Articol de:
Catalin Profir
Catalin Profir

Automatizarea Proceselor de business: Cum să o implementați corect

În era transformării digitale s-au scris multe despre automatizarea proceselor unei afaceri. Deși fiecare companie o abordează ușor diferit, există mai mulți factori comuni de care ar trebui să țineți cont pentru o implementare rapidă și, mai presus de toate, pentru a atinge rezultatele și obiectivele dorite. La urma urmei, atât automatizarea proceselor de business, cât și digitalizarea sunt menite să vă faciliteze operațiunile de zi cu zi și să genereze un avantaj competitiv. Deci, ce ar trebui să luați în considerare atunci când planificați transformarea digitală? Căror procese ar trebui să le acordați prioritate? Ce metodologie de implementare va funcționa cel mai bine?

Alegeți instrumentele pentru gestionarea schimbărilor cu gândul la evoluțiile viitoare

Unul dintre cele mai importante și fundamentale elemente necesare pentru a obține succesul în automatizarea proceselor de business este alegerea tehnologiei potrivite pentru îmbunătățirile pe care le introduceți. Platformele de low-code din ce în ce mai populare merită cu siguranță luate în considerare de orice companie, întrucât, pe de o parte, oferă o gamă imensă de opțiuni și viteză în dezvoltarea de soluții personalizate, complet funcționale, iar pe de altă parte elimină dependența de o echipă de dezvoltatori.

În cele din urmă, unealta pe care decideți să o folosiți ar trebui să vă permită să vă concentrați pe substanța proceselor, păstrând în același timp un design simplu și repetabil pentru fiecare aplicație pe care o adaugați. O interfață unificată aduce o economie uriașă de timp pentru echipa de implementare, care poate pur și simplu să utilizeze elemente folosite anterior în alte configurații. În plus, un sistem care este vizual coerent este mai ușor de operat de către utilizatori, indiferent de nivelul de competență tehnologică.

Atunci când selectați o soluție IT este o bine să îi evaluați și timpul necesar ajustării la schimbările mediului de business. De exemplu, este necesar accesul la aplicațiile care urmează să fie modificate sau actualizate? Ce instanțe ale fluxului de lucru trebuie să fie actualizate sau cum se face înlocuirea angajaților absenți? A fi nevoiți să funcționați în condițiile instabile ale mediului  de business înseamnă, de asemenea, că ciclul de viață al unei anumite aplicații se poate încheia. Prin urmare, este important să aveți opțiunea de a arhiva în siguranță o astfel de aplicație, fără a vă preocupa de pierderea datelor sau de probleme operaționale. Există mai multe funcționalități demne de remarcat, cu un impact direct și practic nu numai asupra automatizării, ci și asupra întreținerii și dezvoltării lor post implementare. Acestea includ:

  • scalabilitate ușoară și integrare cu alte sisteme;
  • caracteristici de raportare;
  • opțiunea de a adăuga atașamente și instrucțiuni pentru utilizatori;
  • reutilizarea mecanismelor;
  • transfer între diferite medii (Dev/Test/Prod);
  • auto-documentare;
  • auditabilitate;
  • jurnal de log-uri.

Analizați procesele din mai multe unghiuri și perspective

Un proces de business este mai mult decât un set de instrucțiuni referitoare la modul cum să efectuați anumite activități în cadrul unei companii. Mai degrabă, este o manifestare operațională a unei politici organizaționale. Simpla conștientizare a acestei definiții este suficientă pentru a concluziona că, atunci când elaborați planuri de automatizare a proceselor de business, prima sarcină ar trebui să fie aceea de a identifica cu precizie și de a înțelege cu atenție procesele pe care doriți să le îmbunătățiți. Acest lucru este adevărat, indiferent dacă doriți să automatizați o parte importantă din activitatea companiei sau doar un singur flux de lucru. Încă de la început, ar trebui să studiați procesele dintr-o perspectivă globală și holistică.

