Articol de:
Catalin Profir
Catalin Profir

ANOFM a beneficiat de sprijinul roboților software UIPATH pentru operaționalizarea unor fluxuri de lucru interne urgente pentru implementarea măsurilor adoptate în contextul pandemiei, în anul 2020

Context

Ca urmare a Ordonanței 132 din 7 august 2020 ce și-a propus combaterea și limitarea efectelor crizei COVID-19, ANOFM a fost nevoită să operaționalizeze rapid procesele de plată a următoarelor măsuri de sprijin guvernamental:

  • Sprijin acordat de stat sub forma unei scheme de finanțare temporară a salariaților care vor avea program redus de muncă (cunoscut și sub numele de “MĂSURA KURZARBEIT”);
  • Sprijin acordat angajatorilor prin decontarea unei părți din salariul angajaților, reprezentând 41,5 % din salariul aferent zilelor lucrate, pentru persoanele care încheie contracte individuale de muncă pe perioadă determinată de până la 3 luni (cunoscut și sub numele de „INDEMNIZAȚIE PERIOADĂ DETERMINATĂ”);
  • Stimularea angajatorilor să utilizeze telemunca (cunoscut și sub numele de „AJUTOR TELEMUNCĂ”).

Măsurile au fost prelungite dincolo de starea de urgenţă și sunt încă active.

PROVOCARE

Ordonanța de Urgență 132/2020 a prevăzut ca plata măsurilor enumerate să se facă în termen de maxim 10 zile de la depunerea dosarului de către beneficiari/angajatori (persoane juridice eligibile conform criteriilor stipulate în ordonanță).

Astfel au fost procesate formulare inteligente (PDF cu XML încorporat) pentru completarea cererilor iar beneficiarii le-au depus împreună cu documentele suport (arhive .zip) pe platforma guvernamentală AICI.GOV.RO.

Pentru a prelucra dosarele primite, ANOFM (la nivelul celor 47 de agenții – 41 de județe, Agenția Municipală București cu cele 6 agenții locale de sector) trebuia să parcurgă următorii pași pentru fiecare dosar:

  • Descărcarea dosarului de pe AICI.GOV.RO;
  • Extragerea CNPurilor  din cererile depuse (unele cereri având chiar și peste 3000 de persoane);
  • Verificarea îndeplinirii criteriilor de eligibilitate prin verificarea statusului firmei beneficiare la ONRC și a persoanelor angajate la ITM, ANAF, Evidența populației (DPABD);
  • Întocmirea unei decizii de aprobare sau de respingere a dosarului;
  • Comunicarea deciziei către beneficiar;
  • Actualizarea statusului cererii pe AICI.GOV.RO;
  • Solicitarea de clarificări față de dosarul depus prin AICI.GOV.RO;
  • Aprobarea dosarului și trecerea acestuia printr-un circuit de avizare internă.

De asemenea, funcționarii ar fi trebuit să realizeze și alte activități pentru managementul acestor măsuri, precum:

  • Întocmirea pachetului de documente ALOP, inclusiv a Ordinului de plată multiplu pentru serii de dosare aprobate, în ordinea depunerii și aprobării dosarelor, consultând totodată bugetul disponibil;
  • Calcularea permanentă a bugetului disponibil pe fiecare măsură;
  • Efectuarea de rapoarte statistice în timp real – la nivel de măsură / județ / național pentru comunicarea datelor către Minister;
  • Crearea de rapoarte interne de evidență a gestionării în vederea creării unui proces auditabil ulterior, de exemplu de către Curtea de Conturi.

Având în vedere complexitatea sistemului informatic al ANOFM structurat din mai multe subsisteme informatice datorită volumului mare de date și validării cu sursele administrative ale altor instituții publice, precum şi toate operațiile menţionate mai sus, dar şi volumul de dosare din primele zile și săptămâni ale lansării măsurilor şi termenul restrâns de plată de 10 zile, putem spune că echipa formată în această colaborare, prin agilitate, profesionalism și ajutorul reciproc au făcut posibilă operaționalizarea fluxurilor în termenele propuse pentru combaterea și limitarea efectelor crizei COVID-19.

