Encorsa

SOLUȚII Descoperiți cum puteți accelera procesul de trasformare digitală al organizației, în fucție de tehnologie, industrie, departament sau tipul de flux.

COMPANIE Noi suntem Encorsa. O companiei cu 5 ani de experiență în consultanță și peste 100 de proiecte de transformare digitală implementate cu succes.

Part 3. Ghid Practic: Selectarea și stabilirea priorității proceselor care vor fi digitalizate și automatizate

Part 3. Ghid Practic: Selectarea și stabilirea priorității proceselor care vor fi digitalizate și automatizate

În cadrul unei inițiative de digitalizare și automatizare, selectarea și apoi stabilirea corectă a priorităților pentru procesele care vor fi digitalizate reprezintă un pas important pentru succesul transformării digitale a companiei. Acest articol se concentrează pe criteriile esențiale pentru identificarea celor mai potrivite procese de automatizat, precum și pe strategiile de stabilire a priorităților pentru acestea.

Radu Mărgărit Autor: Radu Mărgărit

Part 3. Ghid Practic: Selectarea și stabilirea priorității proceselor care vor fi digitalizate și automatizate

Criterii de selecție pentru procesele potențiale de automatizare

Indiferent dacă suntem la început cu procesul nostru de digitalizare și automatizare, sau am început deja să lucrăm la el într-un mod mai puțin structurat, este necesar să stabilim criteriile de selecție pe baza cărora vom face selecția proceselor care vor fi modernizate și eventual transformate complet prin digitalizare și automatizare. Cele mai frecvent utilizate criterii sunt:

 

 

a. Volum și frecvență

 

• Procese repetitive executate frecvent sunt candidați buni pentru acest proces. Dacă ne gândim la departamentul financiar-contabil de exemplu, ar fi de dorit să selectăm procesele care se derulează zilnic (plăti, încasări, etc) vs. procesele care se derulează lunar (declarații).

• Procese care operează cu volum mare de tranzacții sunt candidați potriviți pentru automatizare pentru că oamenii se descurcă mai puțin bine cu volume mari de date față de computere care procesează datele cu mare viteză.

 

 

b. Standardizare și predictibilitate

 

• Procese cu reguli clare și bine definite se pretează mai bine la digitalizare, iar implementarea va fi mai ușoară și mai rapidă.

• Fluxuri de lucru cu pași secvențiali și logici pot fi transpuse digital mai rapid și cu costuri mai mici decât procesele care derulează paralel sau se bazează pe multiple decizii umane.

 

 

c. Maturitate și stabilitate

 

• Procese stabile care nu sunt supuse schimbărilor frecvente sunt de asemenea candidați excelenți pentru digitalizare și automatizare pentru că implică mai puține ajustări în timp.

• Fluxuri de lucru bine documentate și înțelese pot fi digitalizate mai ușor pentru că analiza procesului este mai ușor de făcut și implicit implementarea va avea mai puține blocaje.

 

 

d. Complexitate a deciziilor

 

• Sarcini care necesită decizii bazate pe reguli simple pot fi mai ușor algoritmizate și apoi executate automat.

• Procese cu opțiuni limitate de bifurcație se vor implementa ușor vs. procese complexe cu multiple condiții dinamice.

 

 

e. Potențial de economisire a timpului

 

• Procese care includ multe activități consumatoare de timp când sunt efectuate manual sunt candidați foarte buni pentru digitalizare și automatizare.

 

 

f. Potențial de reducere a erorilor umane

 

• Procese care includ sarcini predispuse la erori când sunt realizate manual se pretează pentru execuție automată.

• Procese care necesită precizie și acuratețe ridicată pot de asemenea să aibă beneficii semnificative din digitalizare și automatizare.

 

 

g. Impact asupra afacerii

 

• Procese care contribuie la obiectivele strategice sunt preferate în abordare.

• Proiectele cu impactul potențial mare asupra satisfacției clienților și angajaților sunt de asemenea candidați de succes în digitalizare.

 

 

h. Complexitate tehnică

 

• Procesele care necesită integrare cu sistemele existente pot avea o complexitate ridicată, dar au beneficii mai mari în urma digitalizării și automatizării prin deblocarea fluxurilor de date între sisteme.

 

 

 

Evaluarea proceselor pentru digitalizare și automatizare

 

După ce am stabilit criteriile de evaluare, stabilim care sunt criteriile obligatorii (must have) și care sunt criteriile opționale (nice to have). Pentru criteriile opționale stabilim și importanța acestora (de exemplu pe o scală de la 1 la 5). Urmează apoi evaluarea propriu-zisă a proceselor vs. criteriile în care fiecare proces în parte este trecut mai întâi prin setul de criterii obligatorii, iar candidații nepotriviți sunt eliminați. Procesele rămase sunt apoi evaluate prin prisma criteriilor opționale, iar nota obținută va fi ponderată cu importanța criteriului. Pentru primele cinci procese (în funcție de notă) se va efectua apoi:

 

 

a. Analiza cost-beneficiu

 

• Estimați costurile de implementare a automatizării.
• Calculați economiile potențiale și beneficiile pe termen lung.
• Determinați perioada de recuperare a investiției (ROI).

 

b. Analiza riscurilor

 

 

Metode de stabilire a priorității proceselor admise în urma evaluării

 

Prima metodă de stabilire a priorității este cea care decurge firesc din metoda de evaluare propusă și anume, metoda scorului de prioritate ponderat prin care se vor selecta procesele câștigătoare pe baza punctajului calculat, dar ținând cont și de rezultatul analizei cost-beneficiu și al analizei de risc.

 

Alte opțiuni mai simple de evaluare și stabilire a priorității proceselor ar putea fi metoda “Quick Wins” care sugerează clasificarea acestora în patru cadrane (o matrice 2×2) pe baza

 

impactului potențial și al efortului de implementare în proiecte cu:

 

1. Impact ridicat, efort scăzut (Quick Wins)

2. Impact ridicat, efort ridicat (Proiecte majore)

3. Impact scăzut, efort scăzut (Îmbunătățiri rapide)

4. Impact scăzut, efort ridicat (Reevaluare)

 

Începeți cu procese din cadranul 1 pentru a demonstra valoarea digitalizării și automatizării și pentru a câștiga sprijin de la „stakeholderi” pentru inițiative mai ample.

 

Putem de asemenea să aplicăm și metoda iterativă prin care selectăm pentru început procese simple și apoi, gradual, creștem complexitatea și ne adaptăm pe măsură ce învățăm și câștigăm încredere și sprijin.

 

 

Concluzie

 

Selectarea și prioritizarea eficientă a proceselor pentru automatizare este fundamentală pentru succesul inițiativelor de transformare digitală. Prin aplicarea criteriilor de selecție potrivite, prin evaluarea atentă a fiecărui proces și prin utilizarea de metode optime de stabilire a priorității vă asigurați că resursele sunt alocate optim, obțineți rapid beneficii tangibile și sprijiniți realizarea obiectivelor strategice ale organizației.

AFLĂ MAI MULTE DESPRE SOLUȚIILE ȘI TEHNOLOGIILE ENCORSA