Articol de:
Radu Margarit
Radu Margarit

Flexibilitatea este prioritatea noastră – interviu exclusiv cu CIO al Ramsat S.A.

„Flexibilitatea este prioritatea noastră”

interviu exclusiv cu CIO al Ramsat S.A.

Ce fel de caracteristici ar trebui să aibă un sistem BPM? Ce ar trebui să faceți și ce să evitați în timpul implementării sale? Care sunt diferențele dintre implementarea ERP și BPMS? Piotr Jaskiewicz, CIO din Ramsat S.A., își împărtășește expertiza pe aceste subiecte și pe alte subiecte interesante.

  • WEBCON: Care au fost începuturile dvs. cu BPMS? Ce elemente ați analizat pentru alegerea unei platforme?

Piotr Jaskiewicz, CIO: În cazul companiei mele obiectivul a fost să aleg o platforma stabila, scalabila și flexibila pentru automatizarea proceselor de business. Decizia a fost luată în principal de departamentul IT; la început, am analizat și decis că orice software la cheie nu va funcționa pentru noi. De asemenea, nu am dorit implicarea unei companii externe pentru a face o analiză și implementare în conformitate cu aceasta.
Căutam un sistem care să poată fi gestionat nu numai de profesioniștii IT, ci și de angajații cu mai puțină experiență în acea zonă. Ideea a fost să modeleze și să automatizeze procesele noastre fără programare cod. Mai mult decât atât, am dorit să putem realiza noi procese și să le modificăm folosind resurse interne disponibile în departamentul nostru IT.

  • Cum au arătat implementarea și automatizarea primelor procese?

Datorită faptului că am ales un sistem flexibil, nu a fost nevoie să facem o analiză foarte amănunțită și apoi să procesăm perfect toate procesele din sistem. Știam că flexibilitatea oferită de platformă ne va permite să facem cu ușurință schimbări în viitor și să adaptăm procesele la nevoile noastre actuale.
În decurs de o lună și jumătate am instalat sistemul în mediul nostru de lucru și am implementat primele două, cele mai mari procese care automatizează procesarea facturilor și procedura de achiziții. Apoi, folosind numai resursele noastre interne, am dezvoltat alte fluxuri de lucru.
Capacitatea de a urmări acțiunile utilizatorilor în fiecare etapă a unui proces s-a dovedit a fi deosebit de utilă în timpul dezvoltării fluxurilor de lucru. Acum putem verifica cine, când și în ce etapă de lucru a introdus sau modificat un document și ce anume a fost alterat. O astfel de transparență și trasabilitate este extrem de importantă pentru noi, deoarece permite controlul complet al activităților noastre.-

Căutam un sistem care să poată fi gestionat nu numai de profesioniștii IT, ci și de angajații cu mai puțină experiență în acea zonă. Ideea a fost ca sistemul să modeleze și să automatizeze procesele fără a scrie cod.

  • Implementarea sistemului BPM aduce de obicei o schimbare a modului în care procesele funcționează în organizație și uneori, intampina o anumită reticență din partea angajaților. Ați putea să ne povestiți ce s-a întâmplat în compania dvs.?

Nu am vrut să ne obligăm angajații să lucreze într-un mod nou. Am implementat procese de care eram convinși că vor ușura și îmbunătăți în mod semnificativ activitățile, apoi am așteptat să obținem rezultate.
În ceea ce privesc problemele tehnice, am luat o abordare iterativă. Compania a cumpărat platforma și împreună cu WEBCON a implementat primele două procese principale. Adițional, am introdus un flux de corespondență care ne-a permis să creăm un singur punct de înregistrare a documentelor pe care apoi să le convertim în format electronic. A fost foarte important pentru noi, deoarece abordării noastre în vânzări avem aproape 200 de magazine în întreaga Polonia. Grație unui astfel de flux de lucru, putem controla toate documentele care provin de la filialele noastre.
Știam că numai aceste trei fluxuri de lucru menționate mai sus pot genera beneficii, ca de exemplu reglementarea fluxurilor de documente, eliminarea întârzierilor și capacitatea de a le urmări în fiecare etapă a procesului. Acesta este motivul pentru care am decis să punem în aplicare aceste prime trei fluxuri de lucru (având în vedere impactul lor pozitiv asupra organizației) și apoi să introducem altele, dacă soluția a dovedit că funcționează bine. Primele trei luni de la implementare au fost tipice pentru un astfel de proiect. Angajații au trebuit să se adapteze și să învețe să îndeplinească activități de zi cu zi într-un mod ușor diferit. Nu au existat exemple semnificative de nemulțumire sau abandon. După câteva luni, angajații au început să vină singuri la departamentul IT, să solicite alte fluxuri de lucru și să ofere sugestii pentru automatizarea proceselor următoare.

  • Faptul că angajații vin la Dvs și solicită mai mult, vă mulțumește că sistemul funcționează bine sau vă ingrijoreaza volumul de muncă care vă așteaptă?

Cel mai important lucru este ca avem dovada că am luat o decizie bună și aceasta îmi oferă multă satisfacție! Pe de altă parte, într-adevăr nu este o mare problemă pentru noi. Realizarea de noi procese [în WEBCON BPS] nu este o provocare atât de mare până la urmă și aduce anumite beneficii companiei. Datorită faptului că putem face totul cu resurse interne, nu considerăm inițiativa angajaților noștri ca fiind o altă problemă de rezolvat. Dacă am folosi servicii ale unei companii externe, atunci probabil că ar fi o problemă. Dar, în cazul nostru, suntem doar bucuroși să facem organizația noastră mai eficientă.

