Articol de:
Radu Margarit
Radu Margarit

Registratura electronică și circuitul documentelor

Ce este registratura electronică?

Registratura este un concept cu care fiecare dintre noi s-a întâlnit măcar odată în viață atunci când a ajuns la o instituție publică să depună sau să ridice un document, indiferent că vorbim de administrația financiară, de primărie sau spital. Rolul registraturii este înregistrarea unui document de intrare (care a fost primit) sau de ieșire (care urmează să fie transmis) pentru a-l putea identifica ulterior și a face referire la el. De exemplu: Petiția numărul 1235 din 24 aprilie 2020. În mod clasic, înregistrarea se făcea într-un registru tipărit iar pe document se aplica o stampilă peste care se scria cu pixul numărul din registru și data.

Registratura electronică preia rolul registraturii clasice și – în plus – elimină hârtia consumată inutil, crește viteza de operare prin înlocuirea scrisului de mână și permite găsirea rapidă a documentelor indiferent dacă sunt în format electronic sau în format hârtie.

Cine are nevoie de registratură electronică?

Registratura electronică este necesară oricărei instituții publice sau companii private care lucrează cu cetățenii/clienții și care preia și transmite documente de la și către aceștia. Atunci când volumul documentelor este mic se pot utiliza soluții simplificate precum fișiere Excel sau aplicații simple. Ulterior, operatorii de la registratură sau recepție procesează manual documentele, le scanează și eventual le OCR-izează și apoi le transmit prin email către interior sau exterior. În plus, pentru documentele de ieșire se utilizează un alt set de procese manuale de tipărire a documentelor, punere în plic, completare manuală a documentelor de expediție (de exemplu avize sau AWB-uri) dar și a centralizatoarelor solicitate de Poșta Română sau de firmele de curierat.

Atunci când volumul de documente este foarte mare aceste soluții simple nu mai pot fi utilizate decât cu un consum mare de resurse umane și materiale. Soluția, în acest caz, este o aplicație profesională de registratură electronică care să fie capabilă să automatizeze procesele de preluare și procesare a documentelor dar și de rutare automată a acestora pe circuite informaționale în funcție de tipul documentului.

Și, mai departe ce facem cu documentele?

În registratura clasică documentele tipărite sunt puse în mape și apoi plimbate prin instituție conform unor trasee mai mult sau mai puțin predefinite. Uneori această plimbare poate dura săptămâni fără ca cineva să știe cu precizie unde se află documentul. „Este pe circuit”, „Este la semnare”, „Vă sun eu când ajunge înapoi la mine”. Alteori, cetățeanul trebuia să plimbe hârtia prin instituție și cu această ocazie se puteau „atașa și micile atenții” care puteau să deblocheze sau să accelereze parcursul solicitării: „Mergeți cu declarația la registratură să vă dea un număr apoi veniți înapoi cu ea la mine să o vizez”. Urma – în mod inevitabil – o nouă coadă și un nou funcționar deranjat care te lua în primire că nu ai și copia după cine știe ce document sau că nu ai completat corect și complet documentul depus.

Forma electronică permite nu doar înregistrarea rapidă a documentelor preluate dar și transmiterea lor mai departe pe un circuit (flux) de documente iar, la final,  documentul sau setul de documente vor fi stocate și arhivate într-un depozit (Repository) de documente electronice.

Soluții de registratură electronică de ultimă generație

O soluție modernă de registratură electronică se concentrează pe procesarea automată a documentelor și pe rutarea în timp real pe circuite, fie în mod predefinit în funcție de tipul documentului, fie dinamic în funcție de specificul documentului respectiv.

Reducerea drastică a documentelor tipărite se poate realiza prin crearea unui mediu care să permită generarea încă de la sursă a documentelor în format electronic în defavoarea formatului tipărit. Spre exemplu, se pot elimina de pe site-ul web al instituției sau companiei formularele pe care cetățeanul sau clientul ar trebui să le tipărească, să le completeze de mână și apoi să le trimită prin poștă. Se înlocuiesc cu un formular electronic încorporat în site sau și mai bine cu un chatbot care sa preia mesajele și să completeze automat formularul. În același mod, la ieșire, se vor utiliza cât mai mult posibil documente transmise prin email sau prin descărcare de pe site direct de către cetățean/client.

Semnarea electronică a documentelor sau inserarea electronică a semnăturii olografe, acolo unde legea permite acest lucru, reprezintă o altă soluție care accelerează procesarea documentelor de intrare și de ieșire. Introducerea automată de către aplicația de registratură electronică a unei stampile cu număr de intrare sau de ieșire și a datei direct pe documentul electronic, fără să fie nevoie de tipărirea acestuia, reprezintă o altă modalitate de accelerare a procesării și de reducere a hârtiei.

Preluarea automată a documentelor scanate, OCR-izarea și recunoașterea conținutului prin utilizarea rețelelor neuronale permit clasificarea automată a documentelor și apoi rutarea acestora pe circuite de documente specifice instituției. Aceastea reprezintă o altă componentă importantă a unei soluții moderne de registratură electronică.

Nu în ultimul rând, utilizarea roboților RPA facilitează procesarea automată a ieșirilor, generarea în timp real a AWB-urilor pentru serviciile de expediție prin curier și traducerea automată a documentelor acolo unde este necesar.

Avantajele utilizării registraturii electronice

Utilizarea unei aplicații electronice pentru controlul fluxului de documente de intrare și respectiv de ieșire din instituție sau companie aduce următoarele avantaje:

  • Permite reducerea drastică a utilizării hârtiei și implicit a amprentei de carbon;
  • Crește viteza de procesare a documentelor;
  • Îngăduie obținerea trasabilității documentelor și urmărirea acestora pe circuit în timp real;
  • Anulează nevoia de utilizare a mapelor de documente pentru verificare, aprobare și semnare;
  • Elimină erorile, pierderea sau rătăcirea documentelor și blocarea acestora;
  • Asigură respectarea cerințelor de preluare și procesare a documentelor dar și a termenelor legale de răspuns;
  • Permite măsurarea unor indicatori de performanță precum: durata medie de rezolvare a unei petiții, numărul de documente procesate de un anumit operator, timpul maxim de rezolvare a unei solicitări etc.
  • Degrevează personalul de activitățile repetitive și reduce birocrația prin accelerarea sau simplificarea circuitelor documentelor;
  • Dă personalului din registraturi și recepții posibilitatea să se concentreze pe interacțiunea cu cetățenii și respectiv clienții;
  • Îmbunătățește percepția cetățenilor/ clienților despre organizație și crește satisfacția acestora;
  • Crește transparența serviciilor publice acolo unde statusul solicitării poate fi consultat direct de pe portalul instituției.

Concluzii

Deși este greu de crezut că în 2021 mai există companii care nu utilizează o registratură electronică pentru preluarea și respectiv transmiterea documentelor, realitatea ne demonstrează mai degrabă contrariul. Dacă vă gândiți să implementați o astfel de aplicație software sau să o modernizați pe cea existentă luați în calcul o soluție de ultimă generație care să includă: procesare automată de documente, semnare electronică încorporată, integrare cu circuitul documentelor, integrare cu un sistem de arhivare electronică și – nu în ultimul rând – posibilitatea de utilizare a algoritmilor de inteligență artificială pentru recunoașterea automată a conținutului documentelor, chatboți pentru interacțiune cu clienții și roboți pentru procesare automată.

    București (HQ)

    ADRESĂ

    Anchor Business Center, Str. Timisoara, Nr. 26

    TELEFON

    +40 766.372.356

    EMAIL

    sales@encorsa.com

    Copy link