AUTOMATIZAREA PONTAJULUI

În acest articol ne propunem să examinăm câteva dintre metodele de automatizare a acestui proces, în special pentru companiile de producție, cu număr mare de angajați unde complexitatea procesului crește odată cu apariția orelor suplimentare, a orelor de noapte,  a celor de sâmbătă și duminică sau de sărbători legale.

Metode moderne de pontaj

Cândva -în anii 70- pontajul se făcea manual, cu pixul pe carnețel sau pe fise tipărite. Cincizeci de ani mai târziu multe companii încă folosesc hârtia sau au avansat la nivelul foaie în Excel. Credeți ca în 2021 sunt companii cu peste 1000 de angajați care folosesc așa ceva? Răspunsul este unul trist. Da, și nu puține. Să ne păstrăm însă optimismul și să vedem ce soluții avem.

• Preluarea datelor din sistemul de control acces – dacă utilizați un sistem de control acces înseamnă că aveți deja datele brute de intrare și de ieșire ale angajaților din companie. Spun date brute pentru că, de cele mai multe ori, ele nu reflecta corect pontajul. De exemplu, un angajat a ajuns la 8.30 în companie și s-a înregistrat în sistemul de acces dar el nu a început să lucreze decât de la ora 9.00. La fel, poate a ieșit de mai multe ori din spațiul companiei dar nu știm dacă sunt ieșiri în interes personal sau interes de serviciu. Având aceste date brute în sistemul de acces ele pot fi preluate automat (sau manual) și prelucrate pe baza unui set de reguli pentru a extrage date valide de pontaj. De exemplu, putem rotunji ora de intrare, putem ignora ieșirile și intrările intermediare etc. În urma aplicării regulilor vom obține, cu efort manual minim, un set de date de pontaj valide care pot fi apoi aprobate și eventual ajustate în funcție de nevoi. Acest sistem nu poate fi folosit atunci când angajații lucrează de acasă.

• Pontare manuală de pe telefonul mobil sau calculator – o alta soluție posibilă pentru introducerea datelor de pontaj, atunci când angajații utilizează predominant echipamente electronice, este cea de auto pontaj. Angajatul accesează aplicația de pontaj de pe telefonul mobil sau de pe calculator și înregistrează voluntar intrarea și respectiv ieșirea. În plus, el poate înregistra locația de unde lucrează dar și alte informații suplimentare referitoare la activitatea desfășurată. Dacă angajatul nu pontează de intrare el poate fi notificat de către un chatbot, prin email sau prin sms sau poate fi auto-pontat daca sistemul detectează activitate în Windows, dar nu s-a realizat pontarea. La fel, poate fi notificat în jurul orei estimate de ieșire să nu uite să ponteze.

• Pontare cu chatbot – o soluție de ultimă generație este folosirea chatbot-uri de HR pentru introducerea voluntară a datelor de pontaj. În acest caz, informația se introduce prin chat din Messenger. Angajatul îi spune chatbot-ului să îl ponteze și îi transmite și datele suplimentare. De exemplu, un agent de vânzări poate din mașina personală, în drum spre client, să folosească aceasta metodă pentru a marca intrarea, dar și tipul de activitate sau numele clientului.

• Auto pontare bazată pe Windows – o altă soluție automatizată este cea de preluare automată a datelor de logare ale utilizatorului din Windows. Sistemul de pontaj se integrează cu Windows Active Directory sau Azure Active Directory și extrage datele brute de login și respectiv logout. După aplicarea setului de reguli se pot obține, de asemenea, datele de pontaj. Dezavantajul apare atunci când există utilizatori care nu folosesc calculatorul în activitatea curenta și – în acest caz- această metodă nu poate fi aplicată.

• Pontarea de către manager – în situațiile în care când angajații nu utilizează calculatorul / telefonul, lucrează remote, pe teren sau nu avem suficientă încredere în etica lor profesională, putem utiliza introducerea pontajului de către manager sau supervizor. Acesta, de pe telefonul mobil sau tabletă, accesează o interfață simplă în care selectează angajatul și îi introduce fie ora de intrare fie direct numărul de ore realizate. În aceeași interfață vor putea introduce orele suplimentare sau pe cele de noapte daca este cazul.

