Encorsa

SOLUȚII Descoperiți cum puteți accelera procesul de trasformare digitală al organizației, în fucție de tehnologie, industrie, departament sau tipul de flux.

COMPANIE Noi suntem Encorsa. O companiei cu 5 ani de experiență în consultanță și peste 100 de proiecte de transformare digitală implementate cu succes.

AUTOMATIZAREA PONTAJULUI

AUTOMATIZAREA PONTAJULUI

Pontajul este una dintre activitățile administrative obligatorii, consumatoare de timp și fără valoare adăugată, derulată de către managerii de departamente și angajații din departamentul de resurse umane.

Radu Mărgărit Autor: Radu Mărgărit

AUTOMATIZAREA PONTAJULUI

În acest articol ne propunem să examinăm câteva dintre metodele de automatizare a acestui proces, în special pentru companiile de producție, cu număr mare de angajați unde complexitatea procesului crește odată cu apariția orelor suplimentare, a orelor de noapte,  a celor de sâmbătă și duminică sau de sărbători legale.

 

 

 

Metode moderne de pontaj

 

Cândva -în anii 70- pontajul se făcea manual, cu pixul pe carnețel sau pe fise tipărite. Cincizeci de ani mai târziu multe companii încă folosesc hârtia sau au avansat la nivelul foaie în Excel. Credeți ca în 2021 sunt companii cu peste 1000 de angajați care folosesc așa ceva? Răspunsul este unul trist. Da, și nu puține. Să ne păstrăm însă optimismul și să vedem ce soluții avem.

 

 

 

 

 

Raport angajati pontaj

 

 

 

 

Chatbot automatizare pontaj

 

 

 

 

 

 

 

De la pontaj la salarii

 

Planificarea și introducerea concediilor – în multe companii anumite procese sunt critice, funcționează non-stop și necesită prezența unei echipe complete de angajați. În acest caz, este nevoie de o planificare din timp a concediilor (de odihna, de studii etc.). Această planificare este, de asemenea, un proces care poate fi automatizat și care pornește de la opțiunile angajaților care sunt exprimate ținând cont de unele constrângeri (de exemplu, doi membri ai aceleiași echipe nu își pot suprapune concediile). Apoi, urmează un proces de ajustare și aprobare iar, în final, se obține planificarea care va fi folosita în mod curent. Cu siguranță vor exista urgențe sau situații excepționale care pot afecta tot planul. Integrarea procesului de planificare cu pontajul simplifică activitatea de introducere a datelor. Și aici vorbim din nou de metode moderne precum folosirea unui chatbot sau accesul angajaților la un formular electronic pentru solicitarea sau planificarea concediilor. În loc să plimbăm hârtii cu cereri de concediu – în mape – la semnat, folosim un formular electronic care poate fi tipărit la final dacă este absolut necesar să existe și în formă fizică.

 

Introducerea datelor de pontaj avansate – de multe ori nu este suficient să știm că un angajat a lucrat 8 ore. Un manager ar vrea să știe și ce anume a lucrat, în ce proiect, ce tip de activități au fost consumatoare de timp, ce activități sunt direct productive etc. În acest caz, angajatul sau managerul său pot completa datele suplimentare, în timpul zilei sau la sfârșitul programului. Pentru introducerea datelor se pot utiliza terminale inteligente de pontaj plasate în secțiile de producție, conexiuni cu echipamentele de producție inteligente pentru preluarea datelor, formulare sau chatboți accesați de pe calculatoare sau dispozitive mobile. Principala provocare aici este crearea unei metode simple de introducere a datelor pentru ca ele să fie introduse, ori de cate ori este cazul, fără consum mare de timp.

 

Aprobarea pontajului – Indiferent de metoda de introducere a datelor de pontaj, pentru a decide validitatea datelor se va utiliza aprobarea pontajului de către manager. Acesta va primi în mod automat un task în aplicație sau va fi contactat de către chatbot și va putea vizualiza datele de pontaj în forma consolidată urmând să aprobe, să respingă sau să modifice datele dacă este cazul. Este de la sine înțeles că în cazurile în care chiar managerul a introdus datele de pontaj aprobarea nu mai este necesară.

 

Preluarea în programul de salarii a datelor de pontaj – Datele de pontaj pot fi transmise către aplicația de salarizare în trei moduri. Automat prin API atunci când există o interfața de acest tip sau semi-automat prin export și import de fișiere în diverse formate (xlsx, csv, txt). Dacă aplicația de salarizare nu permite niciuna dintre metodele descrise se poate utiliza introducerea datelor de către roboți RPA. Robotul preia în mod automat datele din aplicația de pontaj sau din fișiere și le operează, în orice aplicație de salarii, într-o manieră similară cu cea umană, fără erori și mult mai rapid.

 

 

 

Concluzii:

 

AFLĂ MAI MULTE DESPRE SOLUȚIILE ȘI TEHNOLOGIILE ENCORSA