Encorsa

SOLUȚII Descoperiți cum puteți accelera procesul de trasformare digitală al organizației, în fucție de tehnologie, industrie, departament sau tipul de flux.

COMPANIE Noi suntem Encorsa. O companiei cu 5 ani de experiență în consultanță și peste 100 de proiecte de transformare digitală implementate cu succes.

Part 1. Digitalizarea și automatizarea proceselor de business – Unde ne aflăm?

Part 1. Digitalizarea și automatizarea proceselor de business – Unde ne aflăm?

"Te invit să descoperi cum digitalizarea și automatizarea proceselor pot revoluționa modul în care lucrăm. Începem prin identificarea “stării curente” a organizației, dincolo de ceea ce se vede la suprafață: angajați supraîncărcați, erori, termene depășite, stres și frustrare."

Radu Mărgărit Autor: Radu Mărgărit

Part 1. Digitalizarea și automatizarea proceselor de business – Unde ne aflăm?

Zilele trecute am avut programată o prezentare pe Teams cu un potențial client care însă nu a mai intrat în meeting. Am sunat, dar nu a răspuns. Seara târziu potențialul client a revenit cu scuze, că nu a reușit să intre și nici nu a apucat să răspundă la telefon, o persoană decentă și politicoasă care, vizibil jenată, a explicat că trece printr-o perioadă foarte aglomerată, etc. Și chiar în timp ce vorbeam îi auzeam tastatura clipocind în ritm rapid și mi-am dat seama că, de fapt, simultan cu discuția telefonică mai scria și un email. Făcea multitasking pentru că, altfel, probabil nu putea finaliza sarcinile zilei. Vă sună cunoscut? Ați pățit și voi așa ceva?

 

Există multiple motive care pot explica această supraaglomerare a angajaților din companii: reducerile de personal în numele eficienței, lipsa de candidați care să acopere posturile libere, cerințele din ce în ce mai mari de la management, multiplele proiecte și inițiative care se derulează în organizație, ședințe nesfârșite, oboseala și reducerea continuă a capacității de concentrare, etc.

 

 

Soluții posibile?

O soluție posibilă este BPA (Business Process Automation). Conform Gardner BPA este definită ca fiind „automatizarea proceselor și funcțiilor de afaceri complexe dincolo de manipularea convențională a datelor și activităților de păstrare a înregistrărilor, de obicei prin utilizarea tehnologiilor avansate”. Altfel spus derularea automată a proceselor unei afaceri folosind tehnologii avansate și cu intervenție umană limitată.

 

Dacă am reuși să automatizăm (chiar și parțial) procesele dintr-o companie, nu doar că am degreva angajații de supraîncărcarea cu taskuri, dar am și:

 

– Reduce timpii de execuție;

– Elimina erorile umane inerente;

– Reduce oboseala si stresul angajaților;

– Asigura conformitatea cu procedurile;

– Am putea scala când este cazul fără o creștere a costurilor.

 

Și lista de avantaje ar putea continua, dar cu toate acestea digitalizarea și automatizarea proceselor se derulează cu mare greutate și rezultate relativ modeste în majoritatea companiilor din Romania.

 

 

De ce nu ne automatizăm?

Există suficiente motive care să justifice și întârzierea în adopție și rezultatele modeste. Să listăm câteva dintre ele:

 

Conservatorism și autosuficiența („Se vaită colegii, dar ne vom descurca cum ne-am descurcat și până acum!”)

Teama de evaluare („Vă spun sincer. Nu vrea nimeni să evalueze procesele actuale. Dacă reiese că nu sunt optime o să ne întrebe cineva de sus de ce nu am făcut nimic până acum. Mai bine le lăsăm așa cum sunt.”)

Lipsa de claritate a managementului („Am luat laptopuri noi cu mouse roz, astea nu se pun?”)

Reacțiile de respingere din partea angajaților și chiar și a managementului („Să rămânem fără job după aceea?”)

Implementări anterioare eșuate sau cu rezultate modeste („Am mai încercat și nu merge!”)

Efort inițial suplimentar pe lângă taskurile curente („Deja nu mai pot, un proiect nou este tot ce îmi lipsea!”)

Lipsa de competențe interne („Noi știm să facem anvelope, nu ne pricepem la digitalizare…”)

Pentru că înainte de automatizare se află digitalizarea proceselor („La noi hârtia este de bază. Nu se poate în fabrică fără hârtii.”)

 

 

Dacă totuși vrem să digitalizăm și apoi să automatizăm procesele, de unde să începem?

De la evaluarea stării curente. Unde ne aflăm acum? Spre surprinderea mea, de multe ori managementul nu știe cu precizie unde se află.

 

– „Aveți o hartă a proceselor din companie?”

– „Noi nu avem dar o să vorbim cu colegii de la IT. Aveau ei una, da’ e mai veche, o căutăm și v-o dăm.”

– „Ce procese aveți deja digitalizate și, eventual, automatizate?”

– „Avem de toate! Avem și ERP și CRM și VMS și BI și ….bip. Dar degeaba!”

– „Astea sunt aplicații software, eu mă refeream la procese…”

 

Prima etapă în procesul digitalizare și automatizare a proceselor este evaluarea stării curente. O succesiune posibilă de pași ar fi:

 

– Pasul 1. Analiza proceselor existente și a legăturilor dintre ele.
– Pasul 2. Identificarea proceselor deja digitalizate (parțial sau total).
– Pasul 3. Identificarea punctelor de ineficiență și a blocajelor.

 

Această etapă este absolut necesară și poate fi derulată:

 

– Intern – echipa de management și specialiștii din fiecare departament.

– Mixt – echipa internă și un consultant independent sau dintr-o companie de IT parteneră.

 

Abia după ce avem o hartă a proceselor și o înțelegere a situației curente putem merge la pașii următori. Altfel vom avea doar o inițiativă punctuală, necorelată cu restul proceselor, care doar printr-un noroc ar putea funcționa corect. De cele mai multe ori este sortită eșecului pentru că:

 

– Nu au fost definite corect legăturile cu alte procese și schimburile de date – deci cineva, undeva va introduce date de mână în vreun fișier Excel.

– Nu a fost aleasă soluția optimă – poate a costat mai puțin în bugetul departamentul în cauză, dar va costa mai mult compania pe termen lung.

– A crescut complexitatea sistemului informatic – încă o aplicație de instalat, actualizat, întreținut, făcut backup, făcut suport, dat acces, etc.

– Orice schimbare a procesului ridică probleme și costuri de actualizare – schimbări determinate de alte procese sau de cauze externe.

 

În articolul viitor vom continua să explorăm pașii următori din digitalizarea și automatizarea proceselor de afaceri împreună cu recomandări de bune practici din experiența noastră și a altora.

 

Pe curând!

AFLĂ MAI MULTE DESPRE SOLUȚIILE ȘI TEHNOLOGIILE ENCORSA