Cum digitalizăm eficient un proces de achiziții în 2024

Ca să se diferențieze pe piață, fiecare companie își definește propriul model de afaceri în încercarea de a satisface nevoile clienților săi într-un mod profitabil. Deși procesul de achiziții are un rol important în funcționarea unei companii, de multe ori este lăsat în urmă atunci când se stabilesc prioritățile pentru digitalizare și automatizare. Motivele sunt diverse: de la “este prea complex ca să îl digitalizăm” până la “merge și așa deocamdată și oricum avem alte procese mai importante pe listă”.

Cum arată un proces simplu de achiziții

Să începem prin a prezenta un proces clasic de achiziții care poate fi regăsit în multe companii. Nevoia pentru produse sau servicii este raportată de personal sub forma unor „rapoarte de necesitate”, adică documente primare completate de solicitanți în care aceștia descriu nevoia. De exemplu, „Am nevoie de o tastatură nouă pentru că tastatura cu care lucrez are deja 4 ani și tastele sunt tocite.” Această solicitare se transmite de regulă la managerul departamentului din care fac parte, în diverse forme, de la scris pe hârtie, la trimis email sau mesaj pe WhatsApp. Managerul decide dacă solicitarea este pertinentă și o aprobă sau o respinge. Urmează apoi ca solicitarea să ajungă la managerul departamentului de achiziții sau aprovizionare, care verifică la rândul lui solicitarea și dacă există buget pentru o astfel de achiziție. Apoi, mai departe, o alocă, după caz, la managerul departamentului de IT care să îi dea specificații tehnice pentru modelul de tastatură agreat în companie. În funcție de complexitatea solicitării (nu este cazul pentru o tastatură), acesta o alocă la un coleg din echipa de hardware care se documentează și selectează unul sau mai multe modele care acoperă nevoia solicitantului și care să respecte politicile de IT ale companiei. Managerul de IT își dă acordul și apoi ajunge înapoi la managerul departamentului de achiziții, care alocă acest task la un agent de achiziții din echipa sa.

Dacă v-ați plictisit deja, vă anunț că procesul nostru a parcurs probabil doar 20% din total. Dacă avem un contract cu un furnizor agreat pentru o astfel de achiziție, putem trimite o comandă fermă de achiziție către acesta. Dacă nu avem, atunci ar trebui să cerem trei oferte și să alegem oferta cu raportul preț-calitate cel mai bun, sau poate pentru o sumă mică alegem o achiziție directă și rapidă de la eMag sau pentru o achiziție cu sumă mare poate este necesar să organizăm o licitație. Deci fluxul nostru va avea pași diferiți pentru fiecare metodă de achiziție. După ce am trimis comanda, urmează să primim marfa, să îi facem recepția, să ne asigurăm că produsul corespunde și avem toate documentele necesare. Apoi ar trebui să ne asigurăm că solicitantul este notificat că produsul său a ajuns, să îi pregătim acestuia un proces-verbal de primire-predare și, într-un final glorios, să îi cerem feedback despre produsul primit și despre cum a decurs procesul de achiziție. Și asta este versiunea simplă a unui proces de achiziții.

De ce să digitalizez procesul de achiziții?

Lista motivelor este lungă: să elimin hârtia, să elimin Excel-urile de la fiecare departament, să reduc numărul de mesaje și timpul pierdut cu redactarea acestora, să știu cine, ce și când a cerut ceva, să știu în orice clipă unde se află solicitarea mea, să controlăm mai bine costurile aferente acestui proces, să pot vedea într-un tablou de bord încărcarea agenților mei de achiziții, să pot vedea furnizorii preferați și feedbackul despre aceștia, să văd cât durează procesul și unde se blochează el, și așa mai departe.

Avem patru soluții pentru rezolvarea problemei:

Să setăm procesul în ERP-ul nostru – Tot îl avem, am dat bani pe el și nu puțini, hai să vorbim cu furnizorul să ne facă configurările. Și apoi începe circul: nu putem să setăm tot procesul așa cum vreți, nu putem să setăm automat ca achizițiile mai mari de 10k să ajungă și la directorul financiar pentru aprobare și nu putem nici să inserăm semnături electronice. Sau varianta cealaltă: putem, dar durează un an și va costa 100.000 de euro.

Să cumpărăm o aplicație software specializată – Dacă nu am reușit cu soluția de la punctul unu, hai atunci să căutăm o aplicație software gata făcută care să coste puțin și să o instalăm repede. Și din nou începe circul, pentru că furnizorul încearcă să ne convingă să folosim aplicația așa cum a fost făcută, nu cum avem noi nevoie să funcționeze. În plus, noi avem nevoie să o integrăm cu aplicația noastră ERP, ca de acolo ar trebui să ia nomenclatorul de produse și stocul minim și mai trebuie să o integrăm și cu DMS-ul ca să pună acolo toate documentele când procesul este gata. Unde să găsim așa ceva?

Aplicație software pe comandă – Dacă primele metode nu au dat rezultate, atunci nu mai bine apelăm la o firmă să ne construiască o aplicație pe comandă așa cum vrem noi? În acest caz, aplicația va funcționa așa cum ne dorim, dar cât va dura analiza și dezvoltarea, cât va costa aplicația și integrările? Și poate avem banii, dar ce facem dacă procesul nostru se schimbă? Și se va schimba, pentru că lumea este dinamică, apar nevoi noi, manageri noi, cerințe noi… O luăm de la capăt la fiecare 6 luni ca să facem update? Și să ne rugăm să nu plece băiatul ăla deștept la Microsoft, că nu mai știe nimeni apoi ce a făcut el acolo.

Configurăm procesul într-un BPM – O astfel de platformă ne permite să definim procese. Orice fel de procese. Și să le schimbăm noi, ușor, chiar fără să știm programare. O astfel de platformă se integrează prin API cu orice ERP, ca să trimitem și să primim date, și cu un DMS sau cu un WMS. Și nu costă nici așa de mult și nici nu durează un an. Și putem să definim în ea și alte procese. Este BPM-ul o soluție perfectă? Probabil nu, dar cu siguranță mai bună decât primele trei.

Dacă vrei să aflii mai multe despre cum să digitalizezi eficient un proces de achiziții în 2024, te invităm să participi la webinarul nostru pe această temă, intitulat „De la Complex la Simplu: transformă procesele de achiziții în 2024” care va avea loc MIERCURI, 5 iunie 2024, de la ora 14.00.