Articol de:
Catalin Profir
Catalin Profir

CAFR implementează un sistem integrat pentru digitalizarea activității de coordonare a auditorilor financiari din România.

Context

La fel ca alte organizații și CAFR (Camera Auditorilor Financiari din Romania) este în prezent într-o schimbare a paradigmei către o formă mai digitală. Astfel, transformările din cadrul profesiei dar și cele din cadrul asociațiilor de profil devin inevitabile.

CAFR a acumulat informații și cunoștinte mai bine de 11 ani utilizând, până la momentul implementării, o aplicație statică de gestiune a bazei de date cu raportările auditorilor. Prin noul sistem integrat, CAFR și-a propus să ofere celor peste 5400 de membri o modalitate completă de comunicare și coordonare a relației cu aceștia.

Funcționalitățile digitalizate în cadrul sistemului integrat, dezvoltat pe platforma WEBCON BPS, sunt cele referitoare la activitățile de management a comunității:

  • Gestiunea relației CAFR cu membrii auditori, persoane fizice sau juridice, membri deplini sau stagiari;
  • Stabilirea obligațiilor de plată și informarea privind stingerea acestora;
  • Managementul cursurilor obligatorii sau opționale;
  • Controlul inspecției activităților membrilor auditori;
  • Procese aferente compartimentului de Resurse Umane al CAFR;
  • Rapoarte analitice și sintetice.

Acum, sistemul este conectat la portalul oficial al CAFR dedicat membrilor auditori, platforma de e-Learning și aplicația financiar-contabilă.

 „Ambiția noastră a fost de a proiecta procese de afaceri integrate pentru a facilita și chiar automatiza activitățile de coordonare a membrilor noștri. Combinarea metodelor de lucru digitale cu judecata profesională a angajaților și membrilor camerei promite să fie cea mai reusită cale spre viitor.” – Adrian Popescu, Președinte CAFR.

Provocări

  • Necesitatea de a răspunde rapid și flexibil la modificările impuse de legislația din domeniu;
  • Construirea unui nou Intranet Financiar  bazat pe o abordare de tip modelare activități sub formă de procese și subprocese integrate;
  • Creșterea agilității și reducerea costurilor prin oferirea unei autonomii reale a departamentului IT pentru asigurarea managementului schimbării proceselor create;
  • Conectarea extranetului dedicat membrilor cu noua platformă BPM de tip Intranet.

Soluția

Dezvoltarea unui sistem integrat sub forma unui tablou principal de bord care centralizează mai multe module aplicative. Fiecare modul este compus din procese/acțiuni și rapoarte, grupate în funcție de categoria de activități pe care un compartiment CAFR le are de îndeplinit. Trecerea către noua aplicație a fost lină, cu o adopție rapidă din partea utilizatorilor.

Fig 1. Tabloul general de bord al aplicatiei intranet CAFR

Sistemul cuprinde 5 zone care partajează datele stocate și inter-relaționează între ele: CAFR Date și Parametrizări, CAFR Intranet, CAFR Resurse Umane, CAFR Actualizări și CAFR Migrare.

CAFR Date și Parametrizări conține:

  • toate dicționarele de date referitoare la activitatea de evidență istorică și prezentă a membrilor săi;
  • corelațiile informaționale dintre diversele zone de activități/procese, link-uri către alte zone aplicative – care sunt vizibile între membri – și activitățile Camerei;
  • definiția taxelor ca generatoare de obligații de plată pentru fiecare tip de membru, utilizate în calculul taxelor fixe sau variabile, cu conectare directă la aplicația financiar-contabilă a instituției.

Tabloul de bord parametrizat

Fig 2. Tabloul de bord parametrizat

CAFR Intranet conține:

  • o suită de tablouri de bord parametrizate care grupează informația și acțiunile relevante pentru fiecare utilizator.

Tablou de bord intranet

Fig 3. Tablou de bord al modului CAFR intranet – Pregătire profesională membri și stagiari

  • activitățile specifice fiecărui compartiment, fluxuri de lucru pentru gestiunea calității de membru, obligațiile de plată, inspecțiile efectuate sau raportarea activității membrilor, inclusiv a cursurilor efectuate în platforma de e-Learning.

