<\/p>\n
Registratura este un concept cu care fiecare dintre noi s-a \u00eent\u00e2lnit m\u0103car odat\u0103 \u00een via\u021b\u0103 atunci c\u00e2nd a ajuns la o institu\u021bie public\u0103 s\u0103 depun\u0103 sau s\u0103 ridice un document, indiferent c\u0103 vorbim de administra\u021bia financiar\u0103, de prim\u0103rie sau spital. Rolul registraturii este \u00eenregistrarea unui document de intrare (care a fost primit) sau de ie\u0219ire (care urmeaz\u0103 s\u0103 fie transmis) pentru a-l putea identifica ulterior \u0219i a face referire la el. De exemplu: Peti\u021bia num\u0103rul 1235 din 24 aprilie 2020. \u00cen mod clasic, \u00eenregistrarea se f\u0103cea \u00eentr-un registru tip\u0103rit iar pe document se aplica o stampil\u0103 peste care se scria cu pixul num\u0103rul din registru \u0219i data.<\/p>\n
<\/p>\n
Registratura electronic\u0103 preia rolul registraturii clasice \u0219i \u2013 \u00een plus \u2013 elimin\u0103 h\u00e2rtia consumat\u0103 inutil, cre\u0219te viteza de operare prin \u00eenlocuirea scrisului de m\u00e2n\u0103 \u0219i permite g\u0103sirea rapid\u0103 a documentelor indiferent dac\u0103 sunt \u00een format electronic sau \u00een format h\u00e2rtie.<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
Registratura electronic\u0103 este necesar\u0103 oric\u0103rei institu\u021bii publice sau companii private care lucreaz\u0103 cu cet\u0103\u021benii\/clien\u021bii \u0219i care preia \u0219i transmite documente de la \u0219i c\u0103tre ace\u0219tia. Atunci c\u00e2nd volumul documentelor este mic se pot utiliza solu\u021bii simplificate precum fi\u0219iere Excel sau aplica\u021bii simple. Ulterior, operatorii de la registratur\u0103 sau recep\u021bie proceseaz\u0103 manual documentele, le scaneaz\u0103 \u0219i eventual le OCR-izeaz\u0103 \u0219i apoi le transmit prin email c\u0103tre interior sau exterior. \u00cen plus, pentru documentele de ie\u0219ire se utilizeaz\u0103 un alt set de procese manuale de tip\u0103rire a documentelor, punere \u00een plic, completare manual\u0103 a documentelor de expedi\u021bie (de exemplu avize sau AWB-uri) dar \u0219i a centralizatoarelor solicitate de Po\u0219ta Rom\u00e2n\u0103 sau de firmele de curierat.<\/p>\n
<\/p>\n
Atunci c\u00e2nd volumul de documente este foarte mare aceste solu\u021bii simple nu mai pot fi utilizate dec\u00e2t cu un consum mare de resurse umane \u0219i materiale. Solu\u021bia, \u00een acest caz, este o aplica\u021bie profesional\u0103 de registratur\u0103 electronic\u0103 care s\u0103 fie capabil\u0103 s\u0103 automatizeze procesele de preluare \u0219i procesare a documentelor dar \u0219i de rutare automat\u0103 a acestora pe circuite informa\u021bionale \u00een func\u021bie de tipul documentului.<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
\u00cen registratura clasic\u0103 documentele tip\u0103rite sunt puse \u00een mape \u0219i apoi plimbate prin institu\u021bie conform unor trasee mai mult sau mai pu\u021bin predefinite. Uneori aceast\u0103 plimbare poate dura s\u0103pt\u0103m\u00e2ni f\u0103r\u0103 ca cineva s\u0103 \u0219tie cu precizie unde se afl\u0103 documentul. \u201eEste pe circuit\u201d, \u201eEste la semnare\u201d, \u201eV\u0103 sun eu c\u00e2nd ajunge \u00eenapoi la mine\u201d. Alteori, cet\u0103\u021beanul trebuia s\u0103 plimbe h\u00e2rtia prin institu\u021bie \u0219i cu aceast\u0103 ocazie se puteau \u201eata\u0219a \u0219i micile aten\u021bii\u201d care puteau s\u0103 deblocheze sau s\u0103 accelereze parcursul solicit\u0103rii: \u201eMerge\u021bi cu declara\u021bia la registratur\u0103 s\u0103 v\u0103 dea un num\u0103r apoi veni\u021bi \u00eenapoi cu ea la mine s\u0103 o vizez\u201d. Urma \u2013 \u00een mod inevitabil \u2013 o nou\u0103 coad\u0103 \u0219i un nou func\u021bionar deranjat care te lua \u00een primire c\u0103 nu ai \u0219i copia dup\u0103 cine \u0219tie ce document sau c\u0103 nu ai completat corect \u0219i complet documentul depus.<\/p>\n
<\/p>\n
Forma electronic\u0103 permite nu doar \u00eenregistrarea rapid\u0103 a documentelor preluate dar \u0219i transmiterea lor mai departe pe un circuit (flux) de documente iar, la final, documentul sau setul de documente vor fi stocate \u0219i arhivate \u00eentr-un depozit (Repository) de documente electronice.<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
O solu\u021bie modern\u0103 de registratur\u0103 electronic\u0103 se concentreaz\u0103 pe procesarea automat\u0103 a documentelor \u0219i pe rutarea \u00een timp real pe circuite, fie \u00een mod predefinit \u00een func\u021bie de tipul documentului, fie dinamic \u00een func\u021bie de specificul documentului respectiv.<\/p>\n
<\/p>\n
