Articol de:
Radu Margarit
Radu Margarit

Ce este un BPMS și cum vă poate ajuta să vă creșteți productivitatea rapid?

Cu toții vorbim despre automatizare și metodologia Agile, iar în 2019 buzzword-uri precum hiper automatizare au pătruns și în România. Dar dacă ar fi să analizați cu adevărat productivitatea și performanța, cât de Agile credeți că este compania dumneavoastră? Conform unui studiu realizat de DOvelopers, în 2017 doar 51%  dintre companiile de IT chestionate au declarat că sunt mulțumite sau foarte mulțumite de actualul mod de lucru Agile.

Metodologia Agile este preferată de toate companiile de software, IT&C, dezvoltare de jocuri video și din alte industrii tech. Doar că nu funcționează la parametrii optimi în condițiile actuale care implică, printre multe altele, criza de talent pe piață sau ritmul alert în care se dezvoltă noi tehnologii și infrastructuri.

Ce înseamnă o soluție de tip BPMS?

Deși în țări precum Statele Unite, Germania sau Marea Britanie, soluțiile de tip BMPS sunt pe piață de mulți ani, în România adopția acestor servicii este foarte mică. Sunt foarte puțini furnizori, iar mulți utilizatori încă nu înțeleg ce pot dezvolta cu o astfel de soluție — sau mai bine zis, cât de rapid, complex și sigur pot dezvolta o aplicație printr-o platformă BPMS.

Pe scurt, în termeni simpli, un BPMS (Business Process Management Software) este o platformă software pentru managementul proceselor de afaceri, fluxurile de lucru, sau mai clasic spus, managementul de documente. Printr-o astfel de platformă puteți defini, modela, executa și automatiza toate procesele de afaceri din organizația dumneavoastră.

În același timp, puteți colecta date necesare pentru a măsura performanța (analytics). Dacă printre KPI-urile dumneavoastră se numără mai multă eficiență, disciplină și adaptabilitate la schimbări prin remodelarea și optimizarea proceselor, atunci e timpul să vedeți ce puteți face cu un BPMS.

Agile devine mai agil. Odată ce un proces este implementat în BPMS, puteți analiza în timp real parametrii procesului pentru a identifica unde există blocaje și întârzieri. Apoi puteți găsi noi modalități de a ajusta procesul pentru îmbunătățirea continuă a acestuia.

Care este diferența dintre BPMS și ERP?

O platformă de tip BPMS nu este același lucru cu un ERP (Enterprise Resource Planning), deși pot fi relativ ușor confundate.

Printr-un ERP puteți integra și gestiona informațiile din toate departamentele unei organizații — HR, Financiar, Contabilitate, Operațiuni, etc. ERP-ul devine astfel o bază de date unică a tuturor informațiilor din organizație, grupate funcțional. Altfel spus, cuvântul cheie pentru un ERP este integrarea activităților cotidiene din diverse departamente ale organizației. De regulă, un ERP include funcționalități și moduri de lucru standardizate pe baza bunelor practici din diverse organizații sau industrii, pe care le puteți adopta integral sau configura conform nevoilor organizației.

Un BPMS oferă mai multă flexibilitate și customizare. Printr-un BPMS puteți eficientiza, modela și remodela procesele de afaceri conform nevoilor mereu în schimbare ale organizației. Un BPMS lucrează cu fluxuri care implică o secvență de pași bine definiți, efectuați de anumiți utilizatori (din echipa dumneavoastră) conform unui scenariu predefinit și unor proceduri de lucru unice din organizația dumneavoastră.

Totuși, soluțiile ERP și BPMS nu se exclud reciproc. Chiar mai mult — acestea pot lucra foarte bine împreună, făcând schimb de date și fiecare acoperind o anumită zonă. Dacă nu aveți nevoie de toate modulele din ERP (sau costul lor mare nu este justificat de nevoile curente ale organizației) puteți implementa un BPMS care să rezolve procesele rămase neacoperite de către un ERP. De asemenea, puteți utiliza un BPMS atunci când vreți să definiți fluxuri pentru a uni diferite componente ale sistemului informatic care sunt încă neintegrate (de exemplu un CRM aflat într-un private cloud cu un ERP on premise și cu un sistem de e-mail Microsoft Office 365).

Cum funcționează un BPMS?

De regulă, un sistem BPMS conține un Portal (frontend) în care puteți opera prin intermediul browser-ului sau al aplicațiilor mobile și un Designer prin care puteți defini și configura procesele de afaceri și interfețele de lucru. Desigur, Portalul și Designerul pot comunica în timp real.

Fiecare proces este reprezentat grafic și apoi este optimizat folosind metodologia BPM. Totodată, fiecare proces are componente care sunt executate automat de către sistem și componente operate manual (de tipul drag & drop) de către echipa dumneavoastră internă.

Uitați un exemplu de proces de tip HelpDesk într-o platformă BPMS:

Designer BPMS WEBCON

Iar mai jos puteți vedea un exemplu de interfață a unei aplicații de tip HelpDesk într-un portal BPMS.

Ce companii au nevoie de un BPMS?

