lridex Group Salubrizare își optimizează activitatea prin digitalizarea fluxului operațional de aprovizionare

DESPRE COMPANIE

 

Iridex Group Salubrizare este o companie cu expertiză în gestionarea deșeurilor și oferă servicii de salubrizare pe întreg teritoriul României. Compania face parte din grupul de firme IRIDEX și a fost înființată în 2008. Având în prezent peste 1000 angajați, compania s-a impus ca un jucător important, făcând parte din top 10 firme din industria salubrizării la nivel național.

 

 

PROVOCĂRI ȘI NEVOIA DE DIGITALIZARE

 

Din ce in ce mai multe companii vorbesc despre centricitatea pe client. De aceea, gestionarea proceselor de aprovizionare, constituie astăzi, în condițiile unei piețe concurențiale, o miză strategică majoră, reprezentând un potențial important de creștere în ceea ce privește calitatea serviciului, performanța termenelor de execuție și viteza de reacție la solicitările clienților. Iridex Group Salubrizare avea nevoie de implementarea unei aplicații care să acopere aceste nevoi și să permită optimizarea, eficientizarea și monitorizarea acestor procese.

 

Nevoia de digitalizare a fost evidențiată de probleme precum: lipsa de procedurizare a activităților din lanțul de aprovizionare; dificultatea de evaluare a furnizorilor; accesul limitat la informații centralizate și la istoricul comenzilor; lipsa posibilității de măsurare a performanței angajaților și gradul de încărcare a acestora; și accesarea în timp real a istoricului unei comenzi (biblioteca digitală a dosarului de achiziție) ce se desfășoară inter-departamental, între mai multe roluri operaționale.

 

“Am înțeles că lipsa digitalizării ne poate costa scump; dacă nu ținem pasul cu noile tehnologii riscăm să pierdem teren nu doar la capitolul reputație ci și în ceea ce privește însăși rentabilitatea și operativitatea afacerii noastre. Astfel am început să căutăm o soluție care să acopere nevoile companiei Iridex și am descoperit platforma Webcon BPS, prezentată de colegii de la Encorsa.” – Nicolae Tudor – Manager Aprovizionare Iridex Group Salubrizare

 

 

 

SOLUȚIA CÂȘTIGĂTOARE – WEBCON BPS

 

Iridex Group Salubrizare a adoptat platforma low-code de Business Process Management- Webcon BPS, o soluție digitală complexă și versatilă, perfect adaptată nevoilor și cerințelor companiei. Această platformă permite inițializarea comenzilor de aprovizionare direct din BackOffice sau dintr-o aplicație mobilă, generarea și transmiterea automată a cererilor de oferte de preț și a comenzilor de achiziții către furnizori. De asemenea, platforma Webcon BPS a facilitat realizarea unei biblioteci virtuale pentru accesarea documentelor asociate comenzilor de aprovizionare.

 

În plus, platforma a permis separarea responsabilităților pe flux, în funcție de unitatea de business, departament și tipul de comandă și oferă funcționalități de monitorizare și raportare pentru comenzile nefinalizate, termenele de livrare depășite și pentru evaluarea ofertelor primite de la furnizori. Soluția generează și alerte automate în aplicație sau prin e-mail, pentru persoanele implicate în flux, în funcție de stadiul comenzii de aprovizionare.

 

“Înainte de colaborarea cu Encorsa, ne-am confruntat cu numeroase dificultăți în gestionarea activităților de aprovizionare, însă după implementarea platformei Webcon BPS am reușit să transformăm aceste provocări în oportunități. În prezent, beneficiem de acces in timp real la date și documente, tranzacțiile, comenzile și evaluările furnizorilor fiind transparente și ușor de urmărit. Adoptarea platformei Webcon BPS a redefinit modul în care operăm, permițându-ne o gestionare mai eficientă și organizată a activităților de aprovizionare, cu acces la date centralizate și un control optimizat al procesului.” – Cristian Bratu – Director Departament Achiziții Iridex Group Salubrizare.

 

 

Astfel, implementarea platformei Webcon BPS, a îndeplinit cerințele Iridex, facilitând automatizarea mai multor procese cheie din companie ce includ activități specifice precum:

 

• Inițializarea comenzilor de aprovizionare pentru diverse categorii de produse și servicii în platforma de BackOffice (WEBCON BPS) sau în aplicația mobilă, conform procedurilor interne;

 

• Generarea ofertelor de preț și a comenzilor de achiziții cu posibilitatea de transmitere automată via e-mail către furnizor;

 

• Existența unei biblioteci virtuale care permite utilizatorilor vizualizarea în orice moment a documentelor care stau la baza comenzilor de aprovizionare (detalii tehnice, oferte de preț, comenzi de achiziții etc );

 

• Separarea responsabilităților pe flux in funcție de business unit, departament și tip de comandă (peste 50 de noduri de analiză a comenzilor);

 

• Monitorizarea prin rapoarte și indicatori de tipul: comenzi nefinalizate, termene de livrare depășite sau evaluare furnizori;

 

• Alerte în aplicație sau pe e-mail către persoanele implicate în flux conform stadiului în care se află comanda de aprovizionare.

 

 

REZULTATE

 

• Procedurizare activități – obținerea unui flux digitaI complet pentru gestionarea activității de generare, verificare, aprobare, preluare comandă de aprovizionare și livrare prin platforma de management a proceselor de lucru;

 

• Flexibilitate – accesarea de oriunde a informațiilor în timp real și libertatea de mișcare a persoanelor implicate în flux:

 

• Trasabilitate – posibilitatea urmăririi în orice moment a comenzilor de aprovizionare și a stadiului acestora;

 

• Simplificare operațională – gestionarea dintr-o singură platformă a situației comenzilor de aprovizionare, primirea de notificări, generarea de documente și rapoarte de activitate.

 

 

 

CONCLUZII

 

Prin parteneriatul strategic cu Encorsa, Iridex Group Salubrizare a reușit să implementeze cu succes aplicația Webcon BPS, obținând automatizarea și simplificarea eficientă a procesului de aprovizionare. Prin intermediul acestei aplicații, managementul companiei poate consulta în orice moment rapoarte specifice, precum cel din imaginea de mai jos.

 

 

“Pentru Iridex, această investiție în digitalizarea proceselor de aprovizionare reprezintă un pilon esențial în efortul nostru de transformare digitală, facilitând comunicarea fluidă, gestionarea eficientă a datelor și asigurând că rămânem în pas cu cerințele și inovațiile din industrie.” – Cristian Bratu – Director Departament Achiziții Iridex Group Salubrizare

 

Avantajele implementării au fost multiple: documente digitale ușor de stocat, acuratețe și rapiditate în comunicare, trasabilitate și vizibilitate a informației, posibilitatea de a urmări o comandă în toate etapele sale. Datele obținute astfel generează noi informații și perspective ce vor fundamenta următoarele decizii de investiții, modele noi de afaceri care vor furniza experiențe apreciate de consumatori și care pot stimula inovația atât de necesară în orice afacere.