Reducerea drastic\u0103 a documentelor tip\u0103rite se poate realiza prin crearea unui mediu care s\u0103 permit\u0103 generarea \u00eenc\u0103 de la surs\u0103 a documentelor \u00een format electronic \u00een defavoarea formatului tip\u0103rit. Spre exemplu, se pot elimina de pe site-ul web al institu\u021biei sau companiei formularele pe care cet\u0103\u021beanul sau clientul ar trebui s\u0103 le tip\u0103reasc\u0103, s\u0103 le completeze de m\u00e2n\u0103 \u0219i apoi s\u0103 le trimit\u0103 prin po\u0219t\u0103. Se \u00eenlocuiesc cu un formular electronic \u00eencorporat \u00een site sau \u0219i mai bine cu un chatbot care sa preia mesajele \u0219i s\u0103 completeze automat formularul. \u00cen acela\u0219i mod, la ie\u0219ire, se vor utiliza c\u00e2t mai mult posibil documente transmise prin email sau prin desc\u0103rcare de pe site direct de c\u0103tre cet\u0103\u021bean\/client.<\/p>\n
<\/p>\n
Semnarea electronic\u0103 a documentelor sau inserarea electronic\u0103 a semn\u0103turii olografe, acolo unde legea permite acest lucru, reprezint\u0103 o alt\u0103 solu\u021bie care accelereaz\u0103 procesarea documentelor de intrare \u0219i de ie\u0219ire. Introducerea automat\u0103 de c\u0103tre aplica\u021bia de registratur\u0103 electronic\u0103 a unei stampile cu num\u0103r de intrare sau de ie\u0219ire \u0219i a datei direct pe documentul electronic, f\u0103r\u0103 s\u0103 fie nevoie de tip\u0103rirea acestuia, reprezint\u0103 o alt\u0103 modalitate de accelerare a proces\u0103rii \u0219i de reducere a h\u00e2rtiei.<\/p>\n
<\/p>\n
Preluarea automat\u0103 a documentelor scanate, OCR-izarea \u0219i recunoa\u0219terea con\u021binutului prin utilizarea re\u021belelor neuronale permit clasificarea automat\u0103 a documentelor \u0219i apoi rutarea acestora pe circuite de documente specifice institu\u021biei. Aceastea reprezint\u0103 o alt\u0103 component\u0103 important\u0103 a unei solu\u021bii moderne de registratur\u0103 electronic\u0103.<\/p>\n
<\/p>\n
Nu \u00een ultimul r\u00e2nd, utilizarea robo\u021bilor RPA faciliteaz\u0103 procesarea automat\u0103 a ie\u0219irilor, generarea \u00een timp real a AWB-urilor pentru serviciile de expedi\u021bie prin curier \u0219i traducerea automat\u0103 a documentelor acolo unde este necesar.<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
Utilizarea unei aplica\u021bii electronice pentru controlul fluxului de documente de intrare \u0219i respectiv de ie\u0219ire din institu\u021bie sau companie aduce urm\u0103toarele avantaje:<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
De\u0219i este greu de crezut c\u0103 \u00een 2021 mai exist\u0103 companii care nu utilizeaz\u0103 o registratur\u0103 electronic\u0103 pentru preluarea \u0219i respectiv transmiterea documentelor, realitatea ne demonstreaz\u0103 mai degrab\u0103 contrariul. Dac\u0103 v\u0103 g\u00e2ndi\u021bi s\u0103 implementa\u021bi o astfel de aplica\u021bie software sau s\u0103 o moderniza\u021bi pe cea existent\u0103 lua\u021bi \u00een calcul o solu\u021bie de ultim\u0103 genera\u021bie care s\u0103 includ\u0103: procesare automat\u0103 de documente, semnare electronic\u0103 \u00eencorporat\u0103, integrare cu circuitul documentelor, integrare cu un sistem de arhivare electronic\u0103 \u0219i \u2013 nu \u00een ultimul r\u00e2nd \u2013 posibilitatea de utilizare a algoritmilor de inteligen\u021b\u0103 artificial\u0103 pentru recunoa\u0219terea automat\u0103 a con\u021binutului documentelor, chatbo\u021bi pentru interac\u021biune cu clien\u021bii \u0219i robo\u021bi pentru procesare automat\u0103.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Ce este registratura electronic\u0103? Registratura este un concept cu care fiecare dintre noi s-a \u00eent\u00e2lnit m\u0103car odat\u0103 \u00een via\u021b\u0103 atunci c\u00e2nd a ajuns la o institu\u021bie public\u0103 s\u0103 depun\u0103 sau s\u0103 ridice un document, indiferent c\u0103 vorbim de administra\u021bia financiar\u0103, de prim\u0103rie sau spital. Rolul registraturii este \u00eenregistrarea unui document de intrare (care a […]<\/p>\n","protected":false},"author":13,"featured_media":644,"parent":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"articol-tip2.php","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[5],"tags":[245,343,341,348,350,340,339,347,351,338,346,239,349,342,345,344],"class_list":["post-575","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-articole","tag-arhivare-electronica","tag-automatizarea-fluxului-de-lucru","tag-automatizarea-procesarii-documentelor","tag-circuitul-documentelor","tag-eficienta-in-gestionarea-documentelor","tag-flux-de-lucru-fara-hartie","tag-managementul-documentelor","tag-managementul-documentelor-in-institutii-publice","tag-reducerea-consumului-de-hartie","tag-registru-electronic","tag-roboti-rpa","tag-semnatura-electronica","tag-solutii-moderne-de-registru","tag-stocarea-documentelor-digitale","tag-tehnologia-ocr","tag-urmarirea-documentelor"],"yoast_head":"\n