Articol de:
Radu Margarit
Radu Margarit

Cum putem simplifica agil fluxurile de lucru în mediul de afaceri?

Trecem printr-o perioadă caracterizată de volatilitate, incertitudine, complexitate și ambiguitate. Aceste caracteristici ale mediului de afaceri presează companiile să devină mai agile și mai flexibile — altfel,  asemenea floppy disk-urilor, vor fi condamnate la dispariție.

Implicit, coloana vertebrală și sistemul nervos al companiei, adică infrastructura hardware și software, au nevoie să fie ajustate pentru a oferi flexibilitatea necesară pentru implementarea acestor schimbări. Haideți să vedem cum anume putem introduce flexibilitate atunci când vine vorba de aplicații software.

Ce este un flux de lucru (workflow)?

Un flux de lucru este un proces repetabil compus dintr-o succesiune de activități care se derulează și se completează într-o anumită ordine. În orice departament din companie întâlnim fluxuri de lucru: procesul de inducție a noilor angajați (Resurse Umane), procesul de aprovizionare (Operațiuni), procesul de conversie a prospecțiilor în clienți (Vânzări), procesul de facturare (Financiar) și lista poate continua cu o serie lungă de procese, esențiale pentru performanța afacerii.

Aceste procese de lucru sunt de regulă ajustate în timp pentru a face față noilor condiții din exteriorul sau din interiorul organizațiilor. Uneori procesele se pot schimba complet ca urmare a introducerii unor noi tehnologii prin care companiile se pot conecta cu clienții, partenerii sau angajații, caz în care putem vorbi de o transformare digitală.

Cum implementează companiile fluxurile de lucru în aplicații software?

Dacă procesul este standard, adică este similar cu cel folosit în alte companii, atunci achiziția unei aplicații gata făcute (utilizată probabil și de către competitori) este prima opțiune. Este o soluție de regulă rapidă, nu foarte costisitoare și ușor de implementat. De cele mai multe ori, compania își adaptează procesele după cum a fost construită aplicația software, pentru că ei producătorii aplicației „știu mai bine că au văzut și la alții cum se face”. Altfel spus, compania nu cumpără doar o aplicație software, ci și un mod de lucru care este standard în industrie.

Dacă însă procesul este foarte specific și nu se găsește nicio aplicație software gata făcută care să îl acopere, atunci, de regulă, apare cea de-a doua opțiune — se apelează la un furnizor de soluții la comandă care va construi aplicația special pentru compania dumneavoastră. Această opțiune este mai scumpă, durează mai mult și este mai riscantă, dar în final este soluția care acoperă toate nevoile dumneavoastră specifice.

A treia opțiune, mai nouă și mai puțin utilizată în piața locală, este o platformă BPMS care vă permite să definiți oricâte fluxuri de lucru în mod dinamic și să le ajustați după caz, de multe ori doar prin configurări și fără scriere de cod. Cel mai important aspect este că aceasta se poate ajusta pe măsură ce este utilizată pentru că logica de business ne obligă pe toți să fim agili.

Iată un exemplu practic de flux pentru comenzi de aprovizionare:

Să presupunem că avem o companie de servicii de dimensiuni medii cu câteva puncte de lucru în diferite orașe din țară. Un flux de lucru simplificat ar putea avea următorii pași:

Pasul 1. Inițializare comandă — angajații din companie care au nevoie de un produs sau de un serviciu completează câteva câmpuri care să descrie nevoia: denumire produs/serviciu, descriere produs, cantitate, termen de livrare, motivul pentru care inițiază comanda.

Pasul 2. Pre-aprobare comandă — un manager primește cererile de comanda din pasul anterior și le aprobă sau le retrimite la persoana care a inițiat cererea pentru detalii suplimentare.

Pasul 3. Identificare furnizor și preț — comenzile aprobate de manageri ajung la echipa de aprovizionare care identifică furnizorii și obțin prețul cel mai bun. Aceste informații sunt atașate comenzii și apoi ea este trimisă la aprobare.

Pasul 4. Aprobare comandă — managerul responsabil de achiziții aprobă sau respinge comenzile în funcție de anumite criterii bine stabilite.

Pasul 5. Comandă produse/servicii — comenzile aprobate sunt transmise către furnizor și se așteaptă primirea mărfii.

Pasul 6. Recepție marfă — produsele sau serviciile comandate sunt livrate de către furnizor și recepționate de către beneficiar.

