Managementul facturilor de achiziții

Un sistem de gestionare a documentelor în format electronic bine implementat permite înregistrarea și procesarea corectă a tuturor tipurilor de facturi de achiziție, inclusiv a celor de servicii și materiale, precum și modificări operative de valori și cantități.

Flux de lucru pentru aprobare facturi

Un model uzual de flux de lucru al facturii achiziție în WEBCON BPS conține următoarele etape:

• înregistrarea și scanarea facturii de achiziție primite;
• selectarea deținătorului documentului în cadrul companiei;
• dacă este posibil, verificarea automată sau manuală a facturii asigurându-se că a fost emisă în mod legitim, urmată de asocierea acesteia cu un document de comandă;
• aprobarea facturii efectuată în conformitate cu procedura de acceptare (inclusiv sumele limită de acceptare);
• alocarea financiar – contabilă (conform conturilor analitice);
• alocarea controlului facturilor (pe baza măsurilor analitice);
• verificarea înainte de introducerea definitivă a facturii în sistemul de contabilitate financiară.

Modelul de mai sus poate fi dezvoltat și modificat în etapele de implementare și apoi administrare a procesului sau atunci când sunt implementate modificări în procedurile de flux de lucru.

Beneficii cheie pentru afaceri

Principalele avantaje comerciale asociate cu implementarea fluxului de lucru al facturii electronice de achiziție bazat pe WEBCON BPS sunt:

• reducerea timpului petrecut de un singur angajat la procesarea facturilor de achiziție;
• eficientizarea înregistrării și a logisticii documentelor în cadrul companiei: documentele sunt verificate electronic, aprobate și alocate iar circulația fizică a documentelor este eliminată;
• monitorizarea execuției etapelor individuale ale fluxului, cu alerte sau escaladare automată (direcționarea activității către un nivel superior) dacă termenele sunt depășite;
• punerea în aplicare a procedurilor de aprobare a cheltuielilor, inclusiv implementarea aprobării condiționate (de exemplu, atunci când este depășit plafonul limită sau bugetul alocat unei unități organizaționale într-o anumită perioadă);
• punerea în aplicare a procedurilor de repartizare a documentelor (atribuirea bazată pe procedurile utilizate de către companie ajută utilizatorul să proceseze documentul asigurând distribuirea mai clară a responsabilității în pași consecutivi ai fluxului și transparență deplină a procesului de aprobare și atribuire);
• posibilitatea de a analiza performanța sistemului, etapele individuale și persoanele implicate, ceea ce permite eliminarea eventualelor blocaje, îmbunătățind în același timp eficiența procesului.

Integrare cu sisteme dedicate ale companiei

Integrarea corectă cu sistemele dedicate ale companiei permite folosirea dicționarelor și nomenclatoarelor utilizate de aceste sisteme în procesele de înregistrare și alocare a facturilor. Astfel, un document nou înregistrat este asociat automat cu un client din baza ERP (sau CRM), iar măsurătorile analitice utilizează dicționarul centrului de costuri sau un alt dicționar similar cu cel al sistemului financiar de contabilitate.

În etapa finală a fluxului de lucru al facturii de achiziție, documentul este introdus în ERP sau sistemul de contabilitate financiară. WEBCON BPS oferă integrarea cu orice sistem de tranzacții la nivelul unei interfețe de programare (API) furnizate de sistem (de exemplu, ca un serviciu web).

Înregistrare automată a facturii

Experiența ENCORSA alături de WEBCON arată că, de multe ori, înregistrarea manuală a documentelor pe suport de hârtie este mai eficientă. În următoarea etapă documentul de hârtie este scanat, atașat la versiunea sa electronică și pus la dispoziție pentru vizualizare în etapele ulterioare ale fluxului de lucru al facturii de achiziție.

Cu toate acestea, în anumite condiții, este mai ieftin și mai rapid să fie scanate mai întâi documentele și apoi să fie completate automat câmpurile (pe baza OCR). Acest lucru se întâmplă atunci când:

• multe documente sunt înregistrate în zilele aglomerate ale lunii, în timp ce uzual, sunt înregistrare foarte puține; astfel, la contabilitate este contraproductiv să angajezi un număr mare de oameni care să se ocupe doar de înregistrări la sfârșitul lunii;
• un singur furnizor emite un număr relativ mare de documente de înregistrat; pentru a eficientiza procesul, se pot crea șabloane OCR sau se poate trece la un schimb electronic de date (EDI).

Caracteristicile principale ale platformei WEBCON BPS

În contextul gestionării fluxurilor de facturi, caracteristicile de bază WEBCON BPS includ:

• suport pentru coduri de bare și scaner (inclusiv OCR);
• posibilitatea de a modela orice activitate din fluxul de lucru al facturii, inclusiv alocări pe niveluri multiple ce implică analiza structurii de conturi, descrieri analitice, CAPEX, OPEX, etc.;
• posibilitatea de a modela orice flux de lucru de aprobare a facturii, inclusiv un flux de lucru condiționat pe mai multe niveluri, ținând cont de parametrii facturii (de exemplu, sume limită, categorii de costuri etc.);
• gestionarea eficientă a schimbărilor de personal, inclusiv inlocuirile temporare, și posibilitatea delegării sarcinilor;
• posibilitatea de a modifica fluxurile de lucru existente în cazul în care cerințele de business se schimbă, inclusiv datorită modificărilor aduse departamentului IT;
• monitorizarea completă a facturilor înregistrate și procesate, inclusiv istoricul aprobărilor și modificărilor implementate;
• generarea de alerte automate cu privire la datele scadențelor viitoare;
• raportarea proceselor, inclusiv identificarea blocajelor;
• integrarea cu sistemele IT existente pentru a utiliza dicționarele lor (de exemplu, dicționarul furnizorilor externi din ERP) și înregistrarea facturilor de achiziție în sistemul ERP;
• manipularea unor volume mari de date și a unui număr mare de angajați.