Proces digital calcul avans

Fig. 4. Exemplu de proces simplu de modelare a unui avans plătit de un membru auditor

Proces digitalizat

Fig. 5. Exemplu de proces complex de modelare

CAFR Resurse umane conține:

–    suportul necesar administrării contractelor angajatilor instituției cât și procesul de înregistrare a cererilor de concediu.

Tablou bord Resurse Umane

Fig. 6. Tabloul de bord al CAFR Resurse umane

Pentru partea de Extranet, ENCORSA a pregătit o nouă formă de portal, prin care membrii depun rapoarte de activitate sau declarații necesare pentru generarea unui tip de obligație anuală de plată. Ele se transferă în Intranet, unde pot fi vizualizate sau editate de către angajații CAFR.

Rezultate

Viteza de implementare a cerințelor legale. Fluxurile, câmpurile sau rapoartele necesare pot fi actualizate în zile sau ore. Modificările de rutină și introducerea de noi fluxuri de lucru se realizează cu resursele interne CAFR.

Agilitate. Posibilitatea ajustării continue a fluxurilor de lucru ca răspuns la modificările legislative specifice auditului financiar; Modificările fluxurilor de lucru pot fi transmise către utilizatori în câteva minute. De asemenea, CAFR are capacitatea de a crea rapoarte personalizate.

Trasabilitatea proceselor. Realizarea fluxurilor digitale complete pentru gestionarea fiecărei activități per compartiment, corelarea acestora și afișarea de informații particularizate per membru auditor, determinarea valorii sumei anuale datorate și folosirea de link-uri rapide pentru a ajuta utilizatorul să poată analiza activitatea unui membru din mai multe perspective. Această trasabilitate este cuplată cu vizualizarea istoricului modificărilor unui utilizator.

Integrarea sistemelor existente. Toate datele necesare monitorizării activității membrilor sunt aduse și integrate în Intranet: cursurile efectuate în platforma de e-Learning, informațiile privind încasările realizate sau datele privind rapoartele depuse de membrii în Portalul Extern.

Simplificare operațională. Gestionarea unitară printr-o singură platformă a întregii activități a instituției;

Calculul automat al taxelor fixe sau variabile. Activitatea și modificările efectuate în partea de Intranet sunt reflectate în balanța de obligații de plată/încasări care sunt administrate în aplicația financiar-contabilă;

Preluarea automată a raportărilor depuse în Portalul Extern. Urmărirea în timp real a obligațiilor ce decurg din calitatea de membru a CAFR deoarece rapoartele depuse în portal sunt preluate și prelucrate instant și corelate cu celelalte informații existente în sistem.

Despre CAFR

Misiunea Camerei Auditorilor Financiari din România „CAFR” este de a construi pe o bază solidă, identitatea şi recunoaşterea publică a profesiei de auditor financiar din România. Ea are ca obiectiv principal dezvoltarea susţinută a profesiei şi întărirea acesteia cu Standardele de Audit şi Codul privind conduita etică şi profesională, prin asimilarea integrală a Standardelor Internaţionale şi a Codului de etică al IFAC.  Toate acestea, permit auditorilor financiari, membri ai CAFR, să ofere servicii de o înaltă calitate, în interesul publicului, în general şi al comunităţii de afaceri, în special.

CAFR numără peste 5400 de membri persoane fizice și aproximativ 1800 de persoane juridice, ca membri direcți, dar și pentru câteva sute de stagiari care sunt formați și asistați în demersul lor pentru a deveni membri ai Camerei.

Cuvânt încheiere

Scopul pentru care CAFR a făcut această transformare este de a utiliza potențialul tehnologiei pentru a-și realiza activitatea mai ușor, rapid, cu precizie și pe o scară largă oricând.

Pe lângă transparență, care este o caracteristica esențială în orice organizație, acest sistem ajută la reducerea timpului de gestiune și control al activităților/proceselor la minim.

De asemenea, proiectul a adus beneficii vizibile prin eficientizarea timpului de realizare, verificare și raportare a activității membrilor CAFR cât și eliminarea erorii umane.

    București (HQ)

    ADRESĂ

    Anchor Business Center, Str. Timisoara, Nr. 26

    TELEFON

    +40 766.372.356

    EMAIL

    sales@encorsa.com

    Copy link