Articol de:
Radu Margarit
Radu Margarit

Sistemul informatic “Șaorma cu de toate”

“Nu ne mai trebuie nimic, avem de toate” ne-a spus mândru directorul companiei când l-am întrebat cum stă cu digitalizarea proceselor din firma lui.

“Tot ce mi-au cerut să cumpăr pentru modernizarea sistemului informatic am aprobat!”

 “Păi și cu ce lucrați?” l-am întrebat noi curioși.

“Avem o listă întreagă, mi-ar lua 5 minute să vi le spun pe toate”

“ Măcar câteva..”, am încercat eu timid.

“Facturăm cu SmartBill, pontajele le facem în Jibble, avem și CROS ERP, dar contabila nu vrea să lucreze cu el așa că i-am luat Saga…” și directorul a continuat lista.

“Dar, cu toate astea, am văzut că fetele lucrau în Excel”, încerc eu să-l provoc.

“Păi da, că oricâte programe am luat, tot Excel-ul rămâne baza. Vrem să aplicăm și la fonduri europene pentru digitalizare, dar nu mai cumpăr software. Vreau să iau niște calculatoare noi ca să meargă mai repede Excel-ul să nu îmi mai spună că durează două ore să îmi facă o situație.”

Cum se prezintă situația curentă?

Așa arată în multe companii românești sistemul informatic cu de toate. Și da, au nevoie de calculatoare noi pentru că nu e tocmai simplu să ții în Excel tabele cu zeci de mii de înregistrări. Dar, cum se ajunge la un sistem informatic “șaorma cu de toate” și ce ar fi de făcut?

Să le luăm pe rând:

1.“Gândire măruntă”. Majoritatea companiilor antreprenoriale românești au crescut pentru că așa le-a dus valul, pentru că a crescut piața sau pentru că au avut noroc. Și, în lipsa unei viziuni, mereu au încercat să rezolve nevoile la nivelul existent. De exemplu: Acum am 20 de oameni, de ce să cumpăr un soft de resurse umane, facem în Excel ceva repede. Cumpăr mai încolo când ajung la 50. Gândirea măruntă devine principala piedică în scalarea unui business. Acesta este și unul dintre motivele pentru care în top 1000 sunt așa de puține companii românești.

2.“Suntem în Balcani, deci nu ne purtăm ca nemții!”. „Merge și așa!” este expresia auzită atât de des și nu doar la stat dar și în privat. De pe vremea când fiecare cetățean își repara singur Dacia în curte, își schimba siguranțele la casă și monta butelia la aragaz. Ne-a rămas mentalitatea că noi suntem “creativi” și putem să ne descurcăm cu orice și oricum. Dacă mergea ciorapul de damă în loc de curea la alternator, merge și un soft ieftin făcut de un băiat isteț seara când termină jobul la corporație. ”Merge și așa” este a doua barieră în calea performanței.

3.“Scump, domnule, scump!”. Tehnologia evoluează rapid și nu ne așteptăm ca un director general să aibă competențe avansate de IT. Pentru asta este nevoie de un specialist. Dar specialistul costă, așa că nu îl luăm deocamdată. Mergem înainte cu ce avem și până la urmă mai știm și noi cei din firmă câte ceva despre calculatoare. Pe aceeași mentalitate nu ne luăm contabil bun că este scump și apoi plătim diferența la primul control de la fisc. Nu ne luăm jurist și plătim salariul lui pe un an penalități la un contract prost făcut. Deci, ce ne trebuie nouă CIO (Chief Information Officer), lasă că știm și noi ce este aia transformare digitală.

4.“Știm noi mai bine ce ne trebuie!”. Organizarea pe departamente introduce o gândire de tip „cutie” în care fiecare manager de departament se uită doar în ograda lui. Așa ajungem să avem una sau mai multe aplicații software pentru fiecare departament în parte. Aplicații pentru vânzări, aplicații pentru marketing, pentru HR, pentru conta, pentru depozit, pentru secretariat… și totul merge bine în departament. Dar clientul nu interacționează doar cu un departament, ci cu mai multe. Și, pentru că nimeni nu are o viziune de ansamblu (vezi mai sus de ce ne trebuie un CIO), datele clientului sunt la vânzări, dar la noi la suport nu sunt, și nici facturile. Asta, pentru că aplicațiile software sunt izolate și nu comunică între ele. De câte ori ați auzit replica “nu știu, nu e de la noi problema, vorbiți la facturare”. Adică “ăia de la facturare” nu sunt ai noștri, ”e treaba ta clientule” să ne dai o copie după factura emisă tot de noi pentru că e la alt departament și în alt sistem.

5.“Halatul, cât e halatul?” Suntem întrebați adesea cât costă înainte de a spune ce face, înainte de a afla la ce e bun și cum te ajută. “Atât de mult costă?! Păi câte mii de șuruburi să vindem noi ca să ne luăm așa ceva?”. Înțeleg și respect faptul că uneori o firmă nu își poate permite mai mult. Dar când software-ul costă cam cât sistemul audio HIFI “Harman Kardon” adăugat ca opțional la mașina directorului general, că merită să te mai gândești dacă e scump. Excel-ul este ieftin, mai ales dacă este “Home Edition” sau este versiunea aia bună din 2007 (cu de toate!).

