Articol de:
Alina Scinteianu
Alina Scinteianu

GETICA OOH automatizează departamentul financiar contabil pentru a gestiona rapid și eficient cash flow-ul societății

Una dintre preocupările managementului unei companii este aceea de a urmări în permanență situația facturilor emise către clienți, asigurându-se că acestea sunt încasate la termenele stabilite în contractele agreate cu partenerii, pentru a putea previziona capacitatea de achitare a datoriilor firmei către furnizorii proprii.

Foarte multe firme se confruntă cu dificultăți în gestionarea fluxului financiar contabil și au nevoie de informații în timp real pentru a lua măsuri care să prevină un cash flow negativ (apare atunci când societatea are plăți mai mari decât intrările de numerar).

“Ne-am dorit să automatizăm procesele manuale pentru a elibera timpul personalului calificat și a le permite să desfășoare activități cu valoare adăugată mai mare și să poată susține mai bine relația cu restul departamentelor companiei. Am obținut toate acestea și chiar mult mai mult. Pe lângă control și predictibilitate, ne-am ales cu noi abilitați de abordare structurată a provocărilor și cu capacitatea de a identifica alte viitoare potențiale oportunități de automatizare.” Eliza Geodoiu, Director Financiar – Getica OOH.

Soluție

ENCORSA HQ SRL a dezvoltat o aplicație software pentru departamentul financiar contabil al GETICA OOH, un sistem integrat care lansează un tablou principal de bord unde sunt sintetizate datele mai multor module: modulul clienți, modulul generare note contabile și modul plăți. Fiecare modul este compus din procese/acțiuni și rapoarte, grupate în funcție de categoria de activități.

Tablou de bord Getica OOH

Fig 1. Tabloul de bord al aplicației

Rezultate

Procedurizare activitate – dezvoltarea unui flux digital complet pentru gestionarea facturilor, pe platforma de BackOffice (WEBCON BPS), interconectată cu procese de tip RPA (UIPATH);

Vizibilitate – Stabilirea unei imagini reale a situației financiare a societății în orice moment;

Predictibilitate – Stabilirea capacității de achitare a datoriilor societății;

Performanță continuă – Rapoarte cu analize referitoare la intrările și ieșirile din societate. Astfel, se pot lua măsuri în cazul în care ieșirile sunt superioare intrărilor;

Control – Planificarea cheltuielilor pentru perioada viitoare;

Simplificarea operațională – gestionarea dintr-o singură platformă a situației facturilor și a notelor contabile aferente precum și a notificărilor transmite către clienții restanți

Raportări specifice – Generarea de documente și rapoarte KPI pe care managementul companiei le poate consulta în orice moment.

Despre companie

Publicitatea outdoor este o alternativă la lumea publicității online. Reclamele OOH sunt dificil de evitat și pot avea un impact semnificativ asupra consumatorilor datorită dimensiunii și contrastului cu mediul real.

Pe lângă aceasta, reclamele OOH au un efect pozitiv când vin ca o completare a publicității digitale. Un studiu a constatat că, consumatorii sunt cu 48% mai predispuși să interacționeze cu un anunț digital după ce au fost expuși mai întâi la un anunț OOH.

Una dintre companiile lider de pe piața furnizorilor de spații și servicii de outdoor advertising din Romania, cu o retea națională de aproximativ 2.000 de structuri de tipul billboards, backlits, pillar, city lights, amplasate în locații premium, pe întreg teritoriul țării, este Getica OOH.

Echipa Getica OOH se mândrește cu angajamentul față de livrarea de servicii de calitate oferite clienților săi. Au introdus pe piața românească structura pe un singur picior pentru billboard-urile în format mare pe drumurile naționale și drumurile de acces în marile orașe. Pentru acoperire urbană, au dezvoltat cea mai completa rețea națională de formate tip backlit, billboard 6×3 și citylight, continuând să ofere soluții inovatoare, potrivite pentru fiecare tip de solicitare.

Soluția în detaliu

Dacă în 2020 clientul nostru a optat pentru automatizarea fluxului intern de facturare folosind  tehnologia RPA (Generarea automată a facturilor, și respectiv trimiterea de e-mail-uri automate clienților), munca de facturare fiind preluată în totalitate de robot, fluidizând astfel activitatea personalului din departamentul financiar,  în 2021 a revenit către Encorsa pentru dezvoltarea unor aplicații care să optimizeze activitatea departamentului atât în ceea ce priveste serviciul de notificări către clienții restanți cât și în ceea ce privește automatizarea procesarii facturilor primite de la furnizori și a platii acestora.