Dacă fluxul rămâne nemodificat o lungă perioadă de timp, atunci atât soluția de software la comandă, cât și cea de software de pe raft sunt valide și oferă satisfacție. Dar așa cum spuneam la începutul articolului, trecem printr-un climat de business foarte dinamic și schimbările apar frecvent.

  1. Ce se întâmplă dacă noul Director Financiar, pentru creșterea disciplinei, solicită ca toate comenzile mai mari 10.000 de lei să fie aprobate de către el înainte de a se face achiziția?
  2. Cum procedăm dacă se dorește ca formularul de comandă sa fie generat automat și trimis către furnizor fără intervenție umană?
  3. Ce facem dacă e nevoie ca pentru mărfuri să fie introdus un pas suplimentar de verificare automată stoc și blocare comenzi dacă stocul este mai mare de 5%?
  4. Ce soluție putem folosi dacă vrem ca factura de furnizor să fie scanată și încărcată pe flux pentru a ajunge în final în ERP (Enterprise Resource Planning)?

Toate aceste schimbări pot ridica probleme în cazul unei aplicații de pe raft care nu are asemenea capabilități. În cazul unei aplicații realizate la comandă, modificările sunt fizibile, dar de regulă, acestea durează destul de mult, sunt costisitoare și de multe ori generează instabilitatea soluției (bug-uri). Unele platforme BPMS permit ca aceste schimbări să fie realizate instantaneu și să nu implice costuri de schimbare deoarece multe dintre aceste modificări pot fi făcute de către angajații din echipa internă de IT.

Cum optimizăm fluxurile inter-departamentale?

Haideți să trecem de la simplu la complicat și să ne gândim că în compania noastră avem pe lângă procesul de achiziții și alte procese precum: angajat nou, client nou, contract nou, etc. Cum procedăm? Cumpărăm un software pentru resurse umane unde o să avem implementat procesul de angajat nou. Apoi cumpărăm un CRM (customer relationship management) pentru procesele de vânzare pentru ca mai apoi să implementăm o nouă aplicație dedicată pentru managementul contractelor?

Dacă avem 10 procese, o să cumpărăm 10 aplicații diferite care nu comunică între ele, fiecare cu altă interfață, cu altă bază de date, cu alt fel de suport tehnic? Trebuie să luăm în considerare optimizarea proceselor inter-departamentale, cum ar fi angajarea unui nou salariat în care trebuie să derulăm următoarele tipuri de acțiuni:

  • Creare cont în aplicația de pontaj
  • Creare documente de angajare
  • Creare cont în aplicația de salarii
  • Creare cont în rețea
  • Planificare protecția muncii
  • Planificare training
  • Rezervare echipamente din depozit
  • Tipărire card de acces

Iar lista poate continua. O parte dintre aceste procese se derulează în alte departamente, precum cel IT sau Administrativ. Cum ne asigurăm că totul decurge corect? Cum evităm să schimbăm o mulțime de mesaje pe email cu toți angajații? În acest caz, ideal ar fi să folosim o platformă software integrată de tip ERP sau BPMS.

Agilitatea înseamnă viteza cu care adoptăm practici de viitor

Companiile sunt într-o continuă accelerare și se vor flexibiliza împreună cu sistemele lor informatice. Printre multe altele, această flexibilizare presupune:

  • soluții SasS (Software as a Service) și IaaS (Infrastructure as a Service)
  • platforme de tip BPMS low-code sau no code
  • soluții în cloud sau hibride
  • spații virtuale digitale în care angajații fizici vor colabora cu angajații digitali de tip robot RPA, chatbot, etc.
  • algoritmi de tip ML (Machine Learning) integrați în aplicații prin intermediul serviciilor web (Cognitive Service)

Soluții tehnice există și prețurile devin tot mai competitive, însă o barieră rămâne reală — concepția noastră care uneori nu poate încorpora noile modele și tehnologii. Pentru a ne menține avantajul concurențial atât pe piața locală, cât și pe cea internațională, trebuie să adoptăm o gândire progresistă și să contestăm vechile metode care “merg și așa”.

    București (HQ)

    ADRESĂ

    Anchor Business Center, Str. Timisoara, Nr. 26

    TELEFON

    +40 766.372.356

    EMAIL

    sales@encorsa.com

    Copy link