Procesele de business pot fi împărțite în două grupuri:

  • procese de bază, esențiale pentru funcționarea companiei
  • procese suport, secundare, a căror întrerupere ar îngreuna funcționarea organizației, dar nu ar opri-o.

De cele mai multe ori, procesele de bază sunt legate de componenta externă a conducerii unei afaceri, inclusiv în domenii precum relațiile cu clienții. Cele de suport se referă la sistemele de back-office care sprijină compania și angajații săi în back-end – de ex. gestionarea absențelor, a delagațiilor etc.

Unele companii își încep automatizarea proceselor de business prin îmbunătățirea unui proces punctual care cauzează cele mai multe dificultăți la un moment dat. Alții aleg să vizeze nu domenii de activitate ci mai degrabă un grup de utilizatori finali, cu scopul de a le face munca zilnică mai ușoară și mai eficientă.

Mai sunt și cei care procedează imediat la digitalizarea unui proces de bază, dar implementează modificările treptat, oferind angajaților posibilitatea de a se obișnui cu transformarea viitoare. Un lucru este cert: indiferent de varianta aleasă, parcurgerea cu pași mici, mai întâi cu un singur proces, duce de cele mai multe ori la rezultatele dorite. În plus, îmbunătățirea cu succes a unui anumit flux de lucru generează o nevoie suplimentară de eficientizare.

Alegeți metoda de implementare potrivită, adecvată naturii proiectului

După ce ați stabilit ce proces de business urmează să fie transformat, ar trebui să luați în considerare în câte părți din activitatea companiei este implicat, câte departamente contribuie la executarea lui și ce rezultate vă așteptați să obțineți în urma automatizării acestuia. Numărul de răspunsuri exacte și exhaustive la aceste întrebări va determina metodologia optimă pentru realizarea software-ului și urmărirea activității de implementare.

Abordarea clasică, în cascadă, va funcționa bine în cazul proiectelor în care știm exact de ce avem nevoie și cum planificăm. În etapa de analiză, se notează lista cerințelor pentru proiect, se stabilește un interval de timp și se alege care dintre procedurile existente ale companiei doriți să fie modelate în sistem. Apoi, se parcurg etapele tradiționale ale modelului în cascadă, care nu permit începerea lucrărilor la etapa următoare decât dacă cea anterioară a fost finalizată. Abordarea tip cascadă se aplică proceselor legate de domeniile finanțelor și calității, cum ar fi: facturi, comenzi, cereri de investiții, bugetare sau proceduri ISO.

Metodologia agilă se va potrivi pentru proiectele care au caracteristici cheie pe care le intuim  ca fiind susceptibile să se schimbe pe parcursul implementării. Combinat cu principiul Pareto, prin care 80% din rezultate pot fi obținute cu 20% muncă, abordarea agilă introduce o paradigmă complet nouă pentru furnizarea de soluții IT. Nu mai dezvoltăm o versiune finală, consumatoare de timp a sistemului, ci mai degrabă versiunea 1.0, una care cuprinde toate funcționalitățile de bază, ceea ce înseamnă că este rapid gata de utilizare. Un exemplu bun aici ar fi o aplicație de management de proiect. Singurele lucruri de care avem nevoie pentru a o lansa într-un mediu de producție sunt:

  • o listă a proiectelor;
  • o listă a angajaților alocați proiectului dat;
  • o listă de sarcini pe care intenționăm să o atribuim oamenilor din proiect.

Elementele suplimentare și funcționalitățile avansate vor fi adăugate în versiunile ulterioare, cum ar fi:

  • raportarea timpilor;
  • verificarea cheltuielilor;
  • perspectivele financiare ale proiectului.

Și, mult mai important, munca de dezvoltare continuă a unei aplicații care funcționează deja nu interferează cu operațiunile curente ale angajaților.