Soluțiile BPMS au un rol disruptiv pe piața de IT pentru că sunt o alternativă mai Agile și rentabilă, fără a compromite calitatea și complexitatea unui proiect, proces sau a unei aplicații.

În prezent, în România piața este monopolizată de soluții de tip custom software. Companiile mari au resursele financiare de a folosi astfel de soluții care necesită echipe de IT dedicate. În același timp, corporațiile nu sunt printre primii agenți care valorifică soluțiile disruptive.

În ultimii anii, inovația a fost încurajată de IMM-uri sau chiar micro-antreprenori care au dorit să crească exponențial — cu puține resurse, dar cu o abordare globală. O soluție BPMS este extrem de scalabilă și poate fi folosită atât de o companie cu un singur/niciun angajat în departamentul de IT, cât și de echipe dedicate sau departamente dezvoltate.

Cum puteți ști dacă aveți nevoie de o soluție de tip BPMS? Simplu. Determinați dacă afacerea dumneavoastră ar putea beneficia de:

  • Redefinirea proceselor de afaceri din organizație ori de câte ori este cazul pentru o continuă îmbunătățire a acestora
  • Eficientizarea proceselor prin automatizare totală sau parțială
  • Flexibilitate în implementare conform nevoilor organizației
  • Modelarea proceselor și definirea scenariilor de tip what-if
  • Monitorizarea continuă a proceselor
  • Colectarea datelor din procese și prezentarea lor în mod grafic (analytics)
  • Colectarea datelor din interiorul și din exteriorul organizației din diverse surse și agregarea acestora pe procese
  • Stimularea comportamentului Agile al afacerii prin schimbări rapide de design

Fie că vorbim de aplicații dedicate pentru contabilitate sau HR, un BPMS are rolul de a completa echipa dumneavoastră internă, nu de a o înlocui complet. „Simbioza” dintre roboți și talentul uman este un prim pas către hiper automatizare, ceea ce va duce la creșterea productivității și satisfacție profesională pe termen lung.

Ce înseamnă automatizare în BPMS?

Conceptul pe care se bazează o platformă BPMS este cel de Business Process Management, adică o abordare strategică ce se concentrează pe redesenarea proceselor din organizație în scopul eficientizării acestora.

Dar ce înseamnă mai exact acest lucru? Eficientizarea unui proces poate însemna nu doar derularea mai rapidă sau costuri mai mici, ci și o satisfacție crescută a angajaților și a clienților privind modul în care se derulează respectivul proces.

Deși România are unul dintre cele mai scăzute niveluri de robotizare, știm deja că un instrument folosit din ce în ce mai des în optimizarea proceselor este RPA (Robotic Process Automation). RPA este o tehnologie care permite preluarea de către roboți software a activităților repetate care consumă mult timp și efort manual dintr-un anumit proces. Rezultatul este că angajații se pot concentra pe activități mai complexe, care implică creativitate sau relaționare umană.

BPM este un concept mai general ce poate presupune și RPA-ul. Folosirea BPMS-ului permite transferul informațiilor dintre oameni și sisteme în mod clasic, prin introducere manuală de date sau prin import/export de fișiere — sau modern, prin intermediul serviciilor web sau a roboților software.

Cum puteți alege soluția BPMS potrivită?

Există numeroase soluții de tip BPMS din care puteți alege una potrivită pentru afacerea dumneavoastră. Dar înainte de a lua decizia de achiziție, analizați următoarele aspecte:

  • Are soluția un instrument de editare grafică a fluxurilor de lucru? Cât de ușor puteți defini, modifica și actualiza un flux de lucru?
  • Permite editarea simplă și rapidă a formularelor? Aveți la dispoziție diverse tipuri de câmpuri ca să acoperiți nevoile uzuale?
  • Are suport pentru aplicații mobile? Puteți actualiza rapid și simplu ambele interfețe?
  • Cât de ușor se poate conecta la diverse tipuri de surse de date? Dar la servicii web?
  • Este platformă low-code sau no-code? Sau necesită scriere de cod pentru orice modificare?

Către un viitor Agile mai automatizat

În climatul de business actual, companiile sunt supuse unei presiuni continue atât din partea competitorilor globali, cât și din partea consumatorilor care au așteptări din ce în ce mai înalte privind calitatea produselor și a serviciilor.

Pentru a face față acestor provocări, companiile trebuie să își digitalizeze procesele și să le ajusteze în mod continuu. Transformarea digitală a organizației nu poate fi realizată păstrând modul de lucru actual tradițional.

Avem nevoie să redesenăm procesele folosind concepte precum design thinking și implementarea acestora într-un BPMS care să permită mai departe nu doar automatizarea lor dar și un comportament Agile.

Dacă vreți să aflați mai multe despre soluțiile de tip BPMS, ne puteți contacta oricând pentru un demo personalizat și adaptat nevoilor companiei dumneavoastră.

    București (HQ)

    ADRESĂ

    Anchor Business Center, Str. Timisoara, Nr. 26

    TELEFON

    +40 766.372.356

    EMAIL

    sales@encorsa.com

    Copy link