Encorsa

SOLUȚII Descoperiți cum puteți accelera procesul de trasformare digitală al organizației, în fucție de tehnologie, industrie, departament sau tipul de flux.

COMPANIE Noi suntem Encorsa. O companiei cu 5 ani de experiență în consultanță și peste 100 de proiecte de transformare digitală implementate cu succes.

DIGITALIZARE PRIN DMS SAU BPMS?

DIGITALIZARE PRIN DMS SAU BPMS?

Procesul de digitizare a documentelor a început cu mulți ani în urma și azi toate companiile utilizează documente digitale.

Radu Mărgărit Autor: Radu Mărgărit

DIGITALIZARE PRIN DMS SAU BPMS?

Multe companii au implementat deja o aplicație de management al documentelor (DMS) care permite crearea de depozite securizate pentru documentele digitale. Mai mult, în unele cazuri s-au implementat mini-fluxuri de aprobare pentru documentele care mai apoi sunt stocate în DMS împreună cu “tag”-urile de căutare corespunzătoare. Este suficient pentru nouă lume digitală? Noi credem că NU. În continuarea articolului vom explica de ce nu și vă vom propune o soluție, dosarul digital implementat într-un BPMS (Business Process Management System).

 

 

Documentul este esența ?

 

Toate aplicațiile de tip DMS, dar și soluții mai complexe precum Microsoft Sharepoint funcționează având o filozofie centrată pe documente. Documentul este în aceasta filozofie esența. Se consideră că orice livrabil, orice rezultat al muncii oamenilor este până la urmă un document. Mai departe se va trata documentul ca o entitate care se va manipula digital pe tot ciclul ei de viață.

 

Să vedem care sunt vulnerabilitățile unei astfel de abordări:

 

 

 

 

 

Dosarul digital

 

Acum că am văzut care sunt câteva dintre vulnerabilitățile abordării centrate pe document, să vedem o altă  abordare și anume – dosarul digital. Un dosar digital conține un set de documente digitale asociate împreună cu permisiunile lor, istoricul acțiunilor derulate sub forma unor versiuni, împreună cu datele necesare auditului: cine e a făcut, când a făcut, ce a făcut. Dacă revenim la exemplu de mai sus cu contractul, dosarul digital nu va conține doar documentul în Word al contractului ci și:

 

 

Pentru a construi un dosar digital se poate folosi o aplicație de tip BPM care funcționează nativ cu dosare digitale și care permite implementarea rapidă a funcționalităților descrise mai sus.

 

 

 

 

Integrarea cu soluții existente

 

„Dar noi vrem să lucrăm în continuare cu aplicația noastră DMS sau cu SharePoint pentru că avem acolo multe documente și nu vrem să renunțăm la ea!”. Nici nu este cazul să se renunțe la aplicațiile DMS existente în organizație. Putem integra BPMS-ul cu DMS-ul pentru ca un document să fie stocat în depozit (repository) fie atunci când el trebuie arhivat, fie imediat ce apare pe fluxul de lucru (indiferent ca a fost creat sau primit de la client). Tag-urile vor fi adăugate automat la fel și noile versiuni. Prin intermediul tehnologiei API (Application Programming Interface) putem integra BPMS-ul cu DMS-ul în așa fel încât fiecare să poată fi folosite împreună în mod optim. BPM-ul ne va aduce în plus posibilitatea de a crea fluxuri digitale cu documentele ce la final vor fi arhivate într-un DMS.

 

 

Studiu de caz: integrarea Webcon BPS cu Microsoft Office 365

 

Dacă folosim deja suita Microsoft Office 365 care include și SharePoint online putem să construim dosare digitale implementând Webcon BPS. Fluxurile de lucru se vor construi în Webcon și ele vor manipula documentele digitale folosind suita colaborativă Office 365. În acest mod putem edita documentele în mod simultan, le putem comenta și partaja prin Teams și apoi le putem stoca în Sharepoint Library. Dar nu vom avea doar documentele ci și toate informațiile aferente fluxurilor digitale, necesare pentru audit. În plus grație capabilităților Webcon BPS putem:

 

 

 

 

 

 

 

Concluzii

 

Documentul digital este doar o parte a adevărului și nu adevărul în întregime. O companie digitală are și fluxurile digitalizate (fluxul de informații) și nu operează doar cu documente în mod digitale. Când vorbim de fluxuri digitale vorbim de set-uri de date, nu doar de documente, și vorbim de acțiuni derulate în anumite condiții. Dar mai ales vorbim despre integrări cu alte sisteme informatice interne sau externe pentru a crește productivitatea activităților și eficiența procedurilor de lucru implementate.

AFLĂ MAI MULTE DESPRE SOLUȚIILE ȘI TEHNOLOGIILE ENCORSA