Componenta digitală pentru administrarea deplasărilor în interes de serviciu în țara și străinătate conține, de regulă, următorii pași:
- crearea unei înregistrări cu deplasarea de către persoana delegată sau șeful său ierarhic;
- alocarea cheltuielilor pentru călătoria de business (către un centru de cost, proiect, beneficiar, etc.);
- aprobarea cererii de către șeful ierarhic;
- notificarea la casierie pentru eliberarea avansului (mai ales dacă suma este acordată în valută);
- anunțarea angajatului delegat atunci când poate încasa avansul;
- introducerea detaliilor de transport și a altor cheltuieli de călătorie;
- introducerea decontului, returnarea sumelor necheltuite și scanarea documentelor contabile;
- înregistrarea costurilor de deplasare în sistemul financiar de contabilitate.
Pentru fiecare pas, există un format clar în care se introduc ușor toate informațiilor necesare. Procesarea corectă și arhivarea unei deplasări în interes de serviciu se fac rapid, având la dispoziție posibilitatea de a atașa documentele scanate direct de la nivelul fluxului de lucru al documentelor.
Integrarea (opțională) cu sistemul de contabilitate permite descărcarea bibliotecilor de nomenclatoare (de exemplu, o listă de centre de costuri, analize de cont, analitice ale clienților, etc.) și introducerea sumelor și documentelor în sistem odată ce cheltuielile asociate deplasării au fost rambursate.
Caracteristicile de bază ale WEBCON Business Process Suite pentru procesarea fluxurilor de lucru legate de deplasările în interes de serviciu includ:
- posibilitatea modelării interne a oricărui număr de cereri legate de resursele umane, fără costuri suplimentare;
- gestionarea eficientă a schimbărilor, inclusiv un suport bun în cazul înlocuirilor temporare și delegarea sarcinilor;
- posibilitatea de a modifica un flux de lucru existent în cazul în care procedurile de business se schimbă;
- monitorizarea completă a cererilor înregistrate și procesate, inclusiv istoricul aprobărilor și modificărilor;
- rapoarte de proces și identificarea blocajelor;
- integrarea cu sistemele de HR ale companiei și Microsoft Exchange;
- suport pentru volume mari de date și număr mare de utilizatori.
Alte exemple de solicitări către departamentul de personal incluse în platforma WEBCON BPS:
- înregistrarea și aprobarea cererilor de concediu;
- înregistrarea și aprobarea cererilor de majorare a salariilor, cererilor de schimbare a poziției sau modificarea formei de angajare;
- procesarea noilor angajați, inclusiv organizarea activităților;
- prelucrarea documentelor de plecare din companie;
- rambursarea deconturilor aferente mijloacelor de transport din companie.