Encorsa

SOLUȚII Descoperiți cum puteți accelera procesul de trasformare digitală al organizației, în fucție de tehnologie, industrie, departament sau tipul de flux.

COMPANIE Noi suntem Encorsa. O companiei cu 5 ani de experiență în consultanță și peste 100 de proiecte de transformare digitală implementate cu succes.

Asistentul Inteligent Encorsa: o soluție eficientă pentru acuratețe, trasabilitate și timp câștigat în preluarea comenzilor

Asistentul Inteligent Encorsa: o soluție eficientă pentru acuratețe, trasabilitate și timp câștigat în preluarea comenzilor

Vă invit să citiți acest articol pentru a descoperi o parte dintre capabilitățile Asistentului inteligent Encorsa și modul în care acesta se integrează în aplicațiile interne existente (inclusiv ERP și WMS). Exemplele prezentate sunt orientative; platforma este flexibilă și poate fi extinsă în funcție de obiectivele fiecărei companii.

Bianca Linette O. Autor: Bianca Linette O.

Asistentul Inteligent Encorsa: o soluție eficientă pentru acuratețe, trasabilitate și timp câștigat în preluarea comenzilor

În orele aglomerate ale zilei, când listele se schimbă din mers și fiecare minut contează, o comandă incompletă sau o validare întârziată poate încetini tot lanțul de la depozit la rute și livrare. În locul ping-pongului de telefoane și mesaje, Asistentul inteligent Encorsa propune un flux mai simplu, prin care haosul comenzilor se transformă într-o conversație clară, pe canalul ales de companie (WhatsApp, web chat, Telegram, SMS, e-mail sau voce). Utilizatorul spune în cuvinte obișnuite ce are nevoie, iar asistentul completează ce lipsește, verifică în fundal toate condițiile și livrează mai departe o înregistrare corectă, ușor de urmărit și de aprobat, scrisă direct în sistemele interne ale companiei (OMS, ERP, WMS, CRM).

 

 

Ce este și cum funcționează?

 

Asistentul inteligent Encorsa este un agent virtual conversațional (text sau voce), bazat pe tehnologii LLM/NLU. Înțelege cereri formulate natural — „Vreau 40 baxuri X pentru mâine la 7:00” — și le structurează corect: produse, cantități, adrese, modalitate de plată, observații. Recunoaște automat clienții existenți după telefon sau e-mail, adresează întrebările potrivite la clienți noi și face validări în timp real: stoc, preț, discount, limită de credit, ferestre de livrare. Dacă un produs lipsește, propune alternative sau pachete potrivite. La final, trimite comanda finală în sistemele companiei (OMS/ERP/WMS/CRM/e-commerce/POS), păstrând trasabilitate completă și opțiuni de aprobare acolo unde politica o cere. În cazuri speciale, există human-in-the-loop: un operator preia contextul și decide rapid.

 

 

Cui i se potrivește?

 

Soluția este concepută pentru producători și distribuitori FMCG/food — de la panificație și lactate, la băuturi, snacks, carne și produse congelate. Organizațiile care simt presiunea volumelor recurente, lucrează cu depozite și rute zilnice și au deja un sistem de gestiune (OMS/ERP/WMS/CRM) vor vedea beneficii rapide. Echipele vizate sunt Operațiuni/Logistică, Comercial/Trade/E-commerce și IT/Transformare digitală, fiecare cu un unghi clar: viteză și stabilitate operațională, acuratețe în comenzi și guvernanță a integrărilor.

 

 

 

Trei situații din teren

 

 

1) Panificație regională — asistent WhatsApp (text)

 

Provocare: În primele ore, comenzile și modificările veneau în valuri, iar telefonul era singurul canal. Apelurile se aglomerau, se pierdeau detalii și apăreau corecții în depozit.
Soluție: După implementarea Asistentului inteligent Encorsa, clienții B2B au început să trimită direct mesaje pe WhatsApp („mărește X”, „înlocuiește Y cu Z”, „mută livrarea 8–10”). Asistentul a clarificat rapid datele lipsă, a verificat în fundal stocul, prețul și limita de credit și a trimis mai departe comenzi validate, gata de procesare în sistemele interne.
Rezultat: Mai puține apeluri în vârf, mai puține corecții în depozit, confirmări mai rapide — cu simplitatea unui chat obișnuit, direct pe mobil.