  • Este foarte frecvent ca firmele să ezite atunci când vine vorba de a lua o decizie cu privire la modul de modificare a proceselor în timpul implementării BPMS. Pe de o parte, este nevoie să dezvoltați cel mai bun proces posibil iar pe de altă parte, există o temere legată despre cum să acționați dacă procesul implementat nu este chiar atât de bun pe cât se presupunea. Cum ați abordat această problemă în procesul de implementare?

În faza de implementare, nu am vrut să creăm procesele exact așa cum el au funcționat înainte de implementare. Cred că ar fi fost o greșeală. Am pornit de la premisa că am investit într-o platformă flexibilă care ne va permite să facem cu ușurință modificări în viitor. Având ca viziune ce vrem să obținem în următorii ani, am dorit să dezvoltăm soluții optime într-un mod evolutiv.
Este important să rețineți, că trecerea de la hârtie la documentele în format electronic, în sine, provoacă lucrurile să funcționeze diferit. Prin urmare, va trebui întotdeauna să se facă modificări după implementarea sistemului. Datorită faptului că angajarea dezvoltatorilor externi este costisitoare și necesită timp, am preferat să investim într-un sistem care să ne permită să facem noi orice schimbări și să construim procese noi.

Într-o lună și jumătate am instalat sistemul în mediul nostru și am implementat două cele mai mari procese care prelucrează automat procesarea facturilor și achizițiile. Apoi, folosind numai resurse interne, am dezvoltat alte fluxuri de activități.

  • Ați putea oferi câteva recomandări despre ce anume trebuie evitat în timpul implementării?

Pe baza experienței mele, când trebuie create fluxuri de lucru, este important să evităm să intrăm prea mult în detalii și să dezvoltăm diverse funcționalități care, în realitate, nu pot fi utilizate. Este foarte important să implementați fluxuri de lucru de care să fiți siguri că vor funcționa efectiv. Prin urmare, în opinia mea, este o greșeală să analizezi fiecare detaliu în proces și apoi să încerci să-l implementezi într-un sistem. În situația manipularii documentelor pe suport hârtie, unele activități sunt realizate într-un mod specific pentru un anumit mediu de lucru și nu pot fi mapate „așa cum sunt” într-un sistem BPM.
Fluxurile de lucru ar trebui să vizeze standardizarea proceselor și a activităților utilizatorilor. Prin urmare, nu este necesar să se efectueze constant unele mici modificări, care să țină pe loc alte proiecte.

  • Care este diferența dintre implementarea BPMS și implementarea ERP?

Există o diferență uriașă. Implementarea ERP este o provocare pentru fiecare organizație. De exemplu, trecerea de la un ERP la altul, necesită o analiză foarte amănunțită, mult timp și bani și, în multe cazuri, lucru suplimentar după orele de program pentru a vedea dacă totul funcționează bine. În plus, departamentele IT trebuie să asigure migrarea corectă a datelor și cartografierea detaliată a proceselor.
În același timp, sistemele BPM permit o altă abordare. Este posibil să se creeze și să migreze câte un singur proces, unitar, care nu le va afecta pe celelalte. În cazul ERP nu este posibil, deoarece procesele se suprapun. De exemplu, într-un ERP nu există modalități de a separa o factură de achiziție de o factură de vânzare. Astfel, BPMS permite crearea fluxurilor de lucru pas cu pas, cu posibilitatea de a modifica între timp. Este o diferență uriașă ce face ca implementarea să meargă mult mai ușor și mai repede.

  • Ați menționat că, de la bun început, departamentul Dvs. a presupus că va fi necesară o modificare a proceselor implementate. Cum arată situația după 2 ani de utilizare a sistemului?

Cel mai important, avem acum mult mai multe procese, pentru că așa cum am menționat, angajații ne solicită să automatizăm mai mult. Este un comportament aproape „contagios”. Când un departament observa că alte departamente pot face ceva mai repede și mai simplu, reprezentantul său cere să creeze fluxuri noi de lucru pentru oamenii lor.
Dacă este sa apreciem procesele create în timp împreună cu WEBCON în timpul implementării sistemului, acestea sunt acum mai detaliate și obțin rezultate mai bune. Le-am îmbunătățit în termeni analitici. Ne oferă un control mai bun asupra a ceea ce se întâmplă și datorită unor KPI eficienți putem identifica blocajele pe care le putem apoi rezolva rapid.

În opinia mea, este o greșeală să analizezi fiecare detaliu in amănunțimea unui proces și apoi să încerci să-l implementezi într-un sistem. Fluxurile de lucru ar trebui să vizeze standardizarea proceselor și a activităților utilizatorilor.

  • Câți oameni utilizează sistemul în compania Dvs. și ce impact are asupra lor?

Avem două grupuri de angajați. Primul (aproximativ 400 de persoane) poate vizualiza documente și procese care îi privesc (de exemplu, cererile de concediu). Al doilea grup este format din aproximativ 100 de utilizatori care creează și modifică documente, acceptă costuri și cheltuieli, plasează comenzi etc.
Cu aceste cifre de angajați, un sistem BPM corespunzător asigură o eficiență mai mare a muncii, simplificând și scurtând sarcinile zilnice. În plus, apreciem mult posibilitatea de a ne controla activitățile prin KPI și, de asemenea, realizarea de economii de timp și bani rezultate, ca de ex. prin gestionarea electronică a documentelor.

După anumite etape de dezvoltare a organizației, nu ne mai punem întrebări din categoria „investim în sistemul IT?”, ci „în ce sistem IT investim și ce vrem să realizăm”.

  • Vă mulțumesc pentru timpul acordat

Cu plăcere!

    București (HQ)

    ADRESĂ

    Anchor Business Center, Str. Timisoara, Nr. 26

    TELEFON

    +40 766.372.356

    EMAIL

    sales@encorsa.com

    Copy link