Articol de:
Radu Margarit
Radu Margarit

Digitalizare prin DMS sau BPMS?

Procesul de digitizare a documentelor a început cu mulți ani în urma și azi toate companiile utilizează documente digitale. Multe companii au implementat deja o aplicație de management al documentelor (DMS) care permite crearea de depozite securizate pentru documentele digitale. Mai mult, în unele cazuri s-au implementat mini-fluxuri de aprobare pentru documentele care mai apoi sunt stocate în DMS împreună cu “tag”-urile de căutare corespunzătoare. Este suficient pentru nouă lume digitală? Noi credem că NU. În continuarea articolului vom explica de ce nu și vă vom propune o soluție, dosarul digital implementat într-un BPMS (Business Process Management System).

Documentul este esența ?

Toate aplicațiile de tip DMS, dar și soluții mai complexe precum Microsoft Sharepoint funcționează având o filozofie centrată pe documente. Documentul este în aceasta filozofie esența. Se consideră că orice livrabil, orice rezultat al muncii oamenilor este până la urmă un document. Mai departe se va trata documentul ca o entitate care se va manipula digital pe tot ciclul ei de viață.
Să vedem care sunt vulnerabilitățile unei astfel de abordări:

  • Uneori nu vorbim doar de un document ci de un set de documente diferite, dar care au legătură unele cu altele. De exemplu un bon de casă și o factură. Ele sunt documente separate și diferite, cu roluri diferite, dar care totuși din multe puncte de vedere ar trebui să stea împreună pentru că sunt legate.
  • Un document poate să declanșeze un set de acțiuni care ar trebui să fie corelate cu documentul. De exemplu, atunci când un contract a fost aprobat ar trebui să-l activăm și în ERP. Contractul are o data de expirare, deci am dori o acțiune care să se declanșeze automat cu un număr de zile înainte de data expirării.
  • Documentul nu stochează informații referitoare la persoanele care au lucrat la respectivul document sau de către cine a fost solicitat. Nu vom știi din document câte ore a durat producerea acestuia, sau după cât timp a fost aprobat. Deci nu avem informații pentru audit.

Dosarul digital

Acum că am văzut care sunt câteva dintre vulnerabilitățile abordării centrate pe document, să vedem o altă  abordare și anume – dosarul digital. Un dosar digital conține un set de documente digitale asociate împreună cu permisiunile lor, istoricul acțiunilor derulate sub forma unor versiuni, împreună cu datele necesare auditului: cine e a făcut, când a făcut, ce a făcut. Dacă revenim la exemplu de mai sus cu contractul, dosarul digital nu va conține doar documentul în Word al contractului ci și:

  • Toate versiunile de document cu toate modificările făcute de la documentul inițial și până la forma finală aprobată de părți;
  • Istoricul etapelor prin care a trecut contractul împreună cu datele persoanelor care au acționat asupra lui și a timpilor de execuție a activităților;
  • Mesajele de tip email-uri aferente contractului;
  • Alte documente aferente precum: factură pentru traducerea din engleză în română, sau copia după certificatul de înregistrare al clientului;
  • Acțiunile declanșate: notificarea automată clientului la semnarea; documentului, înregistrarea automată a datelor în ERP la aprobare etc.;
  • Acțiunile care urmează să se declanșeze la momente ulterioare: notificare cu 30 zile înainte de expirare, generarea automată de acte adiționale în funcție de anumite condiții precum modificarea cursului valutar cu mai mult 5%.

Pentru a construi un dosar digital se poate folosi o aplicație de tip BPM care funcționează nativ cu dosare digitale și care permite implementarea rapidă a funcționalităților descrise mai sus.

Integrarea cu soluții existente

„Dar noi vrem să lucrăm în continuare cu aplicația noastră DMS sau cu SharePoint pentru că avem acolo multe documente și nu vrem să renunțăm la ea!”. Nici nu este cazul să se renunțe la aplicațiile DMS existente în organizație. Putem integra BPMS-ul cu DMS-ul pentru ca un document să fie stocat în depozit (repository) fie atunci când el trebuie arhivat, fie imediat ce apare pe fluxul de lucru (indiferent ca a fost creat sau primit de la client). Tag-urile vor fi adăugate automat la fel și noile versiuni. Prin intermediul tehnologiei API (Application Programming Interface) putem integra BPMS-ul cu DMS-ul în așa fel încât fiecare să poată fi folosite împreună în mod optim. BPM-ul ne va aduce în plus posibilitatea de a crea fluxuri digitale cu documentele ce la final vor fi arhivate într-un DMS.

Studiu de caz: integrarea Webcon BPS cu Microsoft Office 365

Dacă folosim deja suita Microsoft Office 365 care include și SharePoint online putem să construim dosare digitale implementând Webcon BPS. Fluxurile de lucru se vor construi în Webcon și ele vor manipula documentele digitale folosind suita colaborativă Office 365. În acest mod putem edita documentele în mod simultan, le putem comenta și partaja prin Teams și apoi le putem stoca în Sharepoint Library. Dar nu vom avea doar documentele ci și toate informațiile aferente fluxurilor digitale, necesare pentru audit. În plus grație capabilităților Webcon BPS putem:

  • extrage date din alte sisteme pentru a face validări;
  • automatiza unele acțiuni de pe flux precum extragerea de informații din documente cu OCR (Optical Character Recognition) sau NER (Named Entity Recognition);
  • genera acțiuni de tip trimitere e-mail, generare PDF, atașare cod de bare;
  • lansa roboți RPA pentru a opera cu date în sisteme cu care comunicația prin API nu este posibilă;
  • prelua date din alte sisteme prin API sau prin monitorizarea folderelor sau a căsuțelor de e-mail.

Concluzii

Documentul digital este doar o parte a adevărului și nu adevărul în întregime. O companie digitală are și fluxurile digitalizate (fluxul de informații) și nu operează doar cu documente în mod digitale. Când vorbim de fluxuri digitale vorbim de set-uri de date, nu doar de documente, și vorbim de acțiuni derulate în anumite condiții. Dar mai ales vorbim despre integrări cu alte sisteme informatice interne sau externe pentru a crește productivitatea activităților și eficiența procedurilor de lucru implementate.

    București (HQ)

    ADRESĂ

    Anchor Business Center, Str. Timisoara, Nr. 26

    TELEFON

    +40 766.372.356

    EMAIL

    sales@encorsa.com

    Copy link