legăturile dintre ele. Când aceste elemente sunt întrunite se poate trece la identificarea tehnologiilor potrivite și a bugetului pentru susținerea transformării digitale.

• Pentru a aborda cu succes transformarea digitala trebuie ca top managementul să transmită viziunea către întreaga organizație pentru a crește nivelul de înțelegere asupra motivelor pentru care se întâmplă schimbările. În plus, implicarea top managementului pe întreaga durată a procesului este crucială pentru a putea elimina interesele personale și conservatorismul care ar putea bloca reproiectarea proceselor.

• Transformare digitală înseamnă și să instruim angajatii, de la manageri la personalul de execuție, pentru a putea adopta limbajul și tehnologia digitală. Project managerul și responsabilul cu transformarea digitală trebuie să înțeleagă că un astfel de proiect de schimbare vizează însăși cultura organizațională a companiei care, după cum știm, este foarte greu de schimbat. Nu de puține ori au fost implementate instrumente moderne de lucru care nu au fost adoptate și utilizate pe măsura potențialului lor doar din cauza că ele nu au fost integrate în cultura companiei.

• Digitalizarea se poate face și gradual, dar având în minte imaginea de ansamblu și știind unde vrem să ajungem. Doar așa putem alege instrumentele potrivite, doar așa nu vom ajunge în situația în care ce am digitalizat în anii trecuți nu comunică și nu poate fi integrat ușor cu noile tehnologii implementate. Și da, alegând furnizorul potrivit ne asigurăm că avem alături de noi un partener de drum lung a cărui viziune și valori corespund cu viziunea și valorile noastre și care ne oferă produse și servicii de calitate, la un preț corect.

Concluzii

Multe proiecte de transformare digitală eșuează, deși în unele cazuri au fost alocate bugete consistente și tehnologiile achiziționate sunt performante din punct de vedere tehnic. În majoritatea cazurilor eșecul se datorează neînțelegerii complexității umane și a faptului că transformarea digitală este până la urmă un proiect de schimbare care implică și transformarea culturii organizaționale a companiei.