SOLUȚIE

ENCORSA HQ SRL a creat rapid un spațiu digital în care funcționarii ANOFM și roboții software UIPATH au lucrat împreună, pe baza unei platforme BPM (Business Process Management) de tip low-code – WEBCON BPS.

Procesele care au fost automatizate cu ajutorul roboților UIPATH sunt:

  • Descărcarea automată a PDF-urilor inteligente din platforma AICI.GOV.RO și copierea lor în folderul partajat de către ANOFM cu AJOFM-urile;
  • Extragerea automată a datelor din XML PDF inteligent și introducerea lor în baza de date;
  • Actualizarea stadiului unui dosar pe AICI.GOV.RO în funcție de pasul în care acesta se află în BPM; roboții software erau coordonați automat de către platforma BPM, conform logicii procesului;
  • Generarea OP-urilor în XML pe structura oferită de ANOFM;
  • Solicitarea clarificărilor pentru fiecare dosar, prin preluarea datelor de pe Portal WEBCON BPS și încărcarea acestora pe AICI.GOV.RO;
  • Descărcarea clarificărilor de pe platfoma aici.gov.ro;
  • Arhivarea documentelor respinse;
  • Arhivarea documentelor aprobate.

În platforma BPM – WEBCON BPS a fost implementat un flux de lucru dinamic, conform diagramei de mai jos:

 

Flux de lucru Kurzarbeit

Pașii fluxului de lucru orchestrat de oameni și roboți ar putea fi sintetizați prin enumerarea următoarelor activități:

  • Procesare date din documente;
  • Introducere manuală;
  • Validare date operator uman;
  • Aprobare dosar;
  • Introducere clarifcări;
  • Trimitere clarificări;
  • Așteaptare clarificări;
  • Verificare clarificări;
  • Introducere date respingere;
  • Documente de respingere generate;
  • Arhivare decizie respingere;
  • Status Respins;
  • Introducere date aprobare;
  • Documente aprobare generate;
  • Arhivare decizie aprobare;
  • Status Aprobat.

REZULTATE

Prin automatizarea măsurilor de plată OUG 132/2020, ANOFM a beneficiat de următoarele rezultate:

Viteză de procesare – robotizarea proceselor de descărcare dosare, generarea dosarelor de plată și verificarea datelor în bazele de date terțe ale celorlalte instituții au condus la respectarea termenului restrâns pentru plata indemnizaţiilor.

Agilitate – dinamica modificărilor legislative a stat la baza provocărilor operaționale, însă ajustarea continuă a fluxurilor de lucru utilizând abilitatea WEBCON BPS de modificare în timp real a fluxurilor – INSTANT CHANGE  a fost soluţia optimă, rapidă și uşor de gestionat;

Simplificare operațională – gestionarea unitară dintr-o singură platformă a întregului proces, coroborând munca roboților și a funcționarilor umani într-un singur spațiu digital;

Trasabilitate procese – crearea unui flux digital complet pentru gestionarea activității de preluare și aprobare dosare de plată, auditabil pe întreg ciclul de viață al fiecărui ajutor, de la momentul descărcării dosarului și până la arhivarea acestuia de către roboți UIPATH.

Raportare în timp real – datele din toate agențiile județene sunt centralizate instant prin platforma BPM care oferă inclusiv capabilitatea de raportare în timp real pentru noi interogări a datelor, rapoarte ce pot fi create și utilizate chiar și de către funcționari.

Date procesate de către roboți și platforma BPM:

  • AJUTOR TELEMUNCĂ – peste 5000 de dosare, peste 40 mil. Lei plătiți prin platformă;
  • MĂSURA KURZARBEIT – peste 5000 de dosare, peste 15 mil. Lei plătiți prin platformă;
  • INDEMNIZAȚIE PERIOADĂ DETERMINATĂ – peste 2000 de dosare, peste 3 mil. Lei plătiți prin platformă.

 Așadar, în total roboții au procesat, în perioada septembrie – decembrie 2020, peste 12.000 de dosare în cuantum de aproximativ 58 mil. Lei.

    București (HQ)

    ADRESĂ

    Anchor Business Center, Str. Timisoara, Nr. 26

    TELEFON

    +40 766.372.356

    EMAIL

    sales@encorsa.com

    Copy link