Articol de:
Catalin Profir
Catalin Profir

Transformarea digitală în practică

Pentru a avea parte de un proiect de succes în digitalizarea afacerii dvs. este nevoie să luați în considerare câteva aspecte practice, aparent simple, dar esențiale.

Cunoașterea nevoilor și așteptărilor dvs.

Un proiect de implementare BPM începe cu alegerea soluției care se potrivește cel mai bine nevoilor companiei dvs. și o analiză atentă de către departamentul IT sau consultanții aleși. În această etapă, sunt colectate informații detaliate despre obiectivele implementării, care permit definirea scopului și a formei sale de fond.

Obiectivul este să înțelegem în profunzime motivațiile din spatele nevoii de schimbare a unui business, ceea ce ne permite să identificăm care sunt procesele de business pe care sistemul ar trebui să le îmbunătățească și să le livreze. Fără aceste informații, este imposibil de proiectat corespunzător aplicații pe care business-ul le va folosi în operațiunile sale de zi cu zi.

Obiectivul proiectului stabilit în prima etapă este cadrul pe care se bazează toate etapele ulterioare. Întâlnirile de lucru dintre reprezentanții din business și consultanții noștri identifică părțile interesate și detaliile tehnice precum sistemele existente (cum ar fi software-ul ERP, WMS etc) ce vor fi integrate. În această etapă sunt definite modelele fluxurilor de lucru și ciclurile documentelor, sunt identificate acțiunile care trebuie automatizate și sunt stabilite legăturile dintre departamente și business-unit-uri.

Sindromul Turnul Babel

Un aspect important pe care nu trebuie să-l ignorați în această etapă este clarificarea vocabularului utilizat. Aceasta se aplică atât temelor de business care folosesc termeni specifici cat și soluțiilor IT utilizate pentru gestionarea sarcinilor specifice industriei.

În timpul întâlnirilor de analiză, anumite procese care aparent sunt universale între companii și industrii, pot avea nume și abrevieri diferite. Diferențele de abreviere și terminologie trebuie identificate cât mai curând posibil și armonizate în cadrul activităților de analiză de business.

Numirea responsabililor cu schimbarea

Aceste întâlniri de analiză sunt, de asemenea, momentul perfect pentru identificarea responsabililor cu schimbarea, care își vor susține angajatorul prin introducerea și promovarea de noi soluții. Este recomandat să includeți în echipe atat suporteri ai schimbărilor, cât și sceptici, asigurându-vă că toate detaliile sunt analizate și bifate. Prin includerea scepticilor, le oferiți acestora posibilitatea de a se implica în crearea sistemului și de a influența dezvoltarea acestuia.

Trebuie avut în vedere că nu toate organizațiile sunt deschise către schimbare. Unii sunt temători, alții se împotrivesc activ, astfel încât procesul de convingere a angajaților să îmbrățișeze transformarea digitală este foarte important pentru reușita generală al implementării.

Testați în detaliu și controlați cu atenție

Următoarea etapă în implementarea BPM este testarea. Această etapă este importantă pentru identificare a erorilor, însă are și o componentă psihologică, deoarece se conturează cel mai bine atitudinile viitorilor utilizatori. Există câteva aspecte care ar trebui abordate pentru ca etapa de testare să treacă cu succes.

În primul rând, stabiliți numărul de persoane care vor testa sistemul. Cu cât sunt mai mulți oameni sunt dispuși să testeze soluția este cu atât mai bine, însă pe de altă parte, timpul de livrare în producție este mai lung. Mai mulți testeri înseamnă timpi mai lungi de așteptare pentru feedback și iterații mai multe. Stabilirea unui program și respectarea termenelor limită sunt importante pentru reducerea acestor probleme.

O altă problema care apare adesea este teama de a nu putea face modificări în aplicație în urma etapei de testare. Cei interesați, în special angajații vechi, obișnuiți cu sistemele moștenite, pot fi îngrijorați că, odată ce noua platformă va fi funcțională, ea va rămâne neschimbată stare ani de zile. Aceasta este însă o teamă nefondată, întrucât prin WEBCON BPS noi vom sprijini procesul de schimbare permanent, într-un mod cât mai flexibil posibil.

Alegerea unei platforme RAD (Rapid Application Development – No-code / low-code) devine astfel esențială. Pe lângă livrarea rapidă a aplicațiilor de business, alegerea unui astfel de sistem permite modificări ușoare de-a lungul ciclului de viață al aplicațiilor, fără a le întrerupe activitatea. Mediul de business modern se află într-o continuă schimbare iar platforma dvs. BPM trebuie să vă permită să reacționați rapid pentru a obține și a menține avantaje competitive.

Implementarea este doar începutul!

Multe companii, în special atunci când fac primii pași spre digitalizare, asociază lansarea inițială a platformei lor BPM cu finalizarea proiectului. Pașii pe care organizațiile le fac însă după trecerea live și predarea sistemului către utilizatori sunt la fel de importanți ca cei făcuți în timpul configurării inițiale. Pentru ca implementare a sistemului BPM să modifice în mod eficient toată organizația, utilizatorii trebuie să înțeleagă avantajele instrumentului atât pentru business, cât și pentru ei înșiși.

În articolul Deloitte Provocări legate de adaptarea noilor tehnologii în afaceri, aceștia identifică cinci pași care duc la adoptarea cu succes a soluțiilor IT de către utilizatori. Printre etapele identificate ca fiind critice se numără un sistem de instruire cuprinzător, cu accent pe avantajele pe care le oferă noul sistem și o campanie de informare simplă în companie pentru promovarea acestuia.

Cel mai important lucru este însă oferirea unui suport adecvat utilizatorilor. Adesea, succesul unei implementări este influențat de la început, când angajații încep să se familiarizeze cu noua tehnologie. Prin implicarea responsabililor cu schimbarea (desemnați anterior) pentru a răspunde la întrebărilor și îndoielilor colegilor lor, putem reduce scepticismul și încuraja utilizatorii să adopte platforma.

O pregătire atentă va garanta un start omogen pentru transformarea digitală a organizației dvs. asigurând apoi că fiecare proiect de digitalizare și automatizare va fi implementat eficient.

    București (HQ)

    ADRESĂ

    Anchor Business Center, Str. Timisoara, Nr. 26

    TELEFON

    +40 766.372.356

    EMAIL

    sales@encorsa.com

    Copy link