• Pontare de către manager a excepțiilor – o variantă derivată din cea anterioară este cea în care managerul va opera doar excepțiile, aplicația fiind capabilă să genereze singură pontajul implicit pe baza contractului de muncă (de exemplu 8h pentru un angajat cu normă întreagă) sau a planificării turelor acolo unde există. Dacă toți membrii echipei au fost la muncă sau în concediu de odihnă înregistrat anterior atunci managerul nu trebuie să opereze nimic.

De la pontaj la salarii

Planificarea și introducerea concediilor – în multe companii anumite procese sunt critice, funcționează non-stop și necesită prezența unei echipe complete de angajați. În acest caz, este nevoie de o planificare din timp a concediilor (de odihna, de studii etc.). Această planificare este, de asemenea, un proces care poate fi automatizat și care pornește de la opțiunile angajaților care sunt exprimate ținând cont de unele constrângeri (de exemplu, doi membri ai aceleiași echipe nu își pot suprapune concediile). Apoi, urmează un proces de ajustare și aprobare iar, în final, se obține planificarea care va fi folosita în mod curent. Cu siguranță vor exista urgențe sau situații excepționale care pot afecta tot planul. Integrarea procesului de planificare cu pontajul simplifică activitatea de introducere a datelor. Și aici vorbim din nou de metode moderne precum folosirea unui chatbot sau accesul angajaților la un formular electronic pentru solicitarea sau planificarea concediilor. În loc să plimbăm hârtii cu cereri de concediu – în mape – la semnat, folosim un formular electronic care poate fi tipărit la final dacă este absolut necesar să existe și în formă fizică.

Introducerea datelor de pontaj avansate – de multe ori nu este suficient să știm că un angajat a lucrat 8 ore. Un manager ar vrea să știe și ce anume a lucrat, în ce proiect, ce tip de activități au fost consumatoare de timp, ce activități sunt direct productive etc. În acest caz, angajatul sau managerul său pot completa datele suplimentare, în timpul zilei sau la sfârșitul programului. Pentru introducerea datelor se pot utiliza terminale inteligente de pontaj plasate în secțiile de producție, conexiuni cu echipamentele de producție inteligente pentru preluarea datelor, formulare sau chatboți accesați de pe calculatoare sau dispozitive mobile. Principala provocare aici este crearea unei metode simple de introducere a datelor pentru ca ele să fie introduse, ori de cate ori este cazul, fără consum mare de timp.

Aprobarea pontajului – Indiferent de metoda de introducere a datelor de pontaj, pentru a decide validitatea datelor se va utiliza aprobarea pontajului de către manager. Acesta va primi în mod automat un task în aplicație sau va fi contactat de către chatbot și va putea vizualiza datele de pontaj în forma consolidată urmând să aprobe, să respingă sau să modifice datele dacă este cazul. Este de la sine înțeles că în cazurile în care chiar managerul a introdus datele de pontaj aprobarea nu mai este necesară.

Preluarea în programul de salarii a datelor de pontaj – Datele de pontaj pot fi transmise către aplicația de salarizare în trei moduri. Automat prin API atunci când există o interfața de acest tip sau semi-automat prin export și import de fișiere în diverse formate (xlsx, csv, txt). Dacă aplicația de salarizare nu permite niciuna dintre metodele descrise se poate utiliza introducerea datelor de către roboți RPA. Robotul preia în mod automat datele din aplicația de pontaj sau din fișiere și le operează, în orice aplicație de salarii, într-o manieră similară cu cea umană, fără erori și mult mai rapid.

Concluzii:

• Activitatea de pontaj este o activitate administrativă care consumă timp atât managerilor cât și echipei de salarizare și care poate fi automatizată prin diverse metode;
• Se pot genera automat diverse rapoarte de prezență sau de pontaj inclusiv cele obligatorii solicitate de către autorități ( de exemplu, cele solicitate de către ITM în cazul unui control) ;
• Se pot prelua și procesa date adiționale precum tipul de activitate desfășurată, proiectul la care se lucrează sau clientul;
• Se pot înregistra în timp real date din locații diferite sau de la angajații care lucrează în regim de telemuncă;
• Vizualizarea datelor, validarea și aprobarea dar și transferul către salarizare se poate face acum în timp real cu ajutorul chatboților și a roboților RPA.