Encorsa - Flux de lucru pentru administrare registratură electronică

Tipuri de implementări

Flux de lucru pentru registratură electronică

Utilizați platforma WEBCON BPS pentru a elimina hârtia și pentru a reduce costurile de administrare a corespondenței (primite sau trimise) din companie.

Prelucrarea corespondenței primite

Folosind WEBCON Business Process Suite și ajutorul ENCORSA, procesul de gestionare a corespondenței primite poate urma mai multe etape: clasificare și înregistrare (introducerea informațiilor de bază referitoare la document, ca de exemplu numărul documentului, data emiterii, data recepției etc.), alocarea corespondenței proprietarului său, respectiv persoanei care o va aproba în pasul următor (sau care trebuie doar să fie informat despre existența sa).

În etapa finală a procesului de înregistrare a documentului se tipărește o eticheta autocolantă cu un cod de bare (generat de aplicație) sau QR code (ce poate stoca mai multe informații) și asociat documentului, pregatindu-l pentru scanare.

WEBCON BPS scanează documente în mod asincron și acest lucru permite procesarea în serii; folosind scanere de înaltă performanță, se pot scana până la 60 de pagini pe minut, cu parametrii adecvați pentru OCR. Folosirea arhitecturii OCR WEBCON (disponibilă opțional) permite recunoașterea, indexarea completă a conținutului documentului și căutarea în conținut (contracte, corespondență clasică, etc.).

Procesul OCR permite înregistrarea documentelor direct din procesul de scanare, folosind recunoașterea automată a datelor (numere de identificare, valori, date etc.) folosite în contabilitate. Acest proces este util mai ales unei tipologii specifice de clienți care prelucrează un număr mare de documente într-un interval de timp restrâns (începutul lunii) iar documentele în sine au de obicei o structură specifică (în majoritatea cazurilor facturi).

Un document înregistrat corect este transmis în sistem, urmărind fluxului de lucru alocat. Prin urmare, procesarea unei facturi de achiziție va fi diferită de procesarea unui contract sau a unei scrisori oficiale primite de la clienți.

Prelucrarea corespondenței trimise

Scopul înregistrării corespondenței trimise este de a ține evidența corectă a fiecărui document care pleacă din companie. În fluxul de lucru principal, fiecare articol trimis este înregistrat în sistem, alături de informații despre canalul de comunicare utilizat. Se pot crea automat liste de ieșire, de asemenea în format electronic. Obiectivul este de a identifica clar și de a urmări ce s-a întâmplat cu articolul trimis, dacă și când a ieșit din companie sau a ajuns destinație.

Pentru a facilita gestionarea corespondenței de ieșire, WEBCON Business Process Suite permite utilizarea șabloanelor de documente (pregătite în prealabil de client în format Microsoft Office Word 2007 sau 2010); odată cu înregistrarea documentului de ieșire, acestea sunt completate automat cu datele clientului, numărul cazului sau codul de bare. Puteți edita documentul înainte de al trimite iar în afară de expedierea sa fizică (de exemplu, prin intermediul unui serviciu de curierat rapid), puteți trimite pe e-mail clientului dvs și versiunea sa electronică (uzual în format PDF).

Clasificarea corespondenței

Clienții cataloghează frecvent corespondență de intrare și de ieșire prin arhivarea versiunilor pe hârtie ale documentelor în dosare marcate corespunzător. Fiecare document este înregistrat în sistem fiindu-i atașată o descriere adecvată a conținutului său, precum și cu un cod de bare asociată dosarului. Fiecare tip de document înregistrat la recepție are atribuit un dosar implicit (sau tip de dosar). O legătură între document și dosar este vizibilă bidirecțional în sistem. Accesarea documentului vă permite să vizualizați informații din dosarul asociat și reciproc – accesul la un dosar afișează informații despre toate documentele stocate în interiorul acestuia. Puteți efectua astfel de apeluri scanând documentele sau codurile de bare ale dosarului.

Asocierea corespondenței

Fiecare document care intră sau iese din companie poate fi asociat cu alte documente deja înregistrate. Poate fi atribuit clienților, categoriilor, proceselor, listelor de probleme, etc.

Cautarea în corespondență

Sistemul electronic de gestionare a documentelor oferit de WEBCON BPS include unelte eficiente de căutare a corespondenței. Acesta folosește un număr de ordine introdus manual sau scanat automat. Documentele pot fi, de asemenea, identificate folosind alte atribute (de exemplu, client, data recepției, persoane responsabile etc.) iar în cazul documentelor procesate OCR, prin atașamente. Fiecare versiune a unui document electronic este salvată în timpul fluxului de lucru în companie, ceea ce înseamnă că documentul găsit conține un istoric complet și detaliat al modificărilor introduse de la înregistrarea sa.

Caracteristici de bază ale WEBCON Business Process Suite

WEBCON Business Process Suite suportă fluxuri de lucru complete pentru corespondența de intrare și ieșire prin:

  • utilizarea codurilor de bare uni sau bidimensionale pentru identificarea și căutarea documentelor;
  • scanarea asincronă a documentelor, pe tranșe, pentru productivitate;
  • suport OCR pentru căutarea în cuprins sau atașamente și înregistrarea automată prin scanare;
  • pornirea unor fluxuri de lucru secundare, astfel încât corespondența înregistrată la recepție să poată fi mutată automat pe un traseu de flux de lucru alocat unui anumit tip de document;
  • posibilitatea de a modifica un flux de lucru existent în cazul în care procedurile de business se schimbă;
  • monitorizarea completă a documentelor înregistrate și procesate, inclusiv istoricul aprobărilor și modificărilor;
  • rapoarte de performanță pentru punctele de înregistrare;
  • suport pentru volume mari de date și număr mare de utilizatori.

    București (HQ)

    ADRESĂ

    Anchor Business Center, Str. Timisoara, Nr. 26

    TELEFON

    +40 766.372.356

    EMAIL

    sales@encorsa.com

    Copy link