Transformarea digitală nu este doar o schimbare tehnologică, ci și o schimbare culturală profundă în cadrul organizațiilor. Succesul inițiativelor de digitalizare și automatizare depinde în mare măsură de capacitatea de a gestiona eficient schimbarea și de a implica activ echipa în acest proces. Acest articol explorează strategii și practici esențiale pentru gestionarea schimbării în era digitală, cu accent pe implicarea și pregătirea echipei pentru noua realitate digitală.
Autor: Radu Mărgărit
Este de datoria liderilor să creeze o viziune clară, capabilă să motiveze și să inspire oamenii. Viitorul digital al companiei trebuie proiectat astfel încât să diminueze teama aferentă schimbări. În lipsa unei viziuni clare procesul de digitalizare are șanse mari să fie doar una dintre multele inițiative care eșuează, pentru că devine foarte complicat, consumă multe resurse și nimeni nu crede în el.
Viziunea este importantă pentru că:
• Oferă direcție și scop transformării digitale
• Motivează și inspiră echipa să adopte schimbarea
Nu este suficient ca top managementul să aibă o viziune clară și inspirațională, este nevoie ca aceasta să fie coerentă cu valorile și cultura organizației pentru a nu fi respinsă. Așa că, este necesar să:
• Articulați clar beneficiile transformării pentru organizație și angajați
• Creați o poveste pentru a ilustra viitorul digital al companiei
• Să vă asigurați că viziunea este aliniată cu valorile și cultura organizației
Odată ce avem viziunea, este necesar ca aceasta să fie transmisă în mod continuu și pe toate canalele posibile. Să avem o comunicare corectă și completă în gestionarea schimbării este extrem de important pentru că:
• Reduce incertitudinea și rezistența la schimbare
• Construiește încredere și angajament în rândul echipei
Practicile recomandate pentru o comunicare de calitate sunt:
• Dezvoltați un plan de comunicare complex (email, întâlniri, intranet)
• Comunicați frecvent și consistent, chiar și când nu există noutăți majore
• Încurajați comunicarea bidirecțională și feedbackul din partea echipei
• Utilizați lideri de opinie și ambasadori ai schimbării pentru a amplifica mesajele
Nu putem vorbi de succesul transformării digitale fără să avem implicare maximă pe termen lung din partea angajaților. Beneficiile implicării angajaților sunt:
• Crește acceptarea și adoptarea noilor tehnologii și procese
• Permite valorificarea cunoștințelor și experienței echipei în proiectarea soluțiilor
Câteva metode de implicare a angajaților ar putea fi:
• Organizați „workshopuri” și sesiuni de „brainstorming” pentru identificarea oportunităților de digitalizare
• Creați echipe multifuncționale pentru proiectele de transformare digitală
• Implementați programe de sugestii și inovație pentru încurajarea ideilor
• Oferiți oportunități de testare și feedback pentru noile soluții digitale
Este posibil ca mulți dintre membrii echipelor să nu aibă suficiente competențe digitale care să permită susținerea tranziției către digitalizare. Dezvoltarea competențelor digitale și reconversia profesională sunt necesare pentru că:
• Pregătește echipa pentru noile cerințe ale erei digitale
• Reduce anxietatea legată de schimbare și crește încrederea angajaților
Înainte de a începe implementarea proceselor de digitalizare și automatizare este necesar să:
• Realizați o evaluare a competențelor digitale existente și identificați diferențele
• Dezvoltați programe de training personalizate pentru diferite roluri și niveluri de expertiză
• Încurajați învățarea continuă prin platforme de „e-learning” și resurse online
• Creați oportunități de mentorat și învățare „peer-to-peer”
Orice schimbare, indiferent dacă se derulează la nivel personal sau la nivel profesional, este însoțită de teamă. În calitate de lideri, este de datoria noastră să înțelegem mai întâi care sunt sursele de rezistență la schimbare. Ar putea fi:
• Frica de necunoscut și de pierderea locului de muncă
• O stare de confort cu situația curentă și cu rutinele existente
• Lipsa înțelegerii beneficiilor schimbării
După ce am identificat sursele potențiale ale rezistenței la schimbare va trebui să le abordăm punctual, cu strategii care să ne permită eliminarea sau, cel puțin, diminuarea acestora. Cele mai eficiente strategii sunt:
• Abordați deschis și empatic temerile și preocupările angajaților
• Oferiți exemple concrete de succes și beneficii ale transformării digitale
• Implicați “scepticii” în proiecte pilot pentru a le demonstra valoarea schimbării
• Celebrați și recompensați adopția timpurie și succesele în utilizarea noilor tehnologii
Cultura organizațională sau „modul în care se fac lucrurile la noi” este unul dintre factorii critici ai adopției digitalizării. Ea poate deveni un factor blocant, poate cel mai important dintre toți, sau un factor de susținere a transformării digitale. Este necesară modelarea culturii organizaționale astfel încât să:
• Susțină adaptarea continuă la schimbările tehnologice
• Încurajeze experimentarea și învățarea din eșecuri
Cele mai cunoscute bune practici pentru cultivarea inovației și pentru dezvoltarea unei culturi organizaționale care să susțină transformarea digitală a companiei sunt:
• Promovați o mentalitate de creștere și învățare continuă
• Încurajați asumarea riscurilor calculate și toleranța la eșec
• Implementați metodologii agile în gestionarea proiectelor
• Creați spații și timp dedicat pentru inovație și experimentare
Ca în orice transformare, este necesar să susținem procesul de schimbare prin măsurarea și sărbătorirea progresului. Sentimentul că suntem pe drumul cel bun și că progresam este susținut de indicatori de performanță care:
• Oferă vizibilitate asupra impactului transformării
• Motivează echipa prin evidențierea succeselor
Pentru a putea măsura progresul, este necesar să implementați un sistem de monitorizare și control. Câteva recomandări în acest sens sunt:
• Definiți indicatori de performanță (KPI) clari pentru inițiativele de transformare digitală
• Implementați tablouri de bord (dashboards) pentru vizualizarea progresului în timp real
• Organizați sesiuni regulate de revizuire și reflecție cu echipa pentru a extrage lecții de învățat
• Sărbătoriți „milestones”-urile și succesele, indiferent de magnitudinea lor
Gestionarea eficientă a schimbării este crucială pentru succesul transformării digitale. Prin crearea unei viziuni clare, comunicare transparentă, implicarea activă a angajaților și dezvoltarea continuă a competențelor, organizațiile pot naviga cu succes prin complexitatea viitoarei lumi digitale.
Transformarea digitală este un proces continuu, nu o destinație finală. Cultivarea unei culturi de inovație și agilitate va permite organizațiilor să rămână adaptate și competitive pe termen lung. Prin punerea oamenilor în centrul strategiei de transformare digitală și prin abordarea empatică și pro activă a gestionării schimbării, organizațiile pot debloca întregul potențial al tehnologiilor digitale, creând un mediu de lucru eficient, inovator și care aduce satisfacție pentru toți membrii echipei.
Send us a message on: sales@encorsa.com Vă așteptăm la noi pe: Strada General H. M. Berthelot 59, București
ENCORSA este un partener de transformare digitală specializat în furnizarea de soluții sustenabile care ajută companiile să prospere într-un mediu de afaceri dinamic. Aceste soluții includ o gamă variată de tehnologii low-code, precum roboții RPA, platformele de BPM, platformele IDP și tehnologii conversaționale. Folosind aceste tehnologii, Encorsa a livrat în mai puțin de 5 ani de consultanță, peste 100 de proiecte importante de transformare digitală în valoare de peste 2,5 milioane de euro.
