Articol de:
Raluca Vasilescu
Raluca Vasilescu

Despre anul digitalizării și ce pot face sistemele de gestionare a documentelor (DMS).

Anul trecut a venit cu o mulțime de schimbări (lucrul de acasă, mobilitatea și creșterea utilizării soluțiilor digitale) și ne-a arătat că pandemia a forțat investițiile în digitalizare eliminând astfel o mulțime de lucruri care anterior se realizau fizic, pe hârtie.

Ritmul în mediul de business a devenit alert, companii agile au apărut și apar în piață, indicatorii cheie de performanță ai managerilor îi presează și deciziile devin urgente. De înțelegerea felului în care se poate genera valoare și de cum se obține avantaj competitiv depinde articularea strategiei companiei.

2020: ANUL DIGITALIZĂRII

Furnizorii de soluții software, companii dintr-o mare varietate de industrii, instituții de învățământ ori birouri. Oriunde vă uitați, totul a fost supus digitalizării. Probabil că știți deoarece și în compania sau domeniul în care activați s-a digitalizat deja foarte mult. Dar, ați început să simțiți și beneficiile?

Dacă răspunsul este DA, foarte bine, sunteți deja pe drumul cel bun. Dar nu uitați că încă există mult spațiu de îmbunătățit. Manipularea digitală a documentelor reprezintă mai mult decât posibilitatea stocării hârtiei ca versiune scanată iar folosirea versiunii digitale economisește muncă, structură și timp.

Chiar și în cazul unui răspuns negativ, oferiți digitalizării o șansă reală. Știm că nu este ușor, dar apelați la companii care s-au specializat în acest sens ca să vă arate cum să exploatați pe deplin potențialul digital care a fost deja creat.

DIGITALIZARE? DA. DAR CORECT…

Dacă vă regăsiți în situația în care lucrurile nu se desfășoară așa cum v-ați planificat și doriți să remediați situația, vă sfătuim să faceți un pas înapoi și să regândiți procesul. Cu alte cuvinte: digitalizați documentele cu simț critic. Ele reprezintă un mijloc prin care se gestionează eficient proprietatea intelectuală a companiei regăsită în documente plasate în diverse locuri: pe calculatoare, servere, hârtie, conturi de mail, în filiale etc. Prin digitalizare se gestioneaza întregul ciclu de viață al unui document, multiplele sale versiuni existente,  precum și realizarea și stocarea oricărui document în cadrul firmei, repartizarea la utilizatori interni sau externi.

DIGITALIZAREA ESTE UN SUCCES CÂND ÎI AJUTĂ PE TOȚI

Soluțiile digitale aduc avantaje – dar ce anume sunt acestea? Toți apreciază faptul că pot  parcurge procesele într-un mod mai simplu și mai fiabil decât în versiunea clasică. Nu contează că trebuie să realizeze niște activități – principalul lucru este că funcționează. Un exemplu simplu este rezervarea unui loc în tren. Sigur, trebuie să căute conexiunea pe care dorește să o rezerve și să fie atenți la mesajele primite de la compania care emite biletele. Cu toate acestea, pot face acest lucru când și unde doresc și pot alege exact locul pe care îl doresc. O confirmare digitală, de obicei prin e-mail, arată că rezervarea a funcționat. Fără linie directă, fără hârtii – urcați în tren fără griji și plecați. Și compania feroviară are avantaje ca urmare a digitalizării. La urma urmei, clienții mulțumiți sunt ambasadorii ei, vorbind mai departe despre asta, iar controlul biletelor devine activitate mult mai plăcută. După cum puteți vedea, digitalizarea poate genera situații câștigătoare pentru toată lumea.

Dacă doriți să profitați din plin de posibilitățile digitalizării, trebuie să parcurgeți corect procesele și să așteptați confirmarea finalizării lor.

UN EXEMPLU DE MULTIPLE OPORTUNITĂȚI: FLUXUL DE CONCEDII

În general, o politică transparentă de solicitare a concediilor și un proces de aprobare organizat reduc complexitatea gestionării solicitărilor și contribuie la minimizarea fricțiunilor din cadrul companiei dumneavoastră. Dar există și alte beneficii care vin din îmbunătățirea proceselor de gestionare a concediilor.

Solicitările pentru zile libere, în special cele neașteptate, pot perturba fluxurile de lucru și capacitatea de a suplini a echipei. Echipele mai mici sau companiile aflate într-un ciclu de creștere pot fi afectate mult mai puternic. De exemplu, o echipă mai puțin pregătită, cu o încărcare mare de lucru va fi mult mai tensionată atunci când are loc un concediu neașteptat, întrucât ceilalți membri ai echipei trebuie să se adapteze la o situație aflată deja la limită.

Un proces optimizat pentru gestionarea acestor cereri poate oferi managerilor o vizibilitate suplimentară despre impactul asupra capacității echipei. Ca urmare, ei pot anticipa, planifica și răspunde la acest impact mult mai repede.

O soluție software vă poate ușura și viața de zi cu zi: puteți vedea zilele curente de vacanță ale tuturor colegilor dvs. În timp real, într-un dashboard – știți dintr-o privire cine este la birou și când lipsesc. În plus, vi se va reaminti în timp util dacă există prea multe zile de vacanță.

Nici dumneavoastră, nici restul echipei nu va trebui să vă faceți griji cu privire la greșelile de calcul.

Optimizarea procesului de solicitare a concediilor asigură rapid o gestionare echitabilă și transparentă a personalului. În consecință, îmbunătățirea satisfacției angajaților.

„SELF-SERVICES” POATE REDUCE EFORTUL ADMINISTRATIV

Similar biletului de tren, puteți controla și decide în consecintă în loc să fiți dependenți de terți. Aceste „self-services” funcționează în mod natural în mai multe direcții: intern, de exemplu atunci când solicitați o vacanță, dar și extern în interacțiunea cu clienții și furnizorii. În calitate de manager de companie, vă puteți reduce efortul administrativ în acest fel. Cu toate acestea, ceea ce este și mai important este că această cale aduce avantaje tuturor celor implicați și, în mod ideal, este chiar plăcută de toți cei implicați. Datorită unei astfel de ordonări, sunt, de asemenea, mai ușor de gestionat abaterile de la activitatea curentă – nu trebuie să genereze perturbări sistemice. Mai degrabă vorbim despre, de exemplu, fluctuații sezoniere sau curbe de creștere.

Sună totul logic și simplu? Este. Prelucrarea digitală a facturilor, gestionarea documentelor din departamentul HR, schimbul electronic de date sau administrarea altor fluxuri interne – există multe alte exemple bune care pot fi regândite.

    București (HQ)

    ADRESĂ

    Anchor Business Center, Str. Timisoara, Nr. 26

    TELEFON

    +40 766.372.356

    EMAIL

    sales@encorsa.com

    Copy link