6.“Să-ți spun eu nepoate când au venit rușii, eram prin ’44….” Timpul trece peste noi și nu reușim întotdeauna să ținem pasul cu tehnologia. Zilnic apar idei noi, instrumente și tehnologii inovatoare care pot accelera dezvoltarea unei companii. Din păcate este greu să acceptăm că am rămas în urmă și să rămânem deschiși la nou. Așa că ne ascundem în spatele a ceea ce știam noi cândva. Da, acum zece ani așa se făcea, dar azi lumea este diferită. Am avut succes atunci, dar nu vom avea succes și azi dacă folosim concepte, idei și instrumente învechite. Da, Cobol-ul era bun și Fox-ul era bun însă azi locul lor este la muzeu. Lipsa de deschidere la nou este o altă barieră în dezvoltarea afacerilor.

Ce este de făcut?

E ușor să spui că lucrurile sunt așa și așa, dar să nu dai nicio soluție. O să încercăm acum – la final –  să prezentăm și câteva soluții la problemele de mai sus.

1.Gândește mare! Nu costă nimic, dar ajută foarte mult. Unde vreau să ajung, cum o să fie când o să fiu acolo, ce oameni o să am în echipă, ce sisteme vom utiliza? Sunt primele întrebări care se pun atunci când construiești viziunea companiei. Apoi, derivat din ele începe să te întrebi cum? Cum ajung acolo? Ce trebuie să fac acum ca peste 2-3 ani să fiu acolo? Cum investesc inteligent azi în sisteme care sunt scalabile, care să îmi permită să trec de la 20 la 200 de angajați sau de la un punct de lucru la zece puncte de lucru aflate în toată țara? Sfat: cumpără sisteme care pot fi dezvoltate cu ușurință când afacerea crește.

2.Merge și așa doar atunci când vrei să rămâi mediocru. Hai să nu mai legăm cu o sârmă când ceva se defectează. Competiția este acum globală. Jucători din alte țări, cu altă mentalitate, livrează produse și servicii prin Internet direct în piața în care acum câțiva ani erai doar tu. Și livrează mai bine, mai repede și uneori chiar mai ieftin. Și, în loc să îți aduci oameni mai buni și instrumente de lucru mai bune, mai legi încă odată sârma. Investește în afacerea ta măcar o parte din profit, ia credit, ia fonduri europene. Sfat: nu tolera mediocritatea nici la oameni și nici la software!

3.Un om bun este scump pentru că lucrează rapid, nu face erori și te poți baza pe el că va livra un serviciu de calitate. La fel și o aplicație software bine făcută. Cu un instrument bun lucrezi mai bine, mai repede și prețul mai mare se recuperează rapid. Ție iți place când vine instalatorul cu o șurubelnița veche de zece ani cu care se chinuie o oră să desfacă un șurub ieftin, care a ruginit și se rupe când încerci să îl desfaci? Oare nu este la fel și în cazul angajaților tăi care așteaptă două minute să se deschidă un email pe laptopurile alea bune cumpărate înainte de criza din 2008? Hai să folosim sisteme și oameni de calitate. Ieftin și bun este o poveste în care nu mai crede nimeni. Sfat: pentru a oferi produse și servicii de calitate Premium trebuie să investești în oameni și în aplicații software de calitate.

4.Organizarea pe departamente este la fel ca medicina modernă, te doare stomacul mergi la gastroenterologie, te doare capul mergi la neurolog, dar când te doare capul din cauza problemelor digestive ce faci? O abordare sistemică este benefică atunci când privești organizația ca pe un întreg. Pe scurt, înseamnă că avem nevoie de sisteme informatice integrate și putem face asta în două moduri: ori integrăm sistemele existente, ori le regândim de la zero și le proiectăm în așa fel încât să fie ușor integrabile. Sfat: conectează sistemele și aplicațiile în așa fel încât să poți avea date agregate și să elimini dublarea informaților sau introducerea lor manuală.

5.Dacă o să gândești în termen de cost pentru fiecare investiție nu vei putea accelera creșterea și dezvoltarea. O investiție bine făcută îți poate aduce reduceri de costuri, creștere și dezvoltare pe termen lung. Sfat: gândește investițiile în ROI (Return of Investment).

6.Suntem în 2021 și aplicațiile software de tip roboți RPA, chatboți, platformele low-code sau rețelele neuronale reprezintă noua normalitate în companii. Prețurile unor astfel de sisteme inteligente au devenit accesibile chiar și pentru companiile mai mici. Sfat: investește în aplicații moderne, flexibile și care includ componente de automatizare, robotizare și AI (artificial intelligence).

    București (HQ)

    ADRESĂ

    Anchor Business Center, Str. Timisoara, Nr. 26

    TELEFON

    +40 766.372.356

    EMAIL

    sales@encorsa.com

    Copy link