În epoca celei de-a Patra Revoluții Industriale, este normal ca orice departament (inclusiv cele creative) să ofere idei despre cum să-și îmbunătățească afacerea și să câștige în fața concurenței. Nu toate merită o implementare completă într-un mediu de producție, dar înainte de a lua decizia finală, este o idee bună să o testați într-un mediu controlat. Astfel, se recomandă abordarea de tip Proof-of-Concept (metodă de validare a viabilitații propunerilor) bazată pe metodologiile Rapid Prototyping (prototip virtual) și Failure-as-a-Service (FaaS) (provocarea deliberată a eșecului pentru a vedea cum se adaptează problemelor noi). Această abordare funcționează ca o probă de testare, în cazul în care, doar cu o schiță a unei idei, proiectăm o versiune inițială și procedăm rapid la testarea acesteia.

Analizați mediul tehnologic al companiei și dependențele dintre sisteme

Automatizarea proceselor de business care presupun introducerea unui nou instrument IT ar trebui să fie precedată de un diagnostic al arhitecturii IT existente. Marea majoritate a companiilor, în special a celor mijlocii și mari, utilizează în mod obișnuit un software ERP, ca sistem de bază, care înregistrează activitatea unei organizații, precum și diverse sisteme specifice domeniului. Atunci când există deja o infrastructură robustă de sisteme interdependente, adăugarea unui sistem nou fără a ține cont de aceste dependențe poate determina opusul efectului dorit: în loc să eficientizeze activitatea, ajunge să o facă mult mai dificilă, alcătuind un ecosistem IT chiar mai complicat. Pentru a preveni acest lucru, avem acces la instrumente moderne, cum ar fi cele de tip BPM (Business Process Management)  – platforme  de automatizare a proceselor de business low-code. Aceste soluții funcționează ca o umbrelă: indiferent de câte sisteme middleware există deja într-o companie, o astfel de platformă le poate acoperi pe toate prin integrare universală, organizare și optimizare a muncii.

Descrieți întreaga complexitate a aplicației

Atunci când decideți automatizarea și digitalizarea proceselor de business, merită, de asemenea, să examinați complexitatea aplicațiilor pe care intenționați să le adaugați. Este ușor să concluzionați intuitiv că, cu cât este mai complicat un proces de business, cu atât aplicația utilizată pentru îmbunătățirea acestuia va fi mai avansată. Cu toate acestea, nu ar trebui însă să tratați acest lucru ca fiind adevărat în orice situație. Uneori, ceea ce este o aplicație simplă într-o companie (ex. cererile de concediu), se poate dovedi a fi foarte complexă în alta.

Din experiența noastră, aplicațiile simple și ușor de implementat (adică un proces care constă din 2-3 pasi și mai multe câmpuri), pe care companiile le folosesc adesea ca punct de pornire, includ activități precum:

  • monitorizarea timpilor de lucru;
  • arhivarea de contracte;
  • determininarea necesarului de echipamente;
  • managementul tichetelor;
  • închirierea de mașini.

Succesul rapid, riscul redus, potențialul de dezvoltare și gradul mare de acceptabilitate a utilizatorilor finali, sunt beneficii deosebit de bune pentru cei care fac primii pași pe calea către transformarea digitală.

Aplicațiile complexe sunt adesea sisteme neconvenționale echipate cu module multiple, formulare robuste și procese de aprobare în mai multe etape. Aceste aplicații complexe pot fi legate de următoarele tipuri de procese:

  • monitorizarea leasingului și împrumuturilor;
  • gestionarea producției;
  • prezența angajaților la o companie internațională ale cărei sucursale operează în diferite fusuri orare.

În toate aceste cazuri, utilizarea unor platforme de automatizare a proceselor de înaltă calitate, low-code, ajută la crearea unui ecosistem flexibil și inovator de aplicații standardizate, personalizate și ajustabile care se potrivesc provocărilor specifice ale oricărei organizații.

    București (HQ)

    ADRESĂ

    Anchor Business Center, Str. Timisoara, Nr. 26

    TELEFON

    +40 766.372.356

    EMAIL

    sales@encorsa.com

    Copy link