Digitalizarea proceselor este esențială pentru eficiența și competitivitatea organizațiilor moderne. Cu toate acestea, multe companii comit erori în timpul acestui proces complex. Iată cele mai frecvente 7 greșeli și cum pot fi acestea evitate.
Autor: Radu Mărgărit
Multe organizații se grăbesc să digitalizeze fără un plan bine definit. Deja e un clișeu faptul că „e la modă să digitalizăm pentru că dă bine și toată lumea face asta”. Dar știm de ce să digitalizăm? „E simplu, hai să vedem unde avem probleme. La vânzări? Acolo punem în buget o digitalizare, să avem un sistem. Așa, departamentul de vânzări nu va mai avea justificare de ce nu merg vânzările.” O strategie clară este crucială pentru a alinia digitalizarea cu obiectivele de afaceri și pentru a nu risipi banii pe proiecte care vor eșua sau nu vor avea rezultatele așteptate. Fără a avea o imagine de ansamblu a necesității pe întregul ansamblu de procese, nu putem vorbi de strategie.
Implementarea de noi tehnologii fără instruirea adecvată a personalului duce la rezistență și ineficiență. Cine nu și-a pus măcar o dată problema că va rămâne fără job în urma digitalizării și automatizării? Și nu vorbim aici doar de personalul de execuție, ci mai ales de cel de conducere, care are și instrumente pentru a bloca procesul de digitalizare și automatizare. „Ce mai conduc eu dacă rămân fără oameni? O să fiu manager de roboți? Poate mai bine arătăm că procesele digitale nu sunt așa minunate și aranjăm noi să nu se facă nimic de impact. Poate așa managementul va renunța la idee.” Așadar, orice inițiativă de acest tip trebuie să includă și gestionarea componentei umane.
Automatizarea unui proces defectuos nu îl va îmbunătăți. Este esențial să optimizați procesele înainte de digitalizare, pentru că altfel ajungem la expresia „gunoi bagi, gunoi scoți”. Desigur că este un gunoi automatizat și ne putem lăuda „cum am mai automatizat noi în România și cum alte filiale din vest nu sunt în stare să facă așa”. Dar eficientizarea proceselor este un „animal” diferit, care nu se lasă îmblânzit așa ușor. „Nu mai bine îi punem o etichetă cu <<digital>> și îl lăsăm așa cum este?” Digitalizarea și automatizarea nu sunt un pansament care acoperă orice rană și nu rezolvă probleme profunde de design procese, calitate sau instruire a angajaților. Recomandăm cu căldură optimizarea proceselor înaintea digitalizării sau măcar amândouă la pachet, cu ocazia adoptării unor tehnologii noi.
Selectarea unei soluții nepotrivite poate duce la costuri ridicate și la rezultate slabe în timp. „Dar cum știm ce soluție este potrivită că noi nu ne pricepem la digitalizare?”; „Mai bine o luăm pe cea mai ieftină, măcar să nu pierdem mulți bani. Și dacă nu merge bine, o mai cârpesc și cei de la IT, că tot le dăm salarii mari.” Dacă combinați asta și cu dorința unora de a transforma digitalizarea într-un eșec, avem un cocktail perfect pentru încă un proiect de digitalizare fără rezultate. Sunt multe posibilități de a alege greșit, chiar dacă implici echipa de IT. Specialiștii au și ei orgolii, interese și propria agendă care nu întotdeauna corespunde cu nevoile organizației. Dar cine are timp să facă și criterii de selecție ca să putem face o alegere optimă? „Să nu fie pe Windows, că alea toate sunt mizerii! Am eu un amic care a pățit-o!”. Petreceți timp analizând în mod profesionist tehnologiile pe care le veți utiliza.
Sisteme digitale izolate pot crea silozuri de informații. Dacă dau buget și libertate diviziilor și departamentelor, atunci ele vor alege ceva optim pentru ele, nu pentru întreaga companie. „Cum se integrează cu restul? „Sincer, nu mă interesează! Eu vreau cel mai bun sistem CRM. Aceasta este grija mea și asta ține doar de mine”. Și apoi mai introducem încă o dată clienți și încă o dată produsele (sau le importăm săptămânal din Excel). Dar ce contează? În fond, acum oamenii au mai mult, că ne-am digitalizat. Așadar, asigurați-vă că noile soluții se integrează cu sistemele existente și că cineva căruia îi pasă de toată compania, nu doar de „scaunul” lui/departamentul lui, este implicat în decizie.
Digitalizarea este un proces complex care necesită timp și resurse semnificative. Nu este vorba doar despre a aloca un buget pentru furnizorii externi. Cine o să se ocupe de implementare? Firma furnizoare? Și ei de unde știu cum să configureze procesul? „Madi, mergi tu să vorbești cu cei de la firma de automatizare!” „Da, șefu, eu nu știu nimic despre procesul ăla, sunt și nouă aici!” „Știu, dar ei mă țin două ore și nu am timp acum de acest proiect pentru că am multe lucruri importante pe cap. Mergi tu, am încredere că știi ce să le spui”. Și Madi s-a dus și…, știți voi cum a mers proiectul. Astfel auzim zilnic de proiecte eșuate, iar la instituții ale statului, chiar pe milioane de euro. Planificați realist resursele interne pentru a evita surprizele neplăcute.
În era digitală, securitatea informațiilor este vitală. Ignorarea acestui aspect poate duce la breșe de securitate costisitoare. „Dar nu o să ni se întâmple nouă, nu?” „Domnu’ director, cei de la firma de digitalizare zic că nu le merge ceva și e de la noi. Eu nu știu ce să zic, dacă e așa sau nu, că Tavi e în concediu și nu răspunde la telefon. Mă lăsați să opresc un pic firewall-ul să văd dacă asta e problema? Oprește că nu o intră nimeni tocmai acu! Dar să îl pornești după.” Și l-a oprit… și apoi a intervenit un task oarecare, a plecat în grabă într-o chestiune personală și a uitat să îl pornească înapoi. Dar a intrat mai târziu de acasă, cu un AnyDesk piratat, că doar nu o să dea firma bani pe o astfel de licență, și l-a pornit fără probleme. Câteva săptămâni mai târziu, toate calculatoarele afișau un mesaj care zicea ceva de niște bitcoini de plătit, ca să nu pună toate datele private ale clienților pe dark web. Securitatea datelor este critică nu doar pentru a evita amenzi costisitoare, dar poate chiar pentru supraviețuirea afacerii. Niciodată nu faceți excepții de la procedurile de lucru referitoare la securitatea informațiilor.
Evitarea acestor erori comune vă poate ajuta să realizați o digitalizare de succes a proceselor, îmbunătățind eficiența și competitivitatea organizației dvs. Nu este nimic special în aceste recomandări, ci doar un set de lucruri de bun simț, dar da, uneori „bunul simț” nu este chiar așa comun.
Send us a message on: sales@encorsa.com Vă așteptăm la noi pe: Strada General H. M. Berthelot 59, București
ENCORSA is a digital transformation partner specializing in providing sustainable solutions that help companies thrive in a dynamic business environment. These solutions include a wide range of low-code technologies such as RPA bots, BPM platforms, IDP platforms, and conversational technologies. Using these technologies, Encorsa has delivered, in less than 5 years of consultancy, more than 100 important digital transformation projects worth more than 2.5 million euros.
