Encorsa - Managementul documentelor prin procese BPM

Managementul documentelor

Elimină hârtia și eficientizează procesarea tuturor tipurilor de documente

Documentele (corespondență, contracte, comenzi sau facturi), indiferent de locul unde intră sau sunt generate, sunt parte integrantă a fiecărui proces de business dintr-o organizație. În multe cazuri, ele circulă în continuare pe suport de hârtie.

ENCORSA oferă o colecție de elemente integrative care permit adăugarea cu ușurință în fiecare proces a documentelor fizice și digitale, urmărind obținerea unui birou fără hârtie.

Înregistrarea automată a documentelor
Alegerea modului de înregistrare a documentelor (manual sau automat), depinde de preferințele individuale ale clienților și de numărul de documente procesate în fiecare zi.

Înregistrarea automată a documentelor poate fi gestionată în două moduri, în funcție de cerințele postului și preferințele utilizatorului.
Prima metodă utilizează un fișier livrat de un dispozitiv de scanare salvat într-un folder de rețea. Acest folder este monitorizat de aplicația BPM folosind funcția HotFolder, iar fluxurile noi de lucru sunt declanșate pe baza fișierelor primite. A doua metodă folosește funcția HotMailbox pentru a monitoriza conturile de Exchange specificate. Noi fluxuri de lucru sunt apoi pornite pe baza e-mailurilor și atașamentelor primite.

WEBCON BPS oferă o interfață de tip Microsoft, clară și ușor de utilizat, pentru verificarea documentelor recunoscute și activități ulterioare de gestionare a documentelor.

Coduri de bare

Pentru a asigura înregistrarea și digitizarea uniformă și eficientă a documentelor pe suport de hârtie, WEBCON BPS integrează aplicații pentru utilizarea codurilor de bare. Sistemul este capabil să genereze și să imprime coduri de bare pentru fiecare document înregistrat, permitând apoi scanarea unui volum mare de documente. Este suficient să atașați un cod de bare pe prima pagină a unui document cu mai multe pagini și apoi să-l trimiteți la scanat.

Codul de bare plasează documentul scanat în fluxul de lucru corespunzător și separă între ele documentele scanate.

În WEBCON BPS, codurile de bare asigură un proces de scanare rapid, eficient și susținut inclusiv pentru volume mari de documente primite, ajută la eficientizarea procesului de scanare și recunoaștere OCR urmărind în final, tranziția de la analog la digital și procese digitale.

Recunoaștere inteligentă OCR

ENCORSA oferă posibilități extinse de OCR (Optical Character Recognition) ce asigură indexarea eficientă a documentelor și recunoașterea automată a informațiilor.

Principala funcționalitate a sistemului nostru OCR este că generează și atașează un fișier text lângă documentele scanate, ceea ce vă permite să căutați documente și prin conținutul lor – așa numitele ”searchable PDFs”; acestea combinate cu metadatele asociate documentelor, permit o căutare rapidă și ușoară și în funcție de conținutul relevant.

În plus, WEBCON BPS folosește rețele neuronale proprietare pentru a găsi informații relevante și pentru a le utiliza ca metadate. Rețelele neuronale pot fi utilizate pentru multe tipuri de documente; de exemplu, din facturile de achiziție se pot extrage automat date precum: dată emitere / scadență, suma totală brută / netă / TVA, numărul contului bancar, atributul fiscal, numele companiei, etc; celelalte informații pot fi extrase apoi rapid în câmpurile potrivite prin drag&drop.

Mai mult decât atât, rețelele neuronale pot fi antrenate cu ușurință să recunoască datele pe baza șabloanelor de documente. În acest proces nu sunt necesare competențe IT avansate.

După ce procesul de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) s-a terminat, utilizatorul poate vedea rezultatele într-o fereastră comparativă. Aceasta permite verificarea ușoară și eventuale corecții chiar în formularul de introducere/preluare a datelor.

Generare de documente

Utilizatorii produsului nostru WEBCON BPS pot genera o gamă largă de documente (.docx, .xls, .pdf), pe baza fluxurilor de lucru și a datelor cu care lucrează.

Cu suplimentul pentru Word, utilizatorii pot crea folosind drag&drop șabloane de documente care conțin locații de conținut, folosind interfața Microsoft Word. La generarea documentului, locațiile de conținut sunt completate cu date variabile dintr-un formular.

În plus, suplimentul Word permite vizualizarea istoricul modificărilor și compararea versiunile unui document pentru a identifica diferențele, chiar și atunci când istoricul „track changes” este sau a fost oprit.

Mai multe detalii despre generarea de documente găsiți aici.

Semnătura digitală

Capabilitățile de semnătură digitală ale WEBCON BPS sunt intuitive, ușor de utilizat și oferă securitate pentru schimburile de fișiere interne și externe.

Semnăturile digitale asigură autenticitatea și integritatea formatelor .PDF și .docx folosind certificate disponibile în Windows Central Certificate Store. Dacă însă este nevoie de o metodă și mai puternică pentru semnătura digitală, sistemul se integrează nativ cu DocuSign sau alți furnizori.

Funcția timestamp marchează și arată data / ora exactă la care un utilizator a semnat documentul.

Pentru detalii despre funcția de semnătură digitală găsiți aici.

    București (HQ)

    ADRESĂ

    Anchor Business Center, Str. Timisoara, Nr. 26

    TELEFON

    +40 766.372.356

    EMAIL

    sales@encorsa.com

    Copy link