 

 

2) Producător de lactate (Key Accounts) — asistent web pe mobil

 

Provocare: Zilnic apăreau multe excepții: loturi speciale, condiții promo, derogări punctuale. Discuțiile pe e-mail se prelungeau, aprobările întârziau, iar comanda finală ajungea târziu în sistem.
Soluție: Cumpărătorii au primit un asistent web (chat) accesibil pe mobil, printr-un link securizat. De aici puteau solicita sau ajusta comenzi în câteva replici. Asistentul colecta datele esențiale, verifica prețurile și ferestrele de livrare, propunea pachete potrivite când un articol lipsea și trimitea pentru aprobare cazurile speciale înainte de înregistrare.
Rezultat: Traseu previzibil și transparent, mai puține reveniri pe e-mail, mai puține retururi și upsell mai bun în perioadele promo.

 

 

3) Băuturi non-alcoolice (sezon) — asistent vocal pe WhatsApp/telefon

 

Provocare: În sezon, majoritatea solicitărilor erau despre statusul livrării („Unde e comanda mea?”), iar multe coșuri rămâneau nefinalizate. Echipa de suport petrecea timp cu aceleași întrebări repetate.
Soluție: Clienții au putut apela un asistent vocal pe WhatsApp/telefon. Asistentul răspundea natural cu statusul și intervalul estimat, permitea reprogramări sau actualizări de adresă direct din convorbire și, la final, trimitea un mesaj de confirmare în WhatsApp. În paralel, coșurile nefinalizate primeau remindere inteligente cu recomandări relevante.
Rezultat: Scădere vizibilă a solicitărilor repetitive, creștere a recuperărilor de comenzi și o experiență mai fluentă pentru clienți — totul, la un apel distanță, de pe mobil.

 

 

De ce funcționează?

 

Pentru că rezolvă în timp real exact punctele care încetinesc fluxul operațional: date incomplete, validări întârziate și lipsa unui rezumat standardizat al comenzii. Asistentul Inteligent Encorsa devine puntea de legătură între cei care plasează comanda și sistemele de gestionare ale companiei, astfel încât acestea să primească informații corecte și actualizate (structură, câmpuri obligatorii, reguli și aprobări). În implementări similare, acest mod de lucru se traduce prin mai puține apeluri la orele de vârf, mai puține erori și retururi, timp mai scurt până la confirmare și o creștere constantă generată de substituții și recomandări de produs bine plasate.

 

 

Tehnologia, pe scurt

 

Asistentul Inteligent Encorsa are la bază un motor LLM/NLU pentru înțelegerea limbajului natural și o componentă de orchestrare care se conectează direct la aplicațiile existente — OMS, ERP, WMS, CRM, e-commerce, POS — prin API/EDI/RPA. Conversația este transformată în date structurate (câmpuri obligatorii, reguli aplicate), iar tranzacțiile sunt scrise în timp real în sistemele interne. Conformitatea este tratată riguros: WhatsApp Business oficial (șabloane aprobate, consimțământ/opt-out), GDPR (retenție, dreptul de a fi uitat), acces pe roluri, loguri și criptare in-transit.

 

Opțional: Asistentul inteligent Encorsa cu orchestrare prin BPM
În proiectele complexe, când intervin pași formali (validări, derogări, aprobări de preț/credit), putem adăuga BPM pentru a orchestra aceste etape: conversația declanșează pașii necesari, excepțiile ajung la decidenți (human-in-the-loop), iar după OK comanda este scrisă în OMS/ERP/WMS/CRM. Rezultatul: aceeași experiență fluidă pentru utilizator, cu mai mult control și trasabilitate în execuție.

 

 

Ce se vede în KPI

 

Companiile observă frecvent o reducere de 25–40% a apelurilor inbound în vârf, 10–20% mai puține erori și retururi, o scurtare cu ~20% a timpului până la confirmare și 5–12% creștere din upsell/cross-sell pe clienți recurenți. Valorile se calibrează pe datele proprii în etapa de diagnostic, dar direcția rămâne aceeași: mai puțină fricțiune în preluarea comenzilor și mai mult control asupra execuției.

 

 

Concluzie

 

Indiferent dacă presiunea vine dimineața, în perioade promo sau în momentele de aprobare, obiectivul rămâne același: comenzi înțelese corect din prima, validate pe loc și scrise curat în sisteme, cu trasabilitate cap-coadă. Asistentul inteligent Encorsa oferă exact acest tip de experiență — simplă pentru utilizatori, riguroasă pentru operațiuni.

 

 

Vrei să vezi cum ar arăta pe fluxul tău?

 

AFLĂ MAI MULTE DESPRE SOLUȚIILE ȘI TEHNOLOGIILE ENCORSA