Suport pentru semnătură digitală în WEBCON BPS

Semnarea digitală a documentelor asigură:

• autenticitate prin identificarea explicită a persoanei care semnează documentul;
• integritatea pentru că documentul nu poate fi modificat de persoane neautorizate;
• incontestabilitate datorită faptului ca persoana care a semnat documentul nu poate nega acțiunea.
• O măsură suplimentară poate fi utilizarea un marker temporal (timestamp) care stochează data și ora exactă când utilizatorul a semnat documentul.

Semnătura digitală cu certificatul X.509

WEBCON BPS permite semnarea atașamentelor în format .PDF și .docx cu certificate disponibile în Windows Central Certificate Store. Aceasta functionalitate este disponibilă, după o configurare prealabilă, în două moduri:

• semnare individuală de către utilizator;
• semnare la nivel de server (utilă pentru aprobarea și expedierea în masă a documentelor).

Utilizarea semnăturii digitale este ușoară și intuitivă pentru utilizator. Se alege opțiunea potrivită din meniul pentru atașament și certificatul de utilizat pentru semnarea documentului. Lafinal se poate previzualiza rapid documentul din atașament și semnătura folosită.

Semnătura digitală pentru fișierele PDF utilizând DocuSign

În situația în care este nevoie de o metodă mai complexă pentru semnătura digitală, se poate utiliza o componentă externă: DocuSign. Datorită conectorului WEBCON BPS încorporat, configurarea și utilizarea acestuia sunt foarte simple. DocuSign permite utilizarea semnăturilor digitale avansate în forma grafică, iar acestea sunt compatibile cu reglementările legale din mai multe țări. În prezent, DocuSign este folosit în 188 de țări.

Conectorul WEBCON BPS pentru DocuSign este disponibil gratuit, însă este necesară achiziționarea de licențe DocuSign proprietare. O listă completă de funcționalități ale modulului este disponibilă pe site-ul web al producătorului.

Verificarea semnăturii digitale

WEBCON BPS permite și verificarea semnăturilor digitale, completând functionalitatile anterioare cu un nivel suplimentar de securitate. Platforma poate verifica corectitudinea semnăturii și garanția emitentului certificatului. În același timp, poate verifica fiecare parametru al semnăturii: data de valabilitate, referințele, etc.

În funcție de cerințele de business, sistemul poate împiedica acțiuni viitoare (de exemplu, trecerea la pasul următor) dacă sunt detectate nereguli în semnătura digitală. Sistemul poate afișa astfel informații corecte numai pentru utilizatorul final.