Astfel, la acest moment deține un modul cu trei aplicații :

1.Modulul financiar-clienți – prin intermediul căruia se importă și se actualizează automat în fiecare zi, la o oră prestabilită, clienții și facturile acestora, urmând ca facturile ce au depăsit 1/5/10/30/50 zile de la data scadentă să fie automat notificate. În plus, o data pe an, fiecare client este notificat automat în vederea confirmării soldului contabil. În orice moment, aplicația îi pune la dispozitie utilizatorului final o serie variată de rapoarte, atât în ceea ce priveste numărul total de clienți, a facturilor fie ele achitate, neachitate sau la recuperator cât și notificarilor trimise, în curs de aprobare, anulate s.a.m.d. Toate aceste rapoarte pot fi exportate în excel print-o singură apăsare de buton.

Rapoarte aplicatie Getica

Fig.2 Rapoarte

Dasboard-ul îi oferă utilizatorului o imagine de  ansamblu prezentându-i informații despre clienții notificați, o analiză statistică a status-urilor facturilor, precum și viziualizarea task-urilor aferente utilizatorului curent. Mai mult, la cererea lui, acesta poate introduce manual un nou client pe care să-l și notifice dacă va fi cazul.

Modulul financiar Getica

Fig.3 Modulul financiar/clienți

2.Modulul financiar-plăți – în cadrul acestei aplicații sunt gestionate bazele de date existente ale companiei. Date din aceste platforme sunt importate fie prin citirea de fișiere de de diferite tipuri, fie prin preluarea lor de catre, un robot în baza unei selecții de plăți la cererea utilizatorului. În urma importului, fiecarei plăți i se va genera atât fișierul de bancă de preluat în platformele de online banking cât și nota contabilă de preluat în sitemul ERP al companiei. Acestea pot fi previzualizate și sau transferate către ERP/online banking fie individual pe fiecare plată fie „ bulk” dintr-un raport de note contabile și fișiere de bancă.

Modul plati Getica

Fig.4 Modulul plăți

3. Modulul generare note contabile – în cadrul acestei aplicații, de asemenea, ne folosim de un robot care importă, la cererea utilizatorului, o selecție de facturi ale diversilor furnizori. Odată importate, fiecarei facturi i se generează automat o notă contabilă ce poate fi transferată către ERP-ul companiei.

Modulul generare note contabile Getica

Fig.5 Modulul generare note contabile

Imediat după implementare, activitatea personalului din departamentul financiar-contabil a beneficiat de o îmbunătățire semnificativă, cele trei aplicatii degrevând personalul de cel putin două-trei ore de muncă manuală per zi. Mai mult decât atât, rapoartele au fost de un real folos, oferind – în timp real – o imagine de ansamblu clară și ușor de accesat. Suplimentar, notificările transmise au redus numărul clienților restanțieri.

Cuvânt de încheiere

Practic orice proces repetitiv realizat de un angajat poate fi transferat în sarcina unui robot. Acesta poate imita orice acţiune de tip: click de mouse, apăsare de taste, navigare într-o fereastră de aplicaţie sau browser. Odată ce succesiunea etapelor este definită, acesta le va executa automat, fără intervenţie umană şi fără greşeală, raportând activitatea în cadrul platformei de management al activităților.

Prin automatizarea proceselor de bază se poate susține echipa financiară ca să economisească o imensă cantitate de timp și stres. Nu numai asta, se va contribui la asigurarea unor informații financiare corecte și coerente.

Astfel, ei se vor elibera pentru a analiza și interpreta informațiile și tendințele financiare și pentru colabora cu celelalte departamente pentru a obține eficiență și pentru a vă ajuta să vă dezvoltați.

GETICA OOH a înteles că viitorul este al institutiilor digitalizate, standardizate, care au o bază solidă de procese și acordă importanță inovației.

Pentru ei, investiția într-un software pentru automatizarea proceselor financiare obositoare este un preț mic de plătit, mai ales atunci când beneficiile sunt atât de semnificative.

    București (HQ)

    ADRESĂ

    Anchor Business Center, Str. Timisoara, Nr. 26

    TELEFON

    +40 766.372.356

    EMAIL

    sales@encorsa.com

    Copy link