În cadrul unei inițiative de digitalizare și automatizare, selectarea și apoi stabilirea corectă a priorităților pentru procesele care vor fi digitalizate reprezintă un pas important pentru succesul transformării digitale a companiei. Acest articol se concentrează pe criteriile esențiale pentru identificarea celor mai potrivite procese de automatizat, precum și pe strategiile de stabilire a priorităților pentru acestea.
Autor: Radu Mărgărit
Indiferent dacă suntem la început cu procesul nostru de digitalizare și automatizare, sau am început deja să lucrăm la el într-un mod mai puțin structurat, este necesar să stabilim criteriile de selecție pe baza cărora vom face selecția proceselor care vor fi modernizate și eventual transformate complet prin digitalizare și automatizare. Cele mai frecvent utilizate criterii sunt:
• Procese repetitive executate frecvent sunt candidați buni pentru acest proces. Dacă ne gândim la departamentul financiar-contabil de exemplu, ar fi de dorit să selectăm procesele care se derulează zilnic (plăti, încasări, etc) vs. procesele care se derulează lunar (declarații).
• Procese care operează cu volum mare de tranzacții sunt candidați potriviți pentru automatizare pentru că oamenii se descurcă mai puțin bine cu volume mari de date față de computere care procesează datele cu mare viteză.
• Procese cu reguli clare și bine definite se pretează mai bine la digitalizare, iar implementarea va fi mai ușoară și mai rapidă.
• Fluxuri de lucru cu pași secvențiali și logici pot fi transpuse digital mai rapid și cu costuri mai mici decât procesele care derulează paralel sau se bazează pe multiple decizii umane.
• Procese stabile care nu sunt supuse schimbărilor frecvente sunt de asemenea candidați excelenți pentru digitalizare și automatizare pentru că implică mai puține ajustări în timp.
• Fluxuri de lucru bine documentate și înțelese pot fi digitalizate mai ușor pentru că analiza procesului este mai ușor de făcut și implicit implementarea va avea mai puține blocaje.
• Sarcini care necesită decizii bazate pe reguli simple pot fi mai ușor algoritmizate și apoi executate automat.
• Procese cu opțiuni limitate de bifurcație se vor implementa ușor vs. procese complexe cu multiple condiții dinamice.
• Procese care includ multe activități consumatoare de timp când sunt efectuate manual sunt candidați foarte buni pentru digitalizare și automatizare.
• Procese care includ sarcini predispuse la erori când sunt realizate manual se pretează pentru execuție automată.
• Procese care necesită precizie și acuratețe ridicată pot de asemenea să aibă beneficii semnificative din digitalizare și automatizare.
• Procese care contribuie la obiectivele strategice sunt preferate în abordare.
• Proiectele cu impactul potențial mare asupra satisfacției clienților și angajaților sunt de asemenea candidați de succes în digitalizare.
• Procesele care necesită integrare cu sistemele existente pot avea o complexitate ridicată, dar au beneficii mai mari în urma digitalizării și automatizării prin deblocarea fluxurilor de date între sisteme.
După ce am stabilit criteriile de evaluare, stabilim care sunt criteriile obligatorii (must have) și care sunt criteriile opționale (nice to have). Pentru criteriile opționale stabilim și importanța acestora (de exemplu pe o scală de la 1 la 5). Urmează apoi evaluarea propriu-zisă a proceselor vs. criteriile în care fiecare proces în parte este trecut mai întâi prin setul de criterii obligatorii, iar candidații nepotriviți sunt eliminați. Procesele rămase sunt apoi evaluate prin prisma criteriilor opționale, iar nota obținută va fi ponderată cu importanța criteriului. Pentru primele cinci procese (în funcție de notă) se va efectua apoi:
• Estimați costurile de implementare a automatizării.
• Calculați economiile potențiale și beneficiile pe termen lung.
• Determinați perioada de recuperare a investiției (ROI).
Prima metodă de stabilire a priorității este cea care decurge firesc din metoda de evaluare propusă și anume, metoda scorului de prioritate ponderat prin care se vor selecta procesele câștigătoare pe baza punctajului calculat, dar ținând cont și de rezultatul analizei cost-beneficiu și al analizei de risc.
Alte opțiuni mai simple de evaluare și stabilire a priorității proceselor ar putea fi metoda “Quick Wins” care sugerează clasificarea acestora în patru cadrane (o matrice 2×2) pe baza
impactului potențial și al efortului de implementare în proiecte cu:
1. Impact ridicat, efort scăzut (Quick Wins)
2. Impact ridicat, efort ridicat (Proiecte majore)
3. Impact scăzut, efort scăzut (Îmbunătățiri rapide)
4. Impact scăzut, efort ridicat (Reevaluare)
Începeți cu procese din cadranul 1 pentru a demonstra valoarea digitalizării și automatizării și pentru a câștiga sprijin de la „stakeholderi” pentru inițiative mai ample.
Putem de asemenea să aplicăm și metoda iterativă prin care selectăm pentru început procese simple și apoi, gradual, creștem complexitatea și ne adaptăm pe măsură ce învățăm și câștigăm încredere și sprijin.
Selectarea și prioritizarea eficientă a proceselor pentru automatizare este fundamentală pentru succesul inițiativelor de transformare digitală. Prin aplicarea criteriilor de selecție potrivite, prin evaluarea atentă a fiecărui proces și prin utilizarea de metode optime de stabilire a priorității vă asigurați că resursele sunt alocate optim, obțineți rapid beneficii tangibile și sprijiniți realizarea obiectivelor strategice ale organizației.
Send us a message on: sales@encorsa.com Vă așteptăm la noi pe: Strada General H. M. Berthelot 59, București
ENCORSA este un partener de transformare digitală specializat în furnizarea de soluții sustenabile care ajută companiile să prospere într-un mediu de afaceri dinamic. Aceste soluții includ o gamă variată de tehnologii low-code, precum roboții RPA, platformele de BPM, platformele IDP și tehnologii conversaționale. Folosind aceste tehnologii, Encorsa a livrat în mai puțin de 5 ani de consultanță, peste 100 de proiecte importante de transformare digitală în valoare de peste 2,5